Kā cilvēks, kurš vada lielu organizāciju ar desmitiem virtuālu darbinieku, es esmu redzējis, cik liela daļa man ir e-pastu. Un, tāpat kā visas citas lietas dzīvē, daži vēstījumi ir labāki nekā citi.
E-pasta korespondences pasaulē “ugh”, iespējams, ir pēdējā lieta, ko vēlaties pateikt jūsu priekšniekam, lasot jūsu ziņojumu. Kāda veida ziņojumos jums vajadzētu izvairīties no sūtīšanas, un kā jūs varat tos uzlabot? Zemāk ir trīs galvenie piemēri.
1. Nevajadzīgi papildu e-pasti
Papildu e-pasti ir visdažādākajos veidos, kas tad padara nevajadzīgu? Ja viss jūsu ziņojums prasa, lai jūsu priekšnieks jums nosūta e-pastu, tas vairāk traucē, nevis ir svarīga sarakste.
Daudzi cilvēki sūta šos e-pastus no paranojas, ka viņi ir izdarījuši kaut ko nepareizi vai ir kaut ko nokavējuši, bet no priekšnieka viedokļa es varu jums pateikt, ka ir sarežģīti saņemt vairākus papildu e-pastus, kad kāds man nav devis iespēju elpot.
Viens piemērs: Jau labu laiku atpakaļ man bija kāds darbinieks, kurš paniku, ja stundas laikā neatbildēju uz viņas e-pastiem, domājot, ka tas nozīmē, ka viņa ir izdarījusi kaut ko nepareizi (kad patiesībā es vienkārši nebiju dabūjusi uz viņas e-pastu). Es domāju par vienu konkrētu gadījumu, kad atgriezos mājās no garas dienas, lai atrastu no viņas sešus (jā, sešus !) E-pastus, kuros vaicāju, vai esmu saņēmis viņas ziņojumu.
Yikes.
Ko tā vietā sūtīt
Lai gan vairums cilvēku nebūtu tik paranoiski, ka dienā nosūta sešus papildu e-pastus, pat tikai viens nepareizi izpildīts e-pasta ziņojums var jūsu biedru kaitināt.
Ja vien šodien nav jārisina jūsu e-pasta saturs (tādā gadījumā jums, iespējams, personīgi jārunā ar priekšnieku, nevis jāsūta pa e-pastu), es iesaku nogaidīt vismaz 24 stundas, pēc tam nosūtīt to, kas man patīk, lai izsauktu “mākslīgo sekošanu” -up ”ziņojums.
Tas nozīmē, ka jums ir jānosūta turpinājums (“Tikai pārbaudiet, lai pārliecinātos, ka esat saņēmis ceturkšņa pārskatus, kurus es jums nosūtīju pirms divām dienām”), taču iekļausiet arī kādu citu informāciju, kas ir sīka informācija, neatkarīgi no tā, vai tas ir jautājums par gaidāmo prezentāciju vai atjauninājums par pašreizējo projektu (“Ak, un mēs tikko saņēmām jaunākos numurus X kontā, un pārdošanas apjomi palielinās par 30%!”). Tas ļauj jums nemanāmi lūgt atjauninājumu savam priekšniekam, vienlaikus sniedzot viņam arī kādu informāciju, kas pievienos zināmu vērtību, padarot mazāk jūtu, ka jūs vienkārši viņu bugging.
2. E-pasti ar jaunām idejām
Es absolūti mīlu aizrautīgus komandas locekļus, bet tas, kas nedaudz satriec, ir tas, kad darbinieki man sūta visas savas jaunās idejas - atsevišķos e-pastos. Es savulaik saņēmu 10 dažādus e-pastus 24 stundu laikā, jo kāds no mārketinga komandas darbiniekiem sniedza iedvesmas soli un turpināja sūtīt man jaunas idejas.
Kaut arī tas, ka izmēģinājāt tik daudz jaunu lietu, bija satriecošs, tas bija arī ārkārtīgi mulsinoši, mēģinot visu kataloģizēt un sekot līdzi katram ienākošajam e-pastam un idejai. Pat ja tikai vienā e-pastā ir ietvertas jaunas idejas vai koncepcijas, tas ir tik vienkārši to pazaudēt melnajā caurumā, kas ir mana iesūtne.
Ko tā vietā sūtīt
Pirmkārt, es ieteiktu gaidīt piemērotāku laiku ideju ierosināšanai. Mārketinga komandas darbinieka gadījumā es gaidīju līdz nākamajai nedēļai paredzētās Google Hangout sanāksmes, lai visu to iepazīstinātu.
Ja neesat pārliecināts, kad ir īstais laiks, vai e-pasts kāda iemesla dēļ ir vienīgā iespēja, es ieteiktu sūtīt e-pastu savam priekšniekam, sakot, ka jums ir dažas jaunas idejas, un jūs vēlaties uzzināt, kāds ir labākais veids, kā dalīties viņi būtu. Ja mans darbinieks būtu man to pajautājis, es būtu viņai teicis, lai viņa man atsūtītu vienu e-pastu ar Word dokumentu, kas būtu piepildīts ar visu, ko viņa vēlējās. Tas vēlāk būtu bijis daudz pilnveidots un viegli saglabājams. Jūsu priekšnieks var ieteikt ātru zvanu, lai sarunātos ar viņiem, vai arī lūgt jums uzkrāt idejas un pēc tam nosūtīt pa e-pastu noteiktā nedēļas dienā.
3. E-pasti, kuros jūsu boss tiek apsūdzēts bez iemesla
Jebkurš profesionālis sadusmotos par to, ka tiek uzklausīts e-pasta pavedienos, kuru patiesībā tie nav. Tas tikai palielina pieaugošo e-pasta ziņojumu daudzumu, un jūs tērējat laiku, lasot kaut ko tādu, kas jums, iespējams, nav vajadzīgs.
Raugoties no darbinieka viedokļa, es to saprotu: Jūs vēlaties pārliecināties, vai jūsu priekšnieks zina, ka darāt savu darbu, un ka jūs cenšaties saglabāt komunikācijas līniju atvērtu. Bet lielāko daļu laika tas viss patiešām ir aizsprostot jūsu priekšnieka iesūtni.
Ko tā vietā sūtīt
Ja vien jūsu priekšniekam absolūti nav jāatrodas redzeslokā, izņemiet viņu no CC līnijas un, kad mijiedarbība ir beigusies, atsūtiet ļoti īsu būtiskas informācijas kopsavilkumu, kas radās sarunas laikā (“FYI, uzņēmums Y redzams šajā stāstā Z datumā ”). Tas informē jūsu menedžeri par notiekošo, neļaujot viņam / viņai pastāvīgi atrasties sakaros, kad izdomājat detaļas. Viens e-pasts noteikti pārspēj 42!
Kopumā spēles nosaukums ar e-pasta ziņojumu nosūtīšanai jūsu priekšniekam ir pilnveidot jūsu ziņojumus un būt selektīvākam attiecībā uz to, ko sūtāt. Tas varētu izklausīties pretrunīgi, bet, ja es no darbinieka saņemu mazāk e-pastus, bet tie visi ir jēgpilni, es droši vien domāju, ka šī persona veic labāku darbu nekā tā, kuru visu laiku dzirdu.
