Ja jūs esat līdzīgs daudziem 9–5 cilvēkiem, jūs, iespējams, lielāko dienas daļu pavadāt, nosūtot e-pastus, bet pārējo - sekojot viņiem.
Ja jūs vienkārši varētu uz savu jautājumu atbildēt vai kaut kādā veidā savlaicīgi saņemt atsauksmes par ziņojumu, jūs varētu buldozēt caur savu uzdevumu sarakstu un piezvanīt to dienu pirms naktsmiera. Tā vietā jūsu neatbildētais e-pasts tiek apglabāts pārziņa pārpildītajā iesūtnē, un jūs kabinetā esat atstāts izmisis, nopietni apsverot SOS signālu. Ar ko tu nodarbojies?
Pirms jūs nospiedat “nosūtīt” citā reģistrēšanās e-pastā, nomainiet tēmas līniju uz visiem vāciņiem un piespraužiet tam mīļotajam sarkanajam izsaukuma zīmei, izmantojiet šos padomus, lai to pareizi izmantotu pirmo reizi.
1. Padariet to snappy
Jūs dzirdat šo padomu, kad runa ir par visiem saziņas veidiem, taču e-pasta ziņojumos ir īpaši svarīgi ātri izplatīt ziņojumu. Garus teksta blokus lasīt ir biedējoši, jo īpaši vadītājiem, kuri pastāvīgi ir pārpludināti ar ziņojumiem. Ja ziņojums ir pārāk garš, tas riskē tikt atstumts un pārskatīts, ja ir vairāk laika (tas daudzos gadījumos nekad nav).
Domājiet īsi, precīzi un precīzi. Izmantojiet aizzīmes vai sarakstus, kur varat. Saglabājiet rindkopas katrā no četrām līdz piecām rindām katrā, lai tās būtu viegli slīpēt - ziņojuma laukā vajadzētu redzēt daudz baltas vietas. Un, ja tas ir pārāk grūti, tā varētu būt zīme, ka vienā e-pastā mēģināt aptvert pārāk daudz tēmu. Katrā e-pastā pieturieties pie vienas tēmas, bet citus sūtiet zem atsevišķa vāka.
2. Adresējiet visus potenciālos jautājumus un pieprasījumus
Tajā pašā laikā savā e-pastā vēlaties būt pietiekami izsmeļošam, ka nav vietas nepareizai interpretācijai vai saņēmējam ir jāpieprasa papildu informācija. (Pēdējais, ko vēlaties saņemt, ir beidzot saņemt šo atbildi - tā vietā, lai saņemtu lēmumu, jūs saņemat jautājumu!)
Tāpēc paredziet jautājumus, kurus varētu saņemt pirms laika, un atbildiet uz tiem. Piemēram, ja jums ir nepieciešams, lai jūsu priekšnieks izvēlētos gaidāmā pasākuma norises vietu, pievienojiet saites uz restorānu vai viesnīcu vietnēm, pievienojiet to vietu fotoattēlus, kuras, jūsuprāt, viņa vēlēsies apskatīt, un iekļaujiet izmaksu salīdzinājumu par iespējām .
Atcerieties: jo vairāk darba darīsit ar oriģinālo e-pastu, jo mazāk darba jums būs jāveic, turpinot darbu pie tā.
3. Iegūstiet specifiku tēmas rindiņā
Rakstiet detalizētas tēmu rindas, lai saņēmējam būtu skaidra izpratne par problēmu un aicinājumu uz darbību e-pasta ziņojuma pamattekstā. Izlaidiet tādas neskaidras frāzes kā “Jautājumi jums” un “Lieliska sapulces ideja”, un tā vietā izmantojiet kaut ko līdzīgu: “Nepieciešama atgriezeniskā saite: Q1 budžeta sanāksmes darba kārtības jautājumi”.
Šī stratēģija palīdzēs arī viegli meklēt ziņojumu iesūtnē, ja saņēmējs zvana, lai diskutētu, nevis rakstītu atpakaļ pa e-pastu.
4. Iezīmējiet darbības vienumus
Ja e-pastā sasniedzat vairāk nekā vienu punktu vai uzdodat vairākus jautājumus, pārliecinieties, vai šie priekšmeti izceļas no pārējā stāstījuma, ievietojot tos treknrakstā, izceļot tos vai sakārtojot aizzīmju sarakstā. Kontrasts dabiski pievērš adresāta uzmanību ziņojuma gaļai (gabalam, kuru jūs nevarat viņiem atļauties palaist garām!), Un tas ir ideāls ceļvedis skimmeriem, kuri pārsūta pa e-pastu.
5. Svins ar vajadzīgo skaitu
Cik nepatīkami ir tad, ja e-pastā esat norādījis vairākas iespējas, no kurām adresāts var izvēlēties, tikai lai saņemtu atbildi ar uzrakstu “Izklausās labi!”? Lai no tā izvairītos, pārliecinieties, ka mērķi ir skaidri norādīti. Ja e-pasts satur vairākus jautājumus, ziņu pirmajā rindiņā ņemiet vērā vaicājumu skaitu, lai saņēmējs precīzi zinātu, cik numuru meklēt un adresēt. Ja spriežat jautājumus visā ziņojumā, jūs riskējat saņēmēju neievērot būtisko informāciju.
6. Ziniet, kad paņemt tālruni
Ja jūtat, ka tēmai būs nepieciešami (vai ir nepieciešami) vairāki e-pasta ziņojumi, kuriem nav redzama gala, izlaidiet vai pārtrauciet e-pasta diskusiju pavisam. Dažus biznesus vislabāk var veikt pa tālruni vai klātienē, it īpaši, ja loģistika vai attiecības ir sarežģītas. Faktiski jūsu vēlme iznākt aiz e-pasta plīvura šajos gadījumos ir ne tikai visefektīvākā, bet arī parāda pašpārliecinātību un iniciatīvu.
Vēlas un cer, ka jūsu ziņojumi netiks atvērti, taču, piemērojot šos padomus, tas tiks darīts. Un, ja jūs varat izcelt savus e-pastus un pārtraukt griezties pēc saviem ieskatiem, vienkārši padomājiet - jums tiešām varētu būt vēl nedaudz laika jūsu rokās.
