Kad jūs esat uzrunāts rakstīt ieteikuma vēstuli, jums vajadzētu būt glaimam un, cerams, satrauktam palīdzēt savam kolēģim vai vecajam kolēģim. Tomēr šis scenārijs var būt arī satraucošs - galu galā jūs palīdzat izlemt kāda nākotni! Kā vienā mazajā lapā var ievietot visas viņas lieliskās īpašības? Ko darīt, ja nesakāt pareizi?
Pauziet un atvelciet elpu. Vēstules rakstīšana nav raķešu zinātne, it īpaši, ja jūtaties pozitīvi par personu, kuru iesakāt. Es savā dienā esmu uzrakstījis daudz atzīmju vēstules, pat rakstot tos ar krāpšanu daudzu dažādu uzņēmumu vadītājiem (jā, vadītāji deleģē šo uzdevumu), un visa tā laikā esmu iemācījies dažas lietas, kas vienkāršo procesu. Veiciet šīs darbības, lai uzrakstītu vēstuli, kas palīdzēs jūsu kolēģim pieņemt darbā.
1. Veiciet fona izpēti
Ieteikumu vēstules var pieprasīt daudz dažādu iemeslu dēļ - piemēram, darba pieteikums, balvas nominēšana, pieņemšana skolā vai padomē un daudz kas cits. Tātad, pat ja jūs zināt visu, kas ir jāzina par kandidāta pašreizējo situāciju, darba ētiku un pagātnes panākumiem, jums joprojām nav visas nepieciešamās informācijas. Uzziniet, kāpēc ieteiktais lūdz jums vēstuli, un ko viņas lasītāji tajā meklēs.
Pirms sākat rakstīt, noteikti pajautājiet:
Šie jautājumi palīdzēs norādīt jūsu vēstules saturu un nodrošinās, ka jūs vislabākajā veidā pozicionējat darba vai balvas pretendentu.
2. Sekojiet formulai
Ieteikuma vēstulēs vajadzētu aplūkot trīs lietas: jūsu attiecības ar kandidātu, viņas darba novērtējums un tas, kā viņa salīdzina ar citiem, ar kuriem esat strādājis līdzīgos amatos (aka, kāpēc viņa izceļas). Tāpēc, rakstot, strukturējiet burtu ap šīm jomām:
Izskaidrojiet savas attiecības
Vispirms izskaidrojiet sava darba ar kandidātu raksturu vēstules sākumā. Tas var būt vienkāršs paziņojums, kurā sīki aprakstīts, kad jūs strādājāt ar viņu, cik ilgi un kādā amatā. Piemēram: “Džeina bija mana uzņēmuma vadītāja no 2010. līdz 2013. gadam, kur viņa bija atbildīga par piecu mūsu lielāko klientu mārketinga stratēģijas plānošanu, attīstību un izpildi. Kā viņas vadītāja es biju lieciniece… ”
Novērtējiet kandidātu
Pēc jūsu attiecību izskaidrošanas nākamā prioritāte ir kolēģa darba novērtēšana. Tam vajadzētu būt jūsu vēstules gaļai, lai gan precīzs saturs mainīsies atkarībā no tā, ko jūs viņai iesakāt. Piemēram, ja jūs zināt, ka amats, uz kuru viņa pretendē, ir vadībā, jūs varētu vēlēties koncentrēties uz to, cik labi viņa strādāja jūsu komandā, un uz viņas dabiskajām spējām būt lieliskai vadītājai. Ja amats, uz kuru viņa pretendē, ir vairāk tehnisks amats vai varbūt rakstīšana, koncentrējieties uz savu spēju vienlaikus žonglēt vairākus projektus, vienlaikus nodrošinot rezultātus.
