Jūs esat apzinīgs, kad runa ir par e-pastu. Faktiski jūs vienmēr cenšaties atbildēt 24 stundu laikā. Nopratiet to - ienākošā ziņojuma brīžos.
Un biežāk tas tā nav, tas ir lieliski. Bet dažreiz pirmā e-pasta ziņojuma nosūtīšana varētu ienākt prātā - liels laiks. Šeit ir dažas pazīmes, ka jums vajadzētu atkāpties no datora un atgriezties pie ziņojuma vēlāk.
1. Jūsu atbilde ir patiešām ilga
Diemžēl nav iespējams diplomātiski pateikt kādam, ka jūs domājat, ka viņš ir idiots. Tātad, ja jūs sastādāt e-pastu, kas izcili dejo ap faktu, ka jūs nicināt sava līdzstrādnieka domas, es varu jums apsolīt, ka e-pasts aptuveni nozīmē: “Šeit ir daži pūkaini teikumi. PS Es domāju, ka jūsu ideja ir iesūtāma. ”
Ja jūs varētu vienā teikumā uzrakstīt to, ko domājat (piemēram, “es nekad nepieņemtu šo pieeju”), un jūsu e-pasts joprojām ir trīs rindkopas garš, jūs nonākat nepatikšanās. Jūs varat domāt, ka ieteicams vienu sadaļu veltīt tam, kā jūs saprotat, kāpēc otra persona var sajaukt, bet otru - tam, kā zināt, par ko jūs runājat, un trešo - tam, kā jūsu plāns ir labāks. Tomēr tas tiešām ir tikai vairāk līniju, kuras otra persona var nepareizi lasīt (vai redzēt tieši caur).
Tā vietā mēģiniet būt pēc iespējas kodolīgāks. Ja nepiekrītat kādam, īss ziņojums “Es neesmu pārliecināts, ka atrodamies tajā pašā lapā” vai “man bija lasīt citādāk” patiesībā ir daudz jaukāks un efektīvāks.
2. Jūsu atbilde ir pārpildīta ar pieturzīmēm
Ja vien jūs kādam neteicat, ka kaut kas ir labākais jaunums, ko jūs esat dzirdējis - un tas patiesībā arī ir -, jums jāuzmanās no e-pasta, kurā tiek akcentēts viss. Ja visi citi vārdi ir treknrakstā, slīprakstā vai ar lielajiem burtiem, un pieturzīmes ir trīs eksemplāros; otrs cilvēks pieņems, ka jūsu nozīme ir galēja. (Iepriekšējā darbā man bija klients, kurš rakstīja visus savus e-pastus, pat ikdienišķos, ar visiem burtiem. Darbinieki mīļi atsaucās uz viņa korespondenci kā uz izpirkuma maksu.)
Bet tas nav viss jautri un spēles. Ja jūsu noskaņojums nav pozitīvs, otra persona var viegli domāt, ka mēģināt izteikt dusmas, nevis kā vienkāršs apjukums. Piemēram, “es neesmu pārliecināts, ko tas nozīmē ??? !!!!” šķiet pilnīgi naidīgs. Par laimi, labošana šeit ir diezgan vienkārša. Ierobežojot sevi ar vienu pieturzīmi un bez slīpraksta (“Es neesmu pārliecināts, ko tas nozīmē.”), Joprojām tiek izteikts, ka jūs par kaut ko esat neskaidrs, bet tas notiek daudz mērenāk.
3. Jūsu atbilde ir neskaidra (pat jums)
Jūs skaitāt minūtes līdz darba diena ir beigusies. Vai arī jūs esat pārpeldējis darbu un vienkārši cenšaties noturēt galvu virs ūdens. Neatkarīgi no iemesla, jūs neesat mērķtiecīgs, un jau sešas reizes esat lasījis rakstīto e-pastu.
Un protams, jūs varētu to pārbaudīt septīto reizi un pēc tam nosūtīt nosūtīt. Bet, ja jūs joprojām jautājat sev, vai šai līnijai ir jēga, tā ir zīme, ka nē, tas, iespējams, ne.
Ja varat atgriezties pie e-pasta, teiksim, pēc pusdienām vai pēc gaidāmās sanāksmes, kas apdraud visu jūsu enerģiju, pagaidiet. Ja jums ir jāreaģē uz ASAP, nosūtiet īsu atbildi, solot vēlāk nosūtīt sīkāku informāciju. Bieži vien ātra piezīme, kas apstiprina saņemšanu un paziņo kādam, lai sazinātos ar plašāku informāciju, uztur sakaru līnijas atvērtas un dod iespēju elpot, lai sastādītu atbildi, ja jums ir lielāks joslas platums.
4. Jūsu atbilde nozīmē, ka jūs pārsniedzat un pārsniedzat savus pienākumus
Jūs zināt, kāda veida ziņojumi parasti atrodas iesūtnē. Bet reizēm kaut kas nāk pa ceļam, un jūs domājat kaut ko no “Hmm, tas ir savādi…” līdz “Pagaidiet, vai tas ir mans darbs?”
Vairāku iemeslu dēļ jūs varētu vēlēties atgūt ātro atbildi. Varbūt jūs nedomājat, ka jautājums ir jūsu vadītāja laika vērts. Varbūt prātā nāk spoža atbilde, un jūs vienkārši to meklējat, uzskatot, ka tā tiks uzskatīta par iniciatīvas uzņemšanos.
Piemēram, pieņemsim, ka klients jums sūta e-pastu par projektu, kas ir ārpus jūsu darba slodzes. Tātad, jūs redzēsit, vai jūs atradīsit atbildi, un, ja nē, nosūtiet viņai e-pastu ar tās personas vārdu, kura to apstrādā. Tas ir noderīgi, vai ne? Nu, ja nav kādas aizkulišu vietas, par kuru jūs neko nezināt. Lai arī jums bija labi nodomi, jūs varētu nolikt smagu vietu līdzstrādniekam vai priekšniekam.
Labs risinājums ir pārsūtīt e-pastu attiecīgajai personai klātienē, piedāvājot palīdzību. Izskatās šādi: “Artūrs no ABC Corporation jautāja, vai es varētu nodot jūsu kontaktinformāciju. Vai tas būtu labi? ”Vai“ Marks jautāja par XYZ projekta detaļām. Vai man būtu noderīgi ar viņu sazināties vai dalīties ar mūsu laika grafiku? ”Tas var aizkavēt jūsu atbildi, taču jūs zināt, ka nosūtīsit pareizo.
Vai neesat pārliecināts, vai e-pasta ziņojumā tiek parādīta pareizā piezīme? Paņemiet pārtraukumu un atgriezieties pie tā.
