Viedtālruņu pieplūdums darbavietā ir bijis pārsteidzošs: ar iespēju sūtīt e-pastu, sērfot internetā un rakstīt tekstu visu diennakti, mēs savus darbus varam veikt burtiski jebkurā laikā un vietā. Bet iesiešana skārienekrānā var darboties arī pret mums - no vienas puses, mēs esam bezgalīgi sasniedzami, un, no otras puses, ir viegli ignorēt tos, kas atrodas mūsu reālās dzīves klātbūtnē.
Tātad, kā jūs vienlaikus paliekat savienoti un profesionāli? Šeit ir aprakstītas mūsdienu iespējas visbiežāk sastopamajām viedtālruņu situācijām.
1. Vai sanāksmes laikā viedtālruni var izslēgt?
Tas atkarigs. Ja jūs to izmantojat, lai iegūtu informāciju, kas attiecas uz diskusiju, saglabājiet to tālāk - vienkārši paskaidrojiet, ko jūs darāt. Ja tā ir iekšēja sapulce un jūs sagaidāt svarīgu zvana no klienta, saglabājiet tālruņa vibrāciju un, atverot zvanu, noteikti atkāpieties no sapulces. Bet, ja jūs apmeklējat tikšanos ar klientu vai iekšēju sanāksmi, kurā jūs negaidāt zvanu, novietojiet tālruni prom un pārbaudiet to tikai pēc sanāksmes beigām.
2.
Jūsu ķermeņa valoda runā tikpat skaļi kā jūsu balss apkārtējiem. Ja jūsu uzmanība tiek koncentrēta uz kaut ko citu, nevis to, kas runā, jūs projicējat neprofesionālu un apjucis attēlu. Pat ja jūsu tālrunis nezvana, skatoties uz leju un klusi noklikšķinot uz ziņu, tas joprojām ļoti stāsta par to, kā šī sanāksme ir iekļauta jūsu prioritāšu sarakstā.
3. Vai es varu izmantot savu tālruni, lai veiktu piezīmes, nebūdams aizvainojošs?
Jā, bet pirms sākat, skaidri norādiet savu darbību mērķi. Jūs varat teikt: "Es sarunāšos ņemt dažas piezīmes, lai pārliecinātos, ka es uztveru jūsu galvenos punktus." Turpiniet iesaistīties sanāksmē (neskatieties uz tikko ienākušo tekstu, lai arī cik diskrēta šķiet, ka esat) un noteikti laiku pa laikam uzmeklējiet un sazinieties ar acīm, lai visi zinātu, ka jūs patiešām esat tur.
4. Kā man vadītājam pateikt, lai viņš noliek tālruni un noskaņojas?
Nav vienkāršs veids, kā paslēpt savu priekšnieku par sliktu izturēšanos, bet varat izteikt savu viedokli smalkā veidā, ja esat sarunājies viens pret vienu. Ja jūsu menedžeris ir apglabāts viedtālrunī, ierosiniet pārplānošanu, jautājot: “Jums šķiet diezgan aizņemts, vai mums vajadzētu atlikt mūsu sapulci?” Varat arī novērst šo jautājumu, sarīkojot sanāksmes pēc iespējas ātrāk un kodolīgāk. Bet, ja jūsu priekšnieks sūta īsziņas klienta tikšanās laikā, jums var nākties (uzmanīgi) norādīt, ka jūsu klients nešķiet apmierināts ar uzmanības novēršanu.
5. Kā es varu diskrēti piezvanīt, kad vakariņoju pie klienta?
Diemžēl to nevar izdarīt. Pat ja tālrunis ir iestatīts vibrēt. Padomājiet par to: vai ienākošais zvans ir tik svarīgs, ka ir vērts nodot ziņojumu, ka jūsu klients nav jūsu galvenā prioritāte? Protams, ja jūs gaida steidzamu zvanu (piemēram, no slimnīcas, jo ģimenes loceklis ir slims) vai informāciju, kas varētu būt noderīga jūsu tikšanās laikā, protams, tie ir noteikuma izņēmumi, taču jums vajadzētu pagatavot savam vakariņu uzņēmumam informāciju par šo pārtraukumu iespējamība iepriekš. Un jebkuru citu iemeslu vienkārši nevar attaisnot.
6. Kā rīkoties ar telefona zvanu no nepiemērotas vietas (piemēram, lidostas, pusdienas, braukšanas laikā)?
Balss pasts atrodas iemesla dēļ. Nav nekas nepareizs, ja piezvanāt kādam atpakaļ piecu vai 10 minūšu laikā, kad esat bez uzmanības novēršanas un labāk dzirdat un dzirdat. Ja zināt, ka zvans ir ļoti svarīgs, atbildiet uz tālruni un lūdziet pēc dažām minūtēm atzvanīt, kad nokļūstat ideālākajā sarunu vietā. Neatkarīgi no tā, ko jūs darāt, atturieties no tā, ka publiskajā vietā jākliedz privātā biznesa jautājumi.
7. Mans priekšnieks man vienkārši atstāja balss pastu. Cik ilgi man jāatgriežas pie viņas?
Atkarībā no satura un priekšmeta jums ir viena darba diena, bet, ja zvans ir steidzams, dariet to ātrāk.
8. Kā man būtu jāapstrādā pēc stundām nosūtītie teksti un e-pasti?
Uz e-pastu, kas nosūtīts pēc darba stundām, var atbildēt nākamajā darba dienā, ja vien ar jūsu priekšnieku nav diskutēts citādi (vai tas nav paredzēts). Teksts ir atšķirīgs - pats komunikācijas raksturs nozīmē tūlītēju raksturu - tāpēc jums ir jāatbild pēc iespējas ātrāk. Un, ja jūs nosūtāt ziņojumu, jums vienmēr jābūt skaidram par jūsu cerībām uz atbildes laiku.
9. Kad ir pieņemama īsziņu sūtīšana darbā?
Ja klients ar jums sāk teksta sarunu, ir lieliski reaģēt. Bet pat mūsdienu mūsdienu tehnoloģiju prasmīgajā pasaulē neuzskatiet, ka visi ir pārāk pazīstami ar īsziņu sūtīšanu. Ja darāt tekstu ar darbu, saglabājiet to profesionāli. Izvairieties no emocijzīmēm vai slenģiskiem saīsinājumiem, piemēram, OMG, LOL un BTW.
10.
Ja rodas šaubas, ievērojiet šo vienkāršo īkšķa likumu: priekšroka tiek dota cilvēkiem, ar kuriem jūs satiekaties klātienē. Koncentrējieties uz viņiem visiem, ar kuriem sūtīt īsziņas, sūtīt e-pastu vai zvanīt.
