Dažus gadus atpakaļ es stājos vadošā amatā, kur pirmo reizi biju atbildīgs par sešu komandu uzraudzību. Ņemot vērā manu MBA un rūpīgu sava Myers-Briggs tipa analīzi, es domāju, ka vadīt un motivēt cilvēkus, ar kuriem es strādāju, būs ļoti viegli.
Bet, kaut arī šie rīki izrādījās noderīgi, tie mani pilnībā nesagatavoja vienai no vissmagākajām menedžera vietām: ikgadēju darbības pārskatu sniegšanai. Izrādās, vadītāji viņus biedē tikpat daudz kā darbinieki! Tomēr, neraugoties uz mūsu dabisko nepatiku, pārskati ir neizbēgama (un svarīga) darba sastāvdaļa un kritiska jūsu komandas izaugsmes sastāvdaļa. Tātad, ja jūs tiecaties kļūt par superzvaigznes menedžeri, ir pienācis laiks pēc iespējas labāk piedalīties recenzijās.
Šajā garā, lūk, kā sākt.
Pamati
Jums varētu rasties kārdinājums apkopot savas labākās atsauksmes par darbiniekiem nedēļu pirms pārskatīšanas, taču jūs droši vien jau zināt, ka to nevajadzētu darīt. Jums vajadzētu izturēties pret šo procesu kā gadu ilgu darbību un padomāt par to krietni pirms laika. Plānošana palīdzēs jums sniegt visaptverošākas atsauksmes, un, pārskatot sezonu, nebūs pārsteigumu ne jums, ne darbiniekiem - un tas ir tas, kas jums jācenšas.
Sāciet ar labāko gada laiku, lai veiktu savas atsauksmes. Uzziniet, vai jūsu organizācijai ir vēlamais grafiks vai process (to dara vairums lielo uzņēmumu), un apsveriet, kad notiek jūsu budžeta process vai kad jums ir iespēja izdalīt prēmijas. Ja jums ir elastība, jūs vēlaties izvairīties no liela apjoma darba sezonām, jo sagatavošanās un atgriezeniskās saites process var būt prasīgs un intensīvs, un neviens nevēlas veikt pārskatus aizņemtības laikā.
Pēc tam attiecīgi izveidojiet gada grafiku un paziņojiet par to darbiniekiem. Nekas par pārskatu, sākot no satura un laika, nekad nedrīkstētu būt pārsteigums.
Tagad vienkāršības labad pieņemsim, ka jūsu pārskata sezona būs gada beigās, decembrī. Jūsu gada grafikam vajadzētu izskatīties šādi:
Janvāris (gada sākums)
Uzstādīt mērķus un cerības
Gada sākumā rīkojiet tikšanos ar darbiniekiem, lai dalītos ar saviem gada mērķiem un cerībām pret komandu. Pēc tam individuāli tiekieties ar viņiem, lai uzstādītu savus izpildes mērķus. Tas ne tikai nodrošina to, ka ikvienam ir skaidrs, ko viņš sagaida gadā, bet arī sniedz jums abiem skaidru izklāstu, kas jāievēro katru reizi, kad apspriežat sniegumu nākamajos mēnešos.
Labākais veids, kā izvirzīt mērķus, ir izmantot SMART ( S pārliecinošs, M ērti lietojams, A pielāgojams, Uz rezultātiem vērsts, T aizsegts) ietvaru. (Nepieciešams sākums? Šeit iepazīstiniet ar pamatiem.) Un atcerieties, ka, kaut arī mērķiem jābūt specifiskiem katras personas lomai, tie arī skaidri jāsaskaņo ar organizatoriskajiem mērķiem, lai darbinieki redzētu, kā viņu sniegums ietekmē visu komandu.
Pēc sanāksmēm ierakstiet uzņēmuma un katra darbinieka mērķus un ievietojiet tos e-pastā. Jūsu darbinieki novērtēs, ka zinās, ka strādā no tās pašas kopijas, kurā jūs, un viņiem būs skaidrs ceļvedis, kas jāievēro visa gada garumā.
