Neatkarīgi no tā, vai strādājat nelielā jaundibināmā uzņēmumā, milzīgā korporācijā vai kaut kas pa vidu, labai komunikācijai un regulārai informācijas apmaiņai ir liela nozīme panākumu gūšanā. Tikpat vecs kā pats bizness, sanāksmes ir domātas kā vērtīgs veids, kā pārliecināties, ka visi smagi strādā, lai sasniegtu to pašu ziemeļzvaigzni.
Un tomēr lielākā daļa no viņiem viņus ienīst. Kā jūs droši vien zināt pārāk labi, tikšanās bieži ir neproduktīva un aizņem daudz vairāk laika, nekā ir vērts. Nav daudz sliktāk, nekā atstājot istabu, domājot par to, ko jūs vienkārši pavadāt stundu darot, it īpaši dienā, kurā ir ievārījumi.
Bet vai viņiem tā ir jābūt? Nē. Lai maksimāli izmantotu visas plānotās vai apmeklētās sapulces, jums vienkārši ir apzināti jāizvairās no vissarežģītākajiem laika posmiem. Nepieciešama palīdzība? Mēs esam izveidojuši to triku sarakstu, kurus varat izmantot īsākām un produktīvākām sanāksmēm, kuras, visticamāk, lieliski izmantos ikviena laiku.
1. Izsūtiet tehniskās problēmas
Sekundēs, kas pavadītas tehniskiem trūkumiem, var ātri pāriet minūtēs vai, vēl sliktāk, aizņemt pusi no sanāksmes. Īpaši bieži tas attiecas uz saziņu ar cilvēkiem, kuri fiziski nav klāt. Tā kā pēdējais, ko kāds vēlas, ir sēdēt apkārt, kamēr jūs mēģināt piekabināt klēpjdatoru pie projektora vai noklausīties 10 minūšu “Vai jūs dzirdat mani tagad?”, Kad kāds pievienojas attālināti, nogādājiet sevi ar pareizajiem rīkiem, lai izgatavotu viss norit raiti.
Papildus ekrāna koplietošanas un projekcijas tehnoloģijai ikvienam, kas atrodas uz vietas, ir nepieciešama uzticama programmatūra, kas savieno jūs ar attālinātiem komandas biedriem. Bezmaksas Skype sapulču versija ir lielisks risinājums, jo ikviens var ātri pievienoties pielāgotajam (un viegli iegaumējamajam) URL no jebkuras ierīces - netērējot laiku konta reģistrēšanai vai numuru sastādīšanai.
2. Plānojiet īsākas sanāksmes
Tradicionālā stundu ilga tikšanās var turpināties līdz tam, kas šķiet mūžīgi, ar nelielu spiedienu, lai lietas sakārtotu un virzītos tālāk. Tātad, plānojot īsāku sanāksmi, var rasties brīnumi efektivitātes uzlabošanai - vienkārši nav laika tērēt!
Izveidojot sanāksmi, izaiciniet sevi būt patiesam godīgam par to, cik ilgs laiks būs vajadzīgs, un varbūt ieplānot nedaudz mazāk laika, nekā jūs domājat. Atcerieties, ka sapulces ilgumam ne vienmēr jābūt 30 minūšu solī un ka skūšanās tikai piecas vai 10 minūtes, kas jums nav nepieciešama, var ātri saskaitīt.
Pro padoms: apsveriet iespēju iestatīt taimeri datorā, kuru visi var redzēt sapulces laikā - vērojot laika atzīmi, jūs varēsit sekot līdzi.
3. Iestatiet īpašu darba kārtību un pieturieties pie tās
Darba kārtības izveidošana var šķist novecojusi prakse, taču patiesībā tas ir viens no visnoderīgākajiem veidiem, kā sapulci ātri virzīt uz priekšu. Padomājiet par to: ja jūs vienkārši nosūtīsit ielūgumu apspriest “produktu piedāvājumus” bez jebkāda cita konteksta, visi uz sanāksmi var nākt ar dažādām idejām par to, kas tiks aplūkots, un jūs tērēsit laiku, lai nokļūtu vienā lapā.
Tā vietā nosūtiet darba kārtību dienu vai divas pirms laika un esiet pēc iespējas konkrētāks. Katrai apspriežamajai tēmai izmēģiniet šo vienkāršo formātu:
- Konkrēta tēma
- Kas ir jāsagatavo pirms sanāksmes
- Kādi atjauninājumi tiks sniegti sanāksmes laikā
- Uz kādiem jautājumiem ir jāatbild tikšanās laikā
Īpaši svarīgi ir noteikt katrai tēmai laiku - tas ļaus jums pateikt, kas patiesībā var ietilpt sanāksmē, un ļaus jums brīvi kustēties, virzot cilvēkus uz priekšu, kad ir laiks nākamajam darba kārtības punktam.
