Manas mazāk iecienītās dienas darbā tiek dēvētas par “purpursarkanām kaudzēm”. Mans uzņēmums izmanto Google kalendāru, un mana personīgā grafika krāsa ir purpursarkana, tāpēc šajās drausmīgajās dienās es neredzu neko citu kā laika gabalus, kas bloķēti no plkst. 9:30. līdz 18:30. Tas vienmēr liek man brīnīties: “Kā ellē tas notika?”
Papildus tam, ka šajās dienās man šķiet, ka man nav vietas elpot vai veikt reālu darbu, es baidos būt “tas puisis”, kuram no sapulces jāvelk agri, pēc tam jāpavada papildu laiks vēlāk, lai uzzinātu, kas man pietrūcis vai kurš vēlu līdz manai nākamajai sanāksmei, jo iepriekšējā ilga pārāk ilgi. (Tā kā es rakstīju par to, ka nekad nenokavējamies vai neesam gatavi sanāksmēm, mani kolēģi mani kontrolē!)
“Aizņemtība” ir tāds triks. Tas mums liek justies, ka jo garāki ir mūsu aktīvo darbu saraksti, jo veiksmīgāki esam. Tas mums liek justies, ka jo vairāk mums ir savu šķīvju, jo veiksmīgāki esam. Bet kopš kura laika pārmērīga vakariņu šķīvja jums dod tikai krampjus vai ēdiena komu? Tam nav jābūt šādam, un, lai cīnītos pret to, es pieņemu atklātu rezolūciju.
Sanāksmes mūsu kalendāros beidzas divējādi: tāpēc, ka mēs tos pieņemam un mēs tos veidojam. Šajos lēmumu pieņemšanas punktos mēs varam rīkoties nedaudz savādāk, lai ņemtu atpakaļ savus kalendārus un dotu sev (un līdzstrādniekiem) laiku būt gataviem un produktīviem. Šeit ir trīs veidi, kā to izdarīt:
1. Runā
Pirms nosūtāt vai pieņemat sapulces ielūgumu, pārliecinieties, ka saprotat, kas tam jāpilda un kā jums vajadzētu sagatavoties. Ja jums nav, runājiet ar organizatoru un uzklausiet, vai ir kāda īpaša darba kārtība. Ja tāda nav, palūdziet viņam / viņai izveidot tādu (vai vēl labāk, dodieties brīvprātīgi, lai palīdzētu). Vislabākās darba kārtības ir noteiktas, piešķirot laiku, lai nodrošinātu, ka tiek ņemti vērā visi attiecīgie jautājumi. Ja dienas kārtības izveidošanai nepietiek laika, dodieties brīvprātīgi un palīdziet organizatoram sekot līdzi pulkstenim.
Ja organizējat sapulci, izmantojiet darba kārtību, lai plānotu, cik ilgam vajadzētu būt sapulcei. Google kalendāra ielūgumi pēc noklusējuma ir viena stunda, un ir viegli noklikšķināt uz “nosūtīt”, nedomājot tos saīsināt, taču šo iestatījumu var mainīt! Jūs būsiet pārsteigts, cik daudz jūs varat segt 15, 30 vai 22 minūtēs. Atkarībā no jūsu attiecībām ar rīkotāju, ja redzat, ka sapulcei ir paredzēta stunda, un jūs neuzskatāt, ka tai vajadzētu būt (jo jūs saprotat mērķi un gaidāmos rezultātus), lūdziet saīsināt laiku.
Visbeidzot, ja esat pieņēmis ielūgumu uz sanāksmi, kas vienlaikus beidzas ar citu sanāksmi, ir jāsāk (nopietni, kā mēs pārliecinām sevi, ka varam atrasties divās vietās vienlaikus?), Iepriekš paziņojiet organizatoram, ka jums būs jāiziet no šīs sanāksmes agri. Ideālā gadījumā tas pamudinās rīkotāju pabeigt sapulci līdz vajadzīgajam laikam. Vismaz jūs jutīsities ērti izejot, nepārtraucot, un organizators nebūs pārsteigts, kad jūs to darīsit. Papildu apdrošināšanai dodieties uz priekšu un paziņojiet nākamās tikšanās organizatoram, ka jūs varat ierasties vēlu.
2. Padomājiet savam laikam
Tiklīdz tiek apstiprināts sapulces laiks un ja jūsu kalendārā ir vieta ap to, aizsargājiet to! Pievienojiet 15–30 minūtes pirms un pēc sanāksmes, kuras nosaukums ir “Pārejas laiks”. Pirms sanāksmes izmantojiet laiku, lai pārskatītu materiālus, izdarītu pārtraukumu vannas istabā un ierastos vietā pirms tās sākuma. Pēc tikšanās ir labs laika posms, lai pārdomātu materiālu, kamēr tas vēl ir svaigs. Ir saprātīgi gaidīt, ka kolēģi ciena visu, kas ir jūsu kalendārā; viņi plāno tikai visur, kur ir kopīgs brīvais laiks. Tātad, ja sapulce notiek plkst. 15:00 un jūs bloķējat laiku, lai pēc tam varētu atkārtoties, viņi, iespējams, (cerams?) Nenobriest, sākot jaunu sapulci pulksten 3:15 vai 3:30.
3. Bloķējiet savu laiku
Šis ir produktivitātes svētais grāls: kam ir laika gabalu - pat dienu! - bez sanāksmēm. BuzzFeed ir paziņojis, ka otrdienas un ceturtdienas nav tikušās. Vai jūs varat? Lai arī jūsu uzņēmuma vecākā vadība var veikt apzinātas pūles, lai notīrītu visu dienu, ir vērts palūkoties uz saviem darba ieradumiem, lai redzētu, kad vislabāk veicat savu darbu. Vai jūs esat rīta cilvēks vai arī pēc pulksten 14:00 jūs tiešām saņemat strīpas? Pārbaudiet savu grafiku un redziet, kur jūs varat bloķēt divas līdz četras stundas tikai vienu reizi nedēļā, lai koncentrētos uz darīšanu vai veidošanu. Jūs vienkārši varētu noteikt tendenci jūsu uzņēmumā jau no paša sākuma!
Tātad, šī ir mana apņemšanās atgriezt kalendāru! Kas ir ar mani?
