Koplietojamā pastkaste ļauj saviem klientiem, piegādātājiem un citiem sūtīt e-pastu uz centrālo adresi, kur visi grupas dalībnieki var redzēt un atbildēt uz šiem ziņojumiem.
Kas ir Office koplietojamā pastkaste?
Viens no visefektīvākajiem veidiem, kā kopīgot e-pasta ziņojumus ar cilvēku grupu, ir izveidot koplietojamo pastkasti Office 365. Koplietojamai pastkastei katrai pastkastei piešķirtajai personai ir pilnīga piekļuve ziņojumiem. Viņi var lasīt ienākošos e-pastus, atbildēt uz ziņojumiem, pārsūtīt ziņojumus un redzēt, kā citi ir atbildējuši uz ienākošo pastu.
Ja komandas dalībnieks atbild uz e-pasta ziņojumu no koplietotās pastkastes, e-pastu nosūta no koplietotās pastkastes adreses, nevis no personas e-pasta adreses. E-pasta adresāts redz tikai koplietotās pastkastes adresi. Tādējādi tiek saglabāta jūsu darbinieku individuālā e-pasta adrese konfidenciāla, un tas nodrošina jūsu uzņēmumam profesionālu izskatu.
Jūsu organizācija var izveidot tik daudz koplietojamo pastkastīšu, cik nepieciešams. Koplietotajām pastkastēm nav lietotājvārdu vai paroļu. Koplietojamai pastkastei nav nepieciešama Office 365 licence, bet katram lietotājam, kas ir piešķirts pastkastē, ir jābūt Office 365 abonementam.
Kāpēc izmantot Office koplietojamo pastkasti?
Klientu apkalpošanas, cilvēkresursu vai mārketinga nodaļas, kas vēlas, lai ienākošos e-pasta ziņojumus atbildētu nākamais pieejamais komandas loceklis, ir labi piemēri, kā efektīvi izmantot kopīgu pastkasti. Katrs koplietojamo pastkasti piesaistītais lietotājs var redzēt un atbildēt uz katru ziņojumu šajā pastkastē.
Darbs ar Office 365 koplietojamo pastkasti nav tikai e-pasts. Tas ir par to, lai palīdzētu jūsu organizācijas cilvēkiem strādāt efektīvāk. Kopā ar koplietojamo pastkasti jūsu komandām būs piekļuve koplietojamo kontaktu sarakstam un kopīgam kalendāram. Kopīgam kontaktu sarakstam ikvienam grupas lietotājam ir piekļuve svarīgām e-pasta adresēm. Izmantojot kopīgo kalendāru, grupas dalībnieki var ievadīt viņu tikšanās centrālā atrašanās vietā, ko var redzēt visi grupas dalībnieki.
Izveidojiet koplietoto pastkastīti
Office 365 koplietotās pastkastes var iestatīt tikai jūsu biroja abonēšanas administrators.
Lai iestatītu koplietojamo pastkasti, izpildiet šos norādījumus:
- Pierakstieties Office 365 Admin centrā, izmantojot savu administratora kontu.
- Izvēlieties Grupas> Koplietotas pastkastes.
- Izvēlieties Pievienot pastkastīti.
- Lapā Pievienot pastkasti ievadiet nosaukumu koplietojamai pastkastei laukā Nosaukums. E-pasta sūtījuma pseidonīms tiek automātiski izveidots e-pasta laukā, taču to var mainīt uz citu. Kad esat nosaucis koplietojamo pastkasti, atlasiet Pievienot izveidot pastkastīti.
- Sadaļā Nākamās darbības atlasiet Pievienot šīs pastkastes dalībniekus.
- Lapā Kopīgotās pastkastes dalībnieki atlasiet Pievienot dalībniekus.
- Novietojiet atzīmi blakus tiem cilvēkiem, kuriem būs piekļuve koplietojamai pastkastei. Ja jūs neredzat personas vārdu sarakstā, ierakstiet viņu vārdu meklēšanas lodziņā. Kad esat pabeidzis, atlasiet Saglabājiet.
Saglabāt nosūtītos e-pasta ziņojumus uz koplietoto pastkastīti
Kad kāds no koplietojamās pastkasta nosūta e-pasta ziņu, šī ziņojuma kopija tiek saglabāta mapē Nosūtītās preces, nevis kopīgotajai pastkastei. Ja vēlaties, lai šie e-pasta ziņojumi tiek saglabāti koplietotajā pastkastē, rediģējiet koplietojamo pastkastes uzstādījumus.
Tālāk ir norādīts, kā saglabāt nosūtīto e-pasta ziņojumus uz kopīgo pastkasti.
- Izvēlieties Grupas> Koplietotas pastkastes.
- Izvēlieties koplietojamo pastkasti.
- Izvēlieties Rediģēt blakus iestatījumam Nosūtītās ziņas.
- Lapā Nosūtītie vienumi pārvietojiet slīdni uz pozīciju Ieslēgts, ja tiek kopēti vienumi, kas tiek sūtīti kā šī pastkaste, un kopējiet vienumus, kas sūtīti šīs pastkastes vārdā. Kad esat pabeidzis, atlasiet Saglabājiet.
Izmantojiet koplietoto pastkastīti programmā Outlook 2016, Outlook 2013 un Outlook 2010
Kad jūsu organizācijas administrators ir iestatījis koplietojamo pastkasti, jūsu lietotājiem nav jādara, lai parādītu koplietojamo pastkasti Outlook datora versijā. Koplietojamā pastkaste automātiski parādīsies mapju mapē.
Lai nosūtītu e-pastu no koplietotās pastkastes:
- Atveriet programmu Outlook.
- Izvēlieties jauns epasts lai izveidotu jaunu ziņu.
- Izvēlieties No un izvēlieties koplietojamo pastkasti.
- Ierakstiet savu ziņojumu un atlasiet Sūtīt.
Piekļūstiet kopīgotajai pastkastei programmā Outlook tīmeklī
Ja jūs vēlaties strādāt ar koplietojamo pastkasti tīmekļa pārlūkprogrammā, jums tas jāpievieno manuāli.
Lai pievienotu koplietojamo pastkasti tiešsaistes tiešsaistes versijai, veiciet tālāk minētās darbības.
- Pierakstieties savā Office 365 kontā un atlasiet Perspektīva lietotne
- Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz sava pastkastes nosaukuma un atlasiet Pievienot koplietojamo mapi.
- Iekš Pievienot koplietojamo mapi dialoglodziņā ierakstiet koplietotās pastkastes e-pasta adresi un pēc tam atlasiet Pievienot.
Koplietojamās pastkastes un Outlook Mobile App
Koplietotās pastkastes netiek rādītas Outlook mobilajā lietotnē. Tas nozīmē, ka, ja vēlaties piekļūt kopīgojamai pastkastei no viedtālruņa, jums būs jāatver pārlūks un jāizmanto programma Outlook tīmeklī.
Jūs pamanīsit nelielu atšķirību, kā strādājat ar savu individuālo e-pasta kontu programmā Outlook un koplietojamo pastkasti. Izmantojot koplietojamo pastkasti, jūs un jūsu komandas dalībnieki strādās labāk kopā, lai atbildētu uz jūsu klientu, piegādātāju, pārdevēju un citu e-pasta ziņojumiem.
