Es mīlu rakstīt, un es mīlu visus “noteikumus”, kas tam seko. Un, kaut arī man šķiet, ka lielākajai daļai cilvēku tweets un Facebook ziņu kopēšana, pirms es tos kopīgoju ar pasauli, ir mazliet par daudz, es domāju, ka ir daži rakstīšanas noteikumi, kas mums visiem būtu jāievēro, īpaši darbā.
Bet daudzi no mums (ieskaitot sevi) tos katru dienu lauž, bieži pat to nemaz nenojaušot. Un, lai arī nevainojamajai prozai var nebūt vislielākā nozīme katrā birojā vai nozarē, iespējams, kāds - kolēģis, klients vai jūsu priekšnieks - pamana jūsu rakstīto un, vēl sliktāk, izlemj par jūsu profesionalitāti, pamatojoties uz to .
Tāpēc, pirms izveidojat jaunu e-pasta ziņojumu, ņemiet vērā visbiežāk sastopamās darba vietas rakstīšanas kļūdas un sekojiet šai rokasgrāmatai, lai no tām izvairītos.
1. Pārāk ikdienišķa rakstīšana
Piemērs: Thx par ur atsauksmēm, Džo! F / u rīt.
Man ir paveicies strādāt diezgan ikdienišķā vidē - tādā, kurā mēs varam (un darām) nēsāt flip-flops strādāt un smieklīgi sūtīt pa e-pastu smieklīgi Photoshopped momentuzņēmumus viens otra sejām.
Tomēr šī gadījuma rakstura izpausmes nav norma katrā birojā, un tas nozīmē, ka profesionālajā darbā vislabāk ir būt formālam nekā vieglprātīgam. Lai gan tas acīmredzami nozīmē apiet saīsinājumus un slengu, tas nozīmē arī rakstīt pilnos teikumos, lietot pareizrakstību un izvairīties no segvārdiem. Var pienākt laiks, kad jums ir pietiekami ērti, lai nejaušāk sarunātos ar ziņas saņēmēju, taču biznesā vienmēr ir labāk spēlēt to droši (un profesionāli), nekā žēl.
2. Pasīvās balss lietošana, nevis aktīvā
Piemērs: pievienoto dokumentu saņēma komanda.
Vispirms izkļūsim no tā, ka pasīvā balss - tas ir, kad teikuma priekšmets ir darbības uztvērējs (šajā gadījumā dokuments) - nav gramatiski nepareiza. Bet pasīvi formulētie teikumi bieži šķiet neērti vai nevajadzīgi neskaidri. Aktīvā balss - ja teikuma priekšmets ir darbība, kura rīkojas - parasti ir tiešāka un skaidrāka. Tas arī izklausās autoritatīvāk un var būt labāks veids, kā parādīt īpašumtiesības vai atbildību par paveikto. (“Es ietaupīju klientam 5000 USD” jūsu sasniegumus parāda daudz labāk nekā “5000 USD tika ietaupīti.”)
3. izsaukuma punktu pārmērīga izmantošana
Piemērs: Sveiks, Bob! Ceru, ka jums bija lieliska nedēļas nogale! Es vēlos sekot Q1 ziņojumam un cerēju, ka jūs varētu man atsūtīt jaunāko melnrakstu, lai gan nav jāsteidzas! :-)
Es noteikti saņemu iemeslus, kāpēc cilvēki profesionālajā rakstīšanā priecājas par izsaucieniem. Var būt viegli nepareizi interpretēt e-pasta ziņojumu toni vai emocijas, ja ne ļoti acīmredzamus temperamenta attēlojumus, un cilvēki bieži mēģina rakstīt ar izsaukuma zīmēm, cenšoties parādīt, ka viņi ir draudzīgi. Bet patiesība ir tāda, ka tas vienkārši nav profesionāls, un, vēl ļaunāk, tas var nākties saskarties kā nepilngadīgs. (Tas pats attiecas uz emocijzīmēm - ar smaidošu seju inteliģentais skanējums nekad netiks uztverts.)
Atcerieties, ka izsaukuma punkti ir domāti, lai parādītu uzsvaru, un tie mēdz zaudēt nozīmi, ja tos pārmērīgi izmanto. Izmantojiet tos taupīgi un, ja rodas šaubas, nemaz.
4. Neskaidru priekšmetu līniju rakstīšana
Piemērs: Temats: Otrdiena; Pamatteksts: Man vajag Q1 ziņojumu, kas iesniegts līdz nākamajai otrdienai.
Jūsu e-pasta tēmai vajadzētu būt ātrai ķermeņa kopsavilkuma kopsavilkumam. Šis ir ļoti vienkāršs jēdziens, kas, pārsteidzoši, joprojām nav ticis izmantots lielākajā daļā darba pasaules. Bet, ja lielākā daļa no mums dienā saņem 200 e-pastus, un bieži vien mums ir jāpārmeklē iesūtnē iestrādātās iesūtnes par tēmām, kuras mēs meklējam, tā var būt īpaši satraucoša biznesa rakstīšanas kļūda, atstājot jūsu tēmu līnijas neskaidras.
Izmantojot visu profesionālo saziņu, jūsu mērķis ir pēc iespējas ātrāk sniegt skaidrību un e-pastā, kas sākas ar jūsu tēmas līniju. Iepriekš minētajā piemērā “Q1 ziņojums: jāiesniedz nākamā otrdiena” būtu daudz skaidrāks nekā vienkārši “otrdiena”.
5. Kā žargons kļūst laimīgs
Piemērs: Vai jūs varat izvilkt FS numurus un pārbaudīt, vai tie ir paralēli mūsu STH skaitam?
Lai gan jūs varētu domāt, ka nozares vai uzņēmuma uzmundrinājumu izmantošana padara jūs profesionālu un lietpratēju, tas zaudē jūsu mērķi, ja neviens nevar saprast jūsu teikto. Atcerieties, pat ja jūs domājat, ka tiešais adresāts zinās, par ko jūs runājat, jūsu vēstījums var tikt nodots citiem gan jūsu organizācijas iekšienē, gan ārpus tās.
Vislabākais e-pasts vai paziņojums ir tas, kas padara jūsu viedokli (vai jūsu pieprasījumu vai atbildi) viegli pamanāmu, un žargons nevajadzīgi aizēno šo mērķi.
Jā, mēs visi laiku pa laikam pārkāpjam šos noteikumus (hei, es savā dienā daudziem esmu nosūtījis smaidošas sejas, izmantojot starpniecības biroju e-pastu). Un ātrā e-pastā gadījuma birojā tuvākam līdzstrādniekam ik pa laikam? Labi. Bet kopumā jūsu labākais solis ir spēlēt to droši, būt profesionālam un pārskatīt savu darbu, lai šie izplatītie kļūmes netiktu ņemtas vērā jūsu rakstiskajā saziņā.
Vai vēlaties turpināt uzlabot savu rakstniecību? Lūk, kā 10 minūtēs varat kļūt par labāku rakstnieku.
