Izmantojot MicrosoftPasta sapludināšana funkciju, jūs varat nosūtīt to pašu dokumentu ar nelielām izmaiņām lielam saņēmēju skaitam. Termins sapludināšana izriet no tā, ka viens dokuments (piemēram, vēstule) tiek apvienots ar datu avota dokumentu, piemēram, izklājlapu.
Šīs apmācības datus var apkopot lielākajā daļā Microsoft Excel versiju, tostarp 2007., 2010., 2013., 2016. un Office 365.
Microsoft Word Pasta sapludināšanas funkcija ir saderīga ar Word 2010, 2013, 2016 un Office 365.
Vārds Pasta sapludināšana funkcija darbojas nemanāmi ar datiem no Excel. Lai gan programma Word arī ļauj izveidot datu avotu, šo datu izmantošanas iespējas ir ierobežotas. Ja jums jau ir jūsu dati izklājlapā, nav jēgas atkārtot visu informāciju Word datu avotā.
Pasta sapludināšanas datu sagatavošana
Teorētiski jūs varat izmantot jebkuru Excel darblapu Word vārda apvienošanas funkcijā bez īpašas sagatavošanas. Tomēr, lai sagatavotu darblapu, jums vajadzētu paņemt kādu laiku, lai optimizētu pasta sapludināšanas procesu.
Organizējiet izklājlapas datus
Jūsu Excel dati ir jāorganizē kārtīgi rindas un kolonnas. Padomājiet par katru rindu kā vienu ierakstu un katru sleju kā lauku, kuru jūs gatavojaties ievietot savā dokumentā. Ja jums nepieciešama atsvaidzināšana, skatiet Excel datu ievades pamācību.
Izveidojiet galvenes rindu
Izveidojiet galvenes rindu lapai, kuru plānojat izmantot pasta sapludināšanai. Agalvenes rinda ir rinda, kurā ir etiķetes, kas identificē datus šūnās zem tā. Dažreiz Excel var būt izveicīgs par datu un etiķešu atšķirību, tāpēc padariet to skaidrāku, izmantojot treknrakstā tekstu, šūnu robežas un šūnu ēnas, kas ir unikālas galvenes rindā - tas nodrošina, ka Excel to atšķir no pārējiem datiem.
Vēlāk, kad jūs apvienojat datus ar galveno dokumentu, etiķetes tiek parādīti kā apvienošanas lauku nosaukumi, tāpēc nav nekādu neskaidrības par to, kādus datus ievietojat savā dokumentā.
Laba prakse ir marķēt slejas Excel izklājlapā, jo tas palīdz novērst lietotāju kļūdas nākotnē.
Ievietojiet visus datus uz vienas lapas
Dati, kurus plānojat izmantot pasta sapludināšanai, ir jābūt vienā lapā; ja tas ir sadalīts pa vairākām lapām, jums ir jāapvieno lapas vai jāveic vairāku saišu apvienošana. Tāpat pārliecinieties, ka loksnes ir skaidri nosauktas, jo jums ir jāizvēlas lapa, kuru plānojat izmantot, to nemeklējot.
Datu avota apvienošana pasta sūtīšanā
Lai sagatavotu Excel izklājlapu saistītu ar savu Word dokumentu:
-
Noklikšķiniet uz Sūtījumi tab no lente.
-
Izvēlieties Sāciet sapludināšanu pogu, lai piekļūtu nomest lejā.
Kā mēs rakstīsim savus datus šajā vēstulē, mēs izvēlēsimies Vēstule iespēja no nomest lejā.
-
Izvēlieties Atlasiet Saņēmēji pogu, lai piekļūtu nomest lejā.
Mēs vēlamies importēt savus datus no saglabātās Excel darblapas, tāpēc izvēlieties Izmantot esošu sarakstu … iespēja.
-
No dialoglodziņa atrodiet un atlasiet Excel failu.
Klikšķis labi lai turpinātu.
-
No Atlasiet tabulu dialoglodziņš izvēlieties lapu ar savu tabulu un noklikšķiniet uz labi poga
Ja jūsu Excel satur sleju galvenes, nodrošiniet Pirmajā datu rindā ir sleju galvenes iespēja ir pārbaudīta.
-
Klikšķislabi.
Tagad, kad datu avots ir saistīts ar galveno dokumentu, varat sākt teksta ievadīšanu vai Word dokumenta rediģēšanu. Taču jūs nevarat mainīt sava datu avota programmā Excel. Ja jums ir jāmaina dati, pirms Excel datu avota atvēršanas Excel jāaizver dokuments.
Ievietojot sapludināšanas laukus savā dokumentā
-
Noklikšķiniet uzIevietot apvienošanas lauku pogu uz Pasta savienošanas rīkjoslas, lai atvērtuIevietot apvienošanas lauku nomest lejā.
-
Iezīmējiet laukā vārdu, kuru vēlaties ievietot sarakstā, un noklikšķiniet uzIevietot.
Pasta sapludināšanas dokumentu skatīšana
Ievietojot sapludināšanas laukus dokumentā, Word nepārnes formatējumu no datu avota. Ja vēlaties izmantot formatējumu, piemēram, kursīvā, treknrakstā vai pasvītrojot, tas jādara Word.
Ja skatāties dokumentu ar laukiem, divās bultiņās abās lauka malās, uz kurām vēlaties piemērot formatējumu, atlasiet. Ja dokumentā tiek skatīti apvienotie dati, iezīmējiet tekstu, kuru vēlaties mainīt.
Jebkuras formatēšanas izmaiņas tiek veiktas visos apvienotajos dokumentos, nevis tikai atsevišķajos dokumentos.
Apvienoto dokumentu priekšskatīšana
Lai apskatītu apvienotos dokumentus, noklikšķiniet uzSkatīt apvienotos datus Pogas Pasta apvienošana rīkjoslā. Šī poga darbojas kā pārslēgšanas slēdzis, tādēļ, ja vēlaties atgriezties tikai lauku skatīšanā, nevis tajā ietvertajos datos, vēlreiz noklikšķiniet uz tā.
Virzīties caur apvienotajiem dokumentiem, izmantojot navigācijas pogas uz Pasta sapludināšana lente. Tie ir no kreisās puses uz labo:Pirmais ieraksts, Iepriekšējais ieraksts, Iet uz ierakstu, Nākamais ieraksts, un Pēdējais ieraksts.
Pirms dokumentu apvienošanas, priekšskatīt tos visus vai tik daudz kā jūs varat, lai pārliecinātos, ka viss ir apvienots pareizi. Pievērsiet īpašu uzmanību pieturzīmēm un atstarpēm ap apvienotajiem datiem.
Kad esat gatavs apvienot dokumentus, jums ir divas iespējas. Neatkarīgi no izvēlētās metodes, jums tiek parādīts dialoglodziņš, kurā jūs varat pateikt, ka Word apvieno visus ierakstus, pašreizējo ierakstu vai ierakstu diapazonu. Noklikšķiniet uz opcijas pogas blakus savai izvēlei un pēc tam noklikšķiniet uzlabi. Ja vēlaties apvienot diapazonu, jūs ievietojat to ierakstu sākuma numuru un galīgo skaitu, kurus vēlaties iekļaut sapludināšanā, pirms jūs noklikšķiniet uzlabi. Ja izvēlaties drukāt dokumentus, pēc dialoglodziņa parādīšanās jums tiek parādīts Izdrukāt dialoglodziņš. Jūs varat sazināties ar to tāpat kā citā dokumentā. Pabeigt pasta sapludināšanas dokumentu