Marts, jūnijs un septembris (ik pēc 3 mēnešiem vai reizi mēnesī)
Turiet Touch-Base sanāksmes
Vadītāji bieži panikā sāk apkopot un komentēt cilvēku sniegumu pārskatu laikā, bet patiesība ir tāda, ka nekas, ko jūs iekļaujat šajā gada sanāksmē, nedrīkst būt jauna informācija. Drīzāk jums vajadzētu izsekot savu darbinieku mērķiem un sniegt viņiem atsauksmes visa gada garumā. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties veikt reģistrēšanos mēnesī vai ceturksnī, ieplānojiet šīs sanāksmes gada sākumā, lai tās netiktu piespiestas pie aizmugures degļa.
Pirms katras sanāksmes sagatavojiet īsu darba kārtību. Jums jāpārskata darbinieka gada mērķi, jāapspriež jūsu izteiktās cerības un jārisina visi jautājumi vai papildu uzdevumi. Ja ir jāpārskata ceturkšņa metrika vai ilgtermiņa projekta atjauninājumi, tagad ir pienācis laiks to darīt.
Jūs arī vēlēsities pavadīt laiku, sniedzot katrai personai neoficiālas atsauksmes par viņa sniegumu, tostarp sniedzot uzslavas, ja tas ir nepieciešams, un risinot visas notiekošās vai iespējamās problēmas. (Jā, šī ir grūtā daļa.) Viena no lietām, kuras es uzskatu par noderīgām, ir komentāru veidošana attiecībā uz uzvedību, kas kādam ir jāsāk , jāpārtrauc vai jāturpina : Iespējams, jūs vēlaties, lai darbinieks sāktu ar jums sūtīt e-pasta ziņojumus uz citi vadītāji, pārtrauciet garu pusdienu pārtraukumu vai turpiniet iesaistīties projektos pirms noteiktā termiņa. Arī izveidojiet šo sarunu un palūdziet katram darbiniekam dalīties savās domās un jautājumos.
Pēc katras no šīm sanāksmēm izveidojiet sev piezīmes par apspriesto. Uzticieties man - kad gada beigas ritēs apkārt, jūs priecāsities, ja jums būs šīs piezīmes, kas palīdzēs apkopot gadu un atcerēsities to, ko jūs apspriedāt ar cilvēkiem pirmajos pāris ceturkšņos.
Oktobris / novembris (divus mēnešus pirms pārskatīšanas)
Palūdziet darbiniekiem sagatavoties
Pāris mēnešus pirms faktiskajiem pārskatiem plānojiet oficiālo tikšanos ar katru komandas locekli datumus. Šajā brīdī jums arī vajadzētu lūgt viņus sākt apkopot gada rezultātu apkopojumu. Sāciet ar visām oficiālajām formām, kuras jūsu uzņēmums vēlas, lai jūs izmantotu, vai izveidojiet savas, lūdzot katram darbiniekam izveidot kopsavilkumu par viņa / viņas galvenajiem darba pienākumiem, pašreizējo projekta darbu un mērķu un sasniegumu pārskatu.
Var būt noderīgi arī likt katram darbiniekam veikt rakstisku pašnovērtējumu. Tas ne tikai palīdz darbiniekiem justies kā viņiem ir tiesības izteikt savu viedokli šajā procesā, bet arī izaicina viņus godīgi izvērtēt savu darba izturēšanos, kas ir noderīgi, runājot par viņu sniegumu. Labākajos pašnovērtējumos ietilpst 6-10 atvērti jautājumi, piemēram: Kādi sasniegumi jūs šogad lepojaties visvairāk? Kur jūs esat atpalicis no komandas vai paša cerībām un mērķiem? Kādas ir jūsu izaugsmes jomas un kā jūs tās uzverat? Vai ir lietas, kuras jūsu vadītājs var darīt, lai turpmāk atbalstītu jūsu progresu un panākumus?