4. Parādiet, nestāstiet
Attēlā ir 1000 vārdu - un tas attiecas arī uz sanāksmēm! Attēli, grafiki un diagrammas bieži var palīdzēt skaidri sazināties, nevis runāt ar katru punktu - nemaz nerunājot par to, lai ietaupītu ikviena laiku.
Tāpēc, kad gatavojaties, padomājiet par vizuālajiem attēliem, kas varētu atvieglot jūsu domu paziņošanu. Kāpēc tērēt laiku produkta jaunuma skaidrošanai, kad jūs to varētu demonstrēt tiešraidē? Kāpēc mēģināt nākt klajā ar vārdiem, lai dalītos ar sarežģītu ideju, kad diagramma to varētu paveikt dažās sekundēs?
Ja atrodaties istabā kopā ar visiem saviem kolēģiem, nebaidieties uzlēkt un izmantot tāfeli vai aplaist datoru, lai parādītu, ar ko strādājat. Ja jūs tiekaties ar attāliem ļaudīm, tas var būt sarežģītāk, taču tādi produkti kā bezmaksas Skype sanāksmes bieži piedāvā daudz sadarbības rīku, kas padara brīvi dalīties ar vizuālām domām un atradumiem ekrānā. Piemēram, bezmaksas Skype sapulču vienkāršā PowerPoint augšupielādētāja (ar interaktīviem rīkiem, piemēram, virtuālo lāzera rādītāju) vai ekrāna koplietošanas funkcija ļauj jums cilvēkiem izmantot vizuāli sagatavotus attēlus, kurus iepriekš esat pārdomāti sagatavojis, un virtuālais tāfeles rīks ļauj jūsu kolēģiem reāllaikā skicēt idejas.
5. Ziniet, kā ļaut ikvienam nosvērties
Jā, sapulcei jāattiecas tikai uz sadarbību, bet, kad visi mēģina izrunāt savu gabalu, saruna var ātri kļūt garāka, nekā iecerējuši visi. Tāpēc mēģiniet meklēt radošus veidus, kā ikviens varētu iesaistīties, neaizņemot tikšanās laiku.
Piemēram, aptaujas vai ātra roku parādīšana ir noderīgi veidi, kā izvairīties no pārāk daudz viedokļu vai diskusijas, kas ātri pārvēršas par to, ka visi runā viens ar otru, cenšoties panākt ātru vienprātību - nomākta laika izšķiešana. Ja jūs sarīkojat virtuālu sapulci, jūs varētu izmantot integrētu tērzēšanas funkciju, piemēram, bezmaksas Skype sapulču piedāvāto produktu, lai cilvēki iesniegtu jautājumus, uz kuriem jāatbild beigās, vai ļautu cilvēkiem izteikt domas, kas nav steidzamas. pēc sanāksmes.
6. Izgrieziet sanāksmes, kurās jums faktiski nav jādodas
Lai arī varētu šķist, ka jums jāapmeklē katra uzaicinātā sanāksme, ir pareizi atteikties no tādas, par kuru jūs zināt, ka jūsu laiks netiks izmantots lietderīgi. Ja jūs neuzrādāt vai tas nav cieši korelēts ar kaut ko, pie kā strādājat, iespējams, vislabāk ir pēc tam ķerties pie galvenajiem punktiem.
Atcerieties, ka labs darbinieks un spēcīgs komandas biedrs zina, kā noteikt prioritātes un būt produktīvam. Jūsu lēmumi un rezultāti ietekmē ikvienu, tāpēc atgādiniet sev, ka tas, kā jūs izmantojat savu laiku, ietekmē arī jūsu komandu.
Vai nezināt, kā žēlīgi atteikties? Tieši konsultējieties ar organizatoru, lai viņam vai viņai zinātu, ka, lai arī jūs novērtējat, ka esat ierauts, jūs atrodaties lielā grožā ar visu, ar ko strādājat, un jūs labprātāk gribētu panākt vēlāk. Ja organizators ir jūsu priekšnieks, noteikti iekļaujiet piezīmi par savu progresu un savu īpašo plānu virzībai uz priekšu, piemēram, “Es esmu sajūsmā par šodienas diskusiju, bet es joprojām savelku numurus projektam Blue. Vai jūs iebilstat, ja es vēlāk turētu galvu uz leju un pieķertos piezīmēm? ”
Tikšanās patiešām var būt viens no labākajiem jūsu dienā pavadītajiem periodiem, ja vien tās ir pārdomāti plānotas un meistarīgi vadītas. Šiem trikiem vajadzētu palīdzēt nokļūt tur!
