Ak, e-pasts. Neatkarīgi no tā, vai vadāt dažus cilvēkus, lielu komandu vai tikai sevi, tas var gan palīdzēt, gan kavēt jūsu panākumus. Jo, kā es esmu pārliecināts, ka esat pamanījis, jo vairāk cilvēku sadarbojas, jo vairāk ziņojumu tiek veidots un jo grūtāks ir izkļūt caur viņiem piecās minūtēs, kas jums ir starp abpusējām sanāksmēm.
Lai gan es nevaru vilkt burvju nūjiņu un atrisināt šo problēmu jūsu vietā, es varu jums pateikt, ka esmu atradis sistēmu, kas patiešām darbojas man kā pārzinim - tas viss nozīmē tikai to, ka iesūtnē ir dažas uzticamas etiķetes. (Ja jums nav ideju, kā tos izmantot, šeit ir 101 šeit Gmail un Outlook.)
Atšķirībā no filtriem, kurus izmantoju pastāvīgai iesniegšanai, šie trīs ir īslaicīgi, un tos vienkārši izmanto, lai pievērstu manu uzmanību svarīgām lietām. Tiklīdz esmu adresējis ziņojumu, es noņemu etiķeti un failu kā parasti.
Tātad, bez turpmākas piepūles:
1. “BLOKĒTĀJS CITIEM”
Jā, tas ir ar visiem burtiem. Es pat mainīju iesūtnes krāsu, lai tā būtu sarkana. Katru rītu es eju caur iesūtni, lai pārliecinātos, ka esmu identificējis kritiskus ziņojumus, uz kuriem nepieciešama mana atbilde. (Aka: Bez manas atbildes cilvēki nevar virzīties uz priekšu. Nemaz.) Konkrēti identificējot tos, es nodrošinu, ka es par prioritāti neizvirzu ātrās atbildes, nevis svarīgās.
Katras dienas beigās es pārliecinos, ka vispirms tiek apstrādāti visi atlikušie e-pasti ar šo tagu. Un, liedzot retajam izņēmumam, es neparakstos uz nakti, kamēr tas nav izdarīts. Tas nozīmē ne tikai to, ka es nevienu neapturu, bet arī to, ka katru dienu varu izbeigties, zinot, ka par visiem steidzamākajiem jautājumiem tiek runāts.
2. “Tā cilvēka vārds, ar kuru jūs regulāri satiekat”
Katru nedēļu man ir viena tikšanās ar katru no saviem tiešajiem ziņojumiem, un, lai gan mēs glabājam aktuālu darba kārtību Google dokumentā par apspriežamajām lietām, esmu atklājis, ka dažreiz ātri rodas jautājumi vai FYI.
Tas, kas mainīja mani, bija tas, ka katrai personai tika izveidota viena etiķete ar vārdu, piemēram, “For Lindsay” un “Yusuf”. Tā kā e-pasti manā iesūtnē nonāk, manuprāt, viņiem būtu svarīgi, vai arī, ka es vēlos atjauninājumu ieslēgts, es pievienoju tagu ar viņu vārdu. Pēc tam iknedēļas sanāksmēs es varu ātri meklēt, lai noskaidrotu, vai esmu runājis ar viņiem par visu pirms mēs ieskatāmies. Kad šī misija ir izpildīta, es noņemu tagu.
Kamēr es to izmantoju saviem tiešajiem pārskatiem, jūs to varat izmantot ikvienam, ar kuru regulāri tiekaties, sākot no sava vadītāja līdz mārketinga komandai līdz projekta vadītājam.
3. “Ātrā atbilde”
Esmu par to jau rakstījis, bet man ir neticami noderīgi izveidot e-pasta ziņojumu sarakstu, uz kuriem es varu atbildēt piecu minūšu laikā vai mazāk. Kad es gaidu rindā uz kafiju, dodoties metro dažās pieturās vai agri uz tikšanos, tagad man ir pirmā pietura (jā, pirms Twitter vai Instagram), lai pārliecinātos, ka apstrādāju visus pieprasījumus.
Labākā šīs etiķetes daļa? Jūs jūtaties ļoti paveikts, ļoti ātri.
Un tas ir viss, trīs vienkāršas etiķetes, kuras jūs varat viegli uzstādīt vienā pēcpusdienā. Vai jums ir kādi citi iesūtnes triki, kas palīdz pārvaldīt? Kopīgojiet tos ar mani Twitter @acav!