Jebkurā gadījumā jūs vēlēsities paskaidrot, ko redzējāt viņas darbā, un norādīt uz taustāmiem rezultātiem, ko viņa guvusi. Atcerieties, ka vienmēr ir labāk parādīt, nevis stāstīt. Ja jūs sakāt, ka viņa spēj izstrādāt un ieviest izsmalcinātu mārketinga stratēģiju, norādiet uz tādām lietām kā kopējais mārketinga budžets, ko viņa pārvalda, un pārdošanas komandas procentuālais pieaugums, ko redzēja viņas pilnvaru laikā. Jebkuri cipari vai statistika, uz kuru varat atsaukties, palīdzēs izveidot labu priekšstatu par to, ko tieši viņa sasniedza.
Veiciet salīdzinājumu, lai noslēgtu darījumu
Kandidāta salīdzināšana ar citiem cilvēkiem, ar kuriem esat strādājis, var būt spēcīgs veids, kā piedāvāt spēcīgu ieteikumu. Jūs varētu teikt, ka kāds ir “visefektīvākais projektu vadītājs, ar kuru es jebkad esmu strādājis”, vai “viens no trim labākajiem darbiniekiem, ar kuriem es jebkad esmu vadījies.” Protams, izmantojiet tikai tos paziņojumus, kuriem patiesi ticat!
Tas var būt arī veids, kā novērst jebkādas bažas, kādas varētu būt darbā pieņemšanas vadītājam. Piemēram, ja jūs iesakāt kandidātu, kurš ir jauns vai kuram nav lielas pieredzes, sakot, ka viņa demonstrē “briedumu un stratēģisko domāšanu tālu pāri saviem gadiem un pieredzes līmenim”, var iet tālu.
Ja iespējams, izmantojiet stāstu vai anekdoti, lai demonstrētu kādu no iepriekšminētajām jomām. Ir viegli izlasīt vēstuli un redzēt, ka kandidātam ir izteiktas īpašības, bet galu galā atmetat to malā, jo nebija kaut ko ievērojamu vai taustāmu, kas viņu atcerētos. No otras puses, ir grūti aizmirst kādu, kurš acīmredzami ir ietekmējis un patiesu saikni ar viņas bijušajiem kolēģiem.
3. Ievietojiet noslēguma spēles
Tagad loģistika: Pirmkārt, persona, kas vāc un lasa ieteikuma vēstules, iespējams, ir aizņemta, un viņai ir daudz citu lapu, kuras lasīt. Lai pēc iespējas vairāk ietekmētu, turiet vēstuli īsu (ne vairāk kā vienu lapu) un precīzi. Pēc toņa jūs vēlaties būt formāls un profesionāls, bet arī aizrautīgs. Tikpat slikts varētu būt arī remdens ieteikums, tāpēc pārliecinieties, ka jūs norādāt, cik ļoti jums patīk kandidāts.
Izmantojiet sava uzņēmuma veidlapu un apakšā iekļaujiet savu parakstu un kontaktinformāciju. Iekļaujiet datumu, uzrunājiet saņēmēju pēc vārda (ja iespējams) un beidziet ar paziņojumu par vēlmi apspriest kandidātu tālāk, piemēram, “Ja jums ir vēl kādi jautājumi, lūdzu, nevilcinieties piezvanīt man.”
Vēstules ir tikai sākums dažādajiem ieteikumu veidiem, kas jums var lūgt sniegt, taču šīs darbības var palīdzēt, izmantojot jebkuru formu. Neatkarīgi no tā, vai jūs kalpojat kā bijušā darbinieka norāde pa tālruni vai iesakāt kolēģim vietnē LinkedIn, veiciet savus pētījumus, ievērojiet formātu un palieciet aizrautīgi. Jums (un jūsu kolēģim) vajadzētu būt labam!
Visbeidzot, atcerieties, ka tad, ja kolēģis lūgs jums ieteikumu, jūs esat viņu ietekmējis, un viņa būs mūžīgi pateicīga, ja jūs palīdzēsit viņai ceļā uz panākumiem. Vēstuļu rakstīšanas process var šķist saspringts, bet tas tiešām ir gods.