Novembris (sešas nedēļas pirms pārskata)
Sagatavojiet sevi kā menedžeri
Pa to laiku jums vajadzētu pavadīt mēnešus pirms pārskatiem, apkopojot savas piezīmes un rezultātus katram darbiniekam. Sāciet apkopot gan darbinieku darbības kvantitatīvos rādītājus, piemēram, pārdošanas ziņojumus, sarunu ierakstus un termiņu pārskatus, gan kvalitatīvos pasākumus, kas varētu ietvert klientu un klientu atsauksmes vai jūsu personīgo novērojumu. Izvelciet tās piezīmes, kuras gada laikā pieņēmis arī savās kontaktinformācijas sanāksmēs.
Viens izplatīts rīks ir 360 grādu pārskats, kura pamatā ir darbinieku pašnovērtējums un salīdzinošie pārskati, kā arī augstākas un pakļautas atsauksmes. Ļoti vienkāršu versiju varat atrast vietnē HowsMyWork.com vai plašāku versiju vietnē Inc.com. Nevilcinieties pielāgot šīs veidnes savām vajadzībām.
Pārskatot rezultātus, pajautājiet sev sekojošo: Vai šī persona sasniedz savus mērķus, jūsu cerības un uzņēmuma veiksmes rādītājus? Ja nē, kāpēc un kāpēc jūs to varat mainīt? Ja jā - vai ir apbalvojumi, atzinības vai lielāki projekti, kurus varat piešķirt, lai stiprinātu savus zvaigžņu darbus? Šajā vietā ienāk prēmijas!
Decembris (mēnesi pirms pārskatīšanas)
Sagatavojiet savu dokumentāciju
Kad esat paveicis visus savus pētījumus, ir pienācis laiks apkopot katra darbinieka pašnovērtējumu, visas ārējās atsauksmes un visus attiecīgos datus - izmantojiet šo informāciju, lai sagatavotu novērtējuma veidlapas, rakstiskas vēstules, kurās izskaidrotu jūsu atsauksmes, un sarunu punktus jūsu sejai. klātienes diskusija.
Vispirms izdomājiet formātu vai struktūru, kuru vēlaties izmantot. Šeit jums ir zināma elastība, taču izvēlieties struktūru, kas jūtas visaptveroša un palīdzēs jūsu darbiniekam sekot līdzi. Piemēram, jūs varētu strukturēt pārskatu ap kopīgi izvirzītajiem mērķiem, sarunāties ar tiem pa vienam vai ap darbinieka lielajiem projektiem, vadoties pēc projekta un apspriežot atbilstošos mērķus.
Pēc tam neatkarīgi no tā, kādu formātu izvēlēsities, jūs vēlēsities noteikt gan apstiprināšanas, gan iedrošināšanas jomas, kā arī visas problēmas (vai jomas, kurās darbinieks var turpināt augt). Katrā kategorijā izvēlieties 2–3 galvenās jomas, kurās koncentrēties, lai jūsu saruna justos saturīga, tomēr koncentrēta. Izstrādājiet sarunu punktus, kurus atbalsta jūsu apkopotie dati, pēc tam katram punktam pievienojiet savu nākotnes cerību kopsavilkumu un ar šo mērķi saistītās darbības. (Darbinieki - īpaši labi strādājoši darbinieki - ienīst to, ka rodas pārskatīšanas sajūta, it kā viņiem nekas nebūtu no tā, vai arī viņi nezināt, ko darīt tālāk. Tāpēc pat jomās, kur kādam veicas labi, jums vajadzētu padomāt par nākamajiem soļiem un nākotnes vai “izstiepšanas” mērķiem.)
Ja visi šie resursi ir jūsu rīcībā, jūs būsit gatavs saturīgai sarunai ar katru savas komandas locekli.
Decembra beigas
Sarīko klātienes pārskata sanāksmi
Tagad ir laiks sēdēt kopā ar darbiniekiem oficiālajai pārskatīšanai. Šī ir sarežģītākā procesa sastāvdaļa, taču tā ir arī vissvarīgākā. Tāpēc sekojiet līdzi mūsu sērijas nākamajai daļai, kurā uzzināsit, kā veikt pārskatīšanu, ieskaitot ieskatu par attieksmi pret dažādiem personības tipiem un efektīvu atgriezeniskās saites lūgšanu.
