Jūs zināt, ka pēc iespējas ātrāk ir jāatgriežas pie kāda, kad viņš vai viņa nosūta e-pastu ar norādi “steidzami”. Varat iedomāties, ka otra persona skatās uz ekrāna, nemirkšķina vai obsesīvi atsvaidzina iesūtni, jo viņš tevi gaida galīgie skaitļi, apstiprināšana, virzība uz priekšu, atbilde vai nākamās darbības.
Bet vai jūs zinājāt, ka šī nav vienīgā reize, kad jums ir jāpiešķir prioritāte rakstīšanai atpakaļ? Tā ir taisnība: ja ļaujat ziņai sēdēt dažas dienas kādā no šiem scenārijiem, jūs riskējat izskatīties diezgan nejūtīgs vai neprofesionāls.
Tas noteikti ir grūts līdzsvars, jo katrā gadījumā jūs arī vēlaties pateikt pareizo. Bet ir svarīgi atbildēšanai veltīt laiku.
1. Kad esat iepriekš sodījis
Vai jūs zināt, kā sodīt e-pastu, lai pārvaldītu iesūtni? Kā skaidro Muse līdzdibinātājs un COO Alex Cavoulacos:
Nosūtiet īsu paldies, ka domājāt par mani. Es esmu rezervēts šajā mēnesī, bet, ja jūs sazinātos, es labprāt palīdzētu, cik vien var. Daudzi cilvēki nekad nesekos līdzi - vai nu tāpēc, ka aizmirsa, vai arī tāpēc, ka viņiem vairs nav vajadzīgs jūsu laiks un padoms -, lai jūs varētu būt drošs, ka cilvēki, kuriem sekojat, ir tie, kuriem visvairāk nepieciešama jūsu palīdzība.
Lai gan šī stratēģija ļaus jums neatbildēt uz visiem cilvēkiem, kuri nekad neatgriežas, kompromiss ir tāds, ka, ja kāds rīkojas, kā jūs lūdzat - pagaidiet tik ilgi un pēc tam sekojiet -, jūs patiešām viņai esat parādā, lai nosūtītu atbildi. Viņai ir cieņa, sazinoties ar jums vēlāk, un tāpēc jūs vēlaties viņai izrādīt tādu pašu pieklājību.
Protams, jūs joprojām varat būt pārāk aizņemts, lai palīdzētu (un tas ir labi). Bet jums nevajadzētu būt pārāk aizņemtam, lai nosūtītu noderīgu atbildi - pat ja tā sniedz īsu atbildi, norāda viņu uz kādu citu vai nodrošina saiti ar resursu - 24 stundu laikā, ja iespējams. Turklāt, sastādot īstu atbildi, jūs varat ietaupīt no nebeidzamas e-pasta ķēdes “Es ar jums sazinīšos vēlāk”, kas tiks uzskatīta par citas personas vadīšanu.
2. Kad esat teicis kaut ko personisku
Daudziem cilvēkiem ir grūti dalīties personīgajā informācijā ar kolēģiem. Tātad, ja kāds izmanto laiku, lai ar jums pa e-pastu kopīgotu satraucošās ziņas, vienmēr tiek prasīts ātri rakstīt atpakaļ.
Tai nav jābūt garai atbildei, un tas ir labi, ja neesat 100% pārliecināts par pareizo teikto. Jūs gandrīz vienmēr varat vadīt ar taustiņu “Man tik žēl dzirdēt…”. Tad pārdomāti pievērsieties jebkuram e-pastā norādītajam darbības vienumam (pieņemot, ka tāds parasti ir), piemēram, “Lūdzu, veltiet laiku…” vai "Jūtieties brīvi atgriezties, kad atgriezīsities."
Un, ja ir jautājums, kas ir jūtīgs pret laiku, un liek jums jautāt kaut ko taustāmu, pirms atbildēšanas veltiet dažas minūtes, lai izdomātu minimālāko jautājumu.
Piemēram, šādi jūs varētu atbildēt kolēģim, kurš jums saka, ka viņš nevarēs pabeigt valdes prezentāciju šonedēļ ģimenes nāves dēļ:
Pat ja jums nav precīzi pareizo vārdu - un neviens to nedara -, ātri atbildot, tiek parādīts, ka jums rūp. Tas liek jūsu bažām justies patiesākām, un kļūst skaidrs, ka jūs neesat pāršalcis pa šīm ziņām vai pievienojis to sarakstam, tāpat kā ar jebkuru citu ziņojumu.
Jā, mēs visi cīnāmies par labu cīņu, lai sasniegtu iesūtnes nulli; un es pilnībā saprotu vēlmi atlikt atbildēšanu uz šo vienu cieto e-pastu, jo tajā pašā laika posmā jūs varētu atbildēt uz 10 pamata. Bet nav vērts likt kādam citam justies nesvarīgam vai riskēt ar jūsu kā saudzīga cilvēka reputāciju. Tāpēc veltiet laiku, lai atbildētu uz ziņojumu, kas ir vienā no šīm kategorijām: Jūs neesat vienīgais, kurš priecāsies, ka izdarījāt.
