Jūs zināt, kā iet. Jūs sūtat e-pastu savam priekšniekam, kolēģim, klientam vai personāla direktoram ar pienācīgu apsveikumu. Jūs šķērsojat savu Ts un iezīmējat savu vērtību, un jūs pabeidzat ziņojumu ar oficiālu parakstu, piemēram, “Labākais” vai “Ar cieņu”.
E-pasta adresāts atbild ar tādu pašu formalitāti, uzrunājot jūs ar parastu apsveikumu un pēc tam pirms piezīmes iesaiņošanas ar līdzīgu parakstu izrakstot pāris gramatiski pamatotus rindkopas; varbūt tas ir “Sveicieni” vai ikdienišķāks “Priekā”.
Tā kā uz šo ziņu ir nepieciešama jūsu atbilde, jūs turpināt spēlēt kopā ar to, kas, jūsuprāt, ir profesionāls veids - ierakstot pilnu sveicienu (vēlreiz), sastādot ziņojuma pamattekstu un pēc tam noslēdzot ar “Visu labāko”. Jūs to darāt pat pēc vairākām turp un atpakaļ, lai arī tas galu galā šķiet pilnīgi bezjēdzīgs un pat mazliet neveikls.
Ja vien jūs strādājat īpaši stingrā korporatīvajā birojā, kur tiek sarauti pat izsaukuma punkti, jums ir jātiek galā ar oficiālo runāšanu, it īpaši, ja bieži notiek komunikācija ar savu priekšnieku vai kolēģiem visas darba dienas laikā.
Tiklīdz tas šķiet dabiski, jāatsakās no priekiem “Sveiki” un lieki “Paldies!”, Tas jādara. Un, lai palīdzētu jums justies labi, ja to darāt (nevis kā etiķetes briesmonis), esmu nācis klajā ar dažām vadlīnijām.
1. Jūtieties brīvi sekot uzvalkam
Kaut arī var būt vilinoši formalizēt visas apmaiņas, ja tas ir tas, pie kura esat pieradis, vai tāpēc, ka tas ir tas, kā jūs mācījāt, daudz laika tas vienkārši nav nepieciešams. Pievērsiet uzmanību darba vietas norādēm, pretējā gadījumā jūs vienkārši nonāksit ārā. Ja jūsu priekšnieks jums nosūta e-pastu, kurā nav nekas cits kā piezīme par apskati, lai redzētu, vai tas interesē, un jūs atbildējat ar oficiālu ziņojumu, es jums apsolu, ka jūs neuzvarējat nevienu brūnganu punktu - jūs tikai aizsērējat paturiet iesūtni un ignorējiet to, kā jūsu komanda rīkojas ar gadījuma saraksti. Vai arī, ja jūsu kolēģis ir sācis ar jums sazināties gadījuma rakstura veidā (neuzrunājot jūs ar vārdu vai neiekļaujot oficiālu izrakstīšanos), pieņemiet to kā savu zīmi, lai atbildētu natūrā.
2. Pārslēdziet to uz augšu (atkarībā no tā, ar ko jūs runājat)
Nav svarīgi, vai jūsu pēdējais priekšnieks skaidri pateica, ka neformāla signāla pieņemšana ir nepieļaujama; tu vairs nestrādā viņas labā. Tomēr, piesardzības vārds, tikai tas, ka jūs sasniedzat punktu, kurā ar savu vadītāju atlaižat labāko vārdu, nenozīmē, ka jums vajadzētu šo vārdu pilnībā izņemt no vārdnīcas. Ja jūs regulāri runājat ar kādu, kuru nekad neesat satikuši, un jūsu attiecības ir formālākas nekā nē, neļaujieties tik ātri parakstīties, neiekļaujot pienācīgu noslēgšanu, it īpaši, ja jūs atrodaties pie žoga par to, kā rīkoties. Kļūda piesardzības dēļ vienmēr būs pareizs padoms.
Ziniet to: tā pārslēgšana neattiecas tikai uz dažādiem cilvēkiem. Pat ja sarakste ar vienu personu sākas formāli, jums ir atļauts iedziļināties tēmas garā, kad apspriežat kādu priekšmetu pa garu e-pasta ziņojumu, nevis apnikt ar apsveikumiem vai izrakstīšanos.
3. Apsveriet laika plānošanu
Ja dodaties atvaļinājumā uz nedēļu un atgriežaties birojā ar jautājumu sarakstu savam priekšniekam, ar kuru neesat runājuši vai redzējuši kopš aizbraukšanas, iespējams, vislabāk ir sākt šo pirmo e-pastu atpakaļ ar tādu prieku kā “Labrīt”, “Ceru, ka jums ir bijis labi”, vai, ja jūsu menedžeris bija brīvdienās, “Welcome back” - pat tad, ja jūs un jūsu vadītājs parasti izlaidīsit sveicienu vai nelielu sarunu. Laika samazināšanas laiks ir svarīgs arī apmaiņā ar ārējiem klientiem vai pārdevējiem. Ja jūs sazināties reizi nedēļā vai tikai pāris reizes mēnesī, iespējams, ir ieteicams sākt sākotnējo ziņojumu pēc tam, kad ir pagājis ievadteikums un attiecīgais noslēdzošais paraksts.
Ikmēneša kontaktu bāze ar jūsu nodaļas vecāko locekli var arī prasīt, lai jūs konservatīvāk izvēlētos rakstīt. Ja šī sākotnējā ziņojuma rezultāts ir ievērojams turp un atpakaļ pāris dienu laikā, tad droši vien ir labi samazināt formālo faktoru, it īpaši, ja otra puse to ir izdarījusi.
Galu galā jums ir jānosaka izejošo ziņojumu tonis un struktūra. Tomēr es jums varu pateikt vienu lietu, es personīgi nekad neesmu uzskatījis par problemātisku, kad kāds, ar kuru regulāri runāju, nolemj atteikties no standarta atvēršanas un aizvēršanas; patiesībā es uzskatu to par nelielu atvieglojumu, ka mēs varam vienkārši ķerties pie tā, ka sakām to, ko esam ieraduši tiešsaistē. Piekļuve e-pastam bieži ir piemērota tikai līdz noteiktam punktam - un es domāju, ka jūs zināt, kad atcelt formalitāti.
