Tur ir epidēmija - sliktu e-pastu epidēmija.
Es to patiešām sapratu pēc apmēram piektās reizes, kad mans priekšnieks komentēja e-pastu, kuru es viņai aizsūtīju: “Tas ir tiešām labs e-pasts!” Es nebiju domājusi, ka tas ir kaut kas īpašs, līdz sāku pievērst pastiprinātu uzmanību e-pastiem. Es saņēmu. Bija šausmīgas gramatikas kļūdas, mulsinošas pareizrakstības kļūdas, nepareizi vārdi, emocijzīmes, pienācīgu sveicienu vai patīkamu rakstu trūkums un vienkārša, veca, slikta rakstīšana. Es varētu turpināt un turpināt.
Nav tā, ka mēs esam nekompetenti, cilvēki. Mēs vienkārši neievietojam rūpes savos e-pastos, ko daudzi no viņiem ir pelnījuši. Rūpes, teiksim, par redaktoru varētu dot rakstu.
Tātad, lai palīdzētu mums visiem uzlabot komunikāciju darba vietā, šeit ir redakcijas ceļvedis e-pastu rakstīšanai, kas izpelnīsies cieņu (un atbildes). Ņemiet vērā šīs idejas nākamajā reizē, kad apmeklēsit iesūtni, un uzziniet, kādu iespaidu rada dažas nelielas izmaiņas.
Lēnāk
Es zinu, ka mēs visi uz sacensībām sasniedzam nulles iesūtni. Un noteikti, dažos gadījumos ātras e-pasta adreses aktivizēšana ir jēga: kad atrodaties ilgā saziņā ar tuvu kolēģi, kad jūs vienkārši atlaižat dokumentu savam priekšniekam un tamlīdzīgi.
Bet lielākoties efektīva komunikācija (un laba rakstīšana) prasa laiku. Vajadzīgs laiks, lai formulētu savas domas, izdomātu, ko patiesībā mēģināt pateikt, un skaidri saprotami uzrakstīsit savu ziņojumu. Un galu galā tieši tas ir tas, kas ir e-pasts - saziņas forma. Nav uzdevums.
Tāpēc nākamreiz, kad kādam būs jāraksta padziļinātāks e-pasts, dodiet tam pelnīto laiku. Ja nepieciešams, bloķējiet to savā kalendārā. Un es nerunāju piecas minūtes vienā e-pastā - man nav nekas neparasts, ka labam e-pastam es pavadu vairāk nekā 15 minūtes, it īpaši, ja tā ir mana pirmā saziņa ar kādu, kuru vēlos atstāt iespaidu. Ļaujiet sev to laiku un nejūtieties kā lēns vai neproduktīvs. Jūtieties, kā jūs darāt pareizi.
Pārliecinieties, vai tam ir sākums, vidus un beigas
Tas, ka mēs dzīvojam pasaulē, kurā ir 140 rakstzīmes, nenozīmē, ka jūsu e-pastiem ir jābūt šādiem. Faktiski mēs šeit nedaudz iepazīsimies ar vidusskolas angļu valodu un klasisko hamburgera stila eseju; tas ir, katrai esejai ir nepieciešams ievads, kopums un secinājums.
Jums vajadzētu padomāt par to, kā jūsu e-pastiem ir tāda pati struktūra. Katrai sadaļai nav jābūt garai, bet it īpaši sākotnējā saziņā tai vajadzētu būt. Kas jāiekļauj katrā sadaļā?
Ievads
Vienmēr sāciet ar apsveikumu - tas var justies arhaisks, bet tas tiešām rada pārmaiņas. Pēc tam, atkarībā no jūsu attiecību rakstura, ievada rindkopa ir lieliska vieta draudzīgam apsveikumam ( “Es ceru, ka jūsu darba meklēšana norit labi!” ), Atgādinājumam par jūsu sarunu kontekstu ( “Tas bija tik patīkami ar jums tērzēt pagājušajā nedēļā. ” ) vai priekšvārds par to, kāpēc jūs sazināties ( “ Es gribēju pieskarties bāzei par… ” ).
Korpuss
Šeit jūs nokļūstat sava e-pasta kodolā. Vissvarīgākais, kas šeit jāatceras, ir sniegt saņēmējiem visu nepieciešamo informāciju, lai viņi varētu rīkoties neatkarīgi no tā, ko jūs viņiem prasāt. Tas ietver visas kontekstuālās informācijas, detaļu vai nepieciešamo datu sniegšanu un loģisku, saskaņotu sniegšanu. Ja e-pasts tiek nosūtīts, lai sniegtu informāciju vai lēmumu (nevis lūgtu piekrišanu), noteikti iekļaujiet argumentāciju vai skaidrojumu.
Secinājums
E-pasta secinājumi ir nedaudz savādāki nekā eseju secinājumi. Tā vietā, lai apkopotu to, par ko jūs jau runājāt, jums to vajadzētu iesaiņot ar darbības soļiem. Ja jūs lūdzat tikties pie kafijas, ierosiniet datumu un laiku. Ja jūs saņemat ieguldījumu projektā, atgādiniet kolēģim, kas tieši jums vajadzīgs un kad. Un, ja jūs tikai sniedzat informāciju, atgādiniet savam kontaktpersonai, ka viņš / viņa ir laipni aicināts pie jums pievērsties ar jebkādiem jautājumiem. Visbeidzot, vismaz savā sākotnējā e-pastā vienmēr aizveriet ar apsveikumu un pilnu parakstu.
Tas var šķist daudz, bet, kā jau teicu, tam nav jābūt ilgam. Piemēram, šis ir e-pasts, kuru es varētu sūtīt kādam, ar kuru es gribu saķert kafiju:
Sveiks Deivs!
Ir tik patīkami tevi satikt! Bija tik patīkami tērzēt ar Aleksu, un, kad viņa pieminēja, viņa zināja, ka es tev uzlecu.
Man patīk tas, ko jūs, puiši, darāt jūsu uzņēmumā, un būtu satriecoši ar jums domāt par to, kā jūs domājat par publicēšanu tiešsaistē, savu neseno pārveidošanu un citām lietām, kas saistītas ar darbu, kuru mēs abi pavadām savu dzīvi darot.
Vai jūs domājat, ka nākamajās nedēļās jums būtu mazliet laika satikties? Es labprāt šūpotos pa jūsu birojiem vai paņemtu kafiju - visu, kas jums ir ērtākais!
Vislabākā un priecīgā pirmdiena.
Erin
Tik daudz labāk nekā: "Ei, Deivs, gribi kādreiz paķert kafiju?" pa labi?
Korektūru un faktu pārbaude
Kad esat pabeidzis rakstīt e-pastu, jums to nevajadzētu vienkārši nosūtīt pasaulē. Vienmēr atkārtoti izlasiet savus e-pastus vismaz vienu reizi. Papildus pamata pareizrakstības un gramatikas kļūdu pārbaudei pārbaudiet arī tādas lietas kā vārdu pareizrakstību, notikumus, uz kuriem atsaucaties, vai minētos datumus. Adresēšana pa e-pastu “Hey Jon”, kad tam vajadzētu būt “Hey John”, varētu šķist maza lieta, taču jūsu kontakts to pamanīs - un pirmie iespaidi rada milzīgu atšķirību.
Tas ir arī labs punkts, lai padomātu par sava e-pasta signālu. Vai tas izklausās pārāk lietišķi, ja jūs vienkārši cenšaties būt draudzīgs? Vai jūs pārāk aizraujaties ar izsaukuma punktiem un emocijzīmēm uz profesionalitātes rēķina? Mēģiniet atkāpties un apsvērt, kā kāds reaģēs uz to pirmo reizi un, attiecīgi, koriģējiet e-pastu. Īpaši svarīgos e-pasta ziņojumos es lūdzu arī kādu citu, lai tas mani pārdomā - papildu redakcijas acu komplekts nekad nevienam nav nodarījis pāri.
Padomājiet, kā jūs justos, ja tā rīkotos publiski
Visbeidzot, pirms uzsākat sūtīšanu, padomājiet par to, kā jūs justos, ja šo e-pastu lasītu kāds cits, izņemot personu, kurai jūs to sūtāt. Ko darīt, ja tas kaut kādā veidā nonāktu jūsu priekšnieka iesūtnē? Ko darīt, ja tas tiks publicēts tīmeklī? (Hei, tā notiek.) Šī ir lieliska pēdējā pārbaude, lai pārliecinātos, ka jūsu e-pasti izklausās cieņpilni un profesionāli, un galu galā atspoguļo to, kā vēlaties sevi attēlot pasaulei.
Es zinu, tas izklausās pēc daudz darba, lai ieliktu vienā e-pastā. Bet ar katru dienu saņemto slikto e-pasta ziņojumu skaitu cilvēki tiešām pamanīs atšķirību, kad labs iestāsies iesūtnē. Un tā varētu būt atšķirība starp ignorēšanu un tā iegūšanu, ko vēlaties.
