Vai jūsu Google kalendārs ir rezervēts ar ļoti daudziem mikroprojektiem? Vai Trello aizņem vairākas stundas dienā? Vai esat izveidojis tik daudz sarakstu, ka vairs nevarat tos paturēt taisni?
Es nešaubos, ka jūs plānojat sastādīt savu grafiku, ņemot vērā labākos nodomus, bet, ja šķiet, ka mēģinājumi uzturēties organizēti neatmaksājas, iespējams, jūs izmantojat nepareizu plānošanas rīku.
Lielākā daļa mūsdienu populāro plānošanas rīku kalpo vienam no trim mērķiem. Pārliecinieties, ka darbam, kuru mēģināt paveikt, izmantojat pareizo.
1. Pamata uzdevumu saraksts
Jūs zināt, kas ir aktīvo darbu saraksts. Šāda veida grafiks ir lielisks individuāliem komandas locekļiem vai nelineāriem projektiem, kur veicamo uzdevumu secība nav ļoti svarīga.
Rīki, piemēram, Wunderlist un Any.do, ir satriecoši tiem, kas meklē kaut ko vienkāršāku, jo tiem ir tīrs lietotāja interfeiss un tie ir pieejami vairākās ierīcēs. Izveidojiet un saglabājiet sarakstus tīmekļa lietojumprogrammās vai pārvaldiet tos, atrodoties ceļā, izmantojot tālruni.
Izmantojiet to, kad jūsu prioritāte sasniedz nesaistītus mērķus
Uzdevumu saraksti ir vienkārši un saprotami, kas nozīmē, ka varat tos ātri plānot un modificēt, neatlaižot nevienu citu dienas daļu. Ja ikdienas uzdevumi nav atkarīgi viens no otra, tas palīdzēs jums atcerēties, kas jums jādara, neaizņemot pārāk daudz laika, lai jūs organizētu.
Tātad, ja jūs plānojat nedēļas nogali un vēlaties iegādāties pārtikas preces, dodieties uz priekšu, satikties ar draugiem un nosūtiet dažus e-pastus; vislabāk ir ierakstīt visus šos nesaistītos priekšmetus ērtā uzdevumu sarakstā.
2. Kanban grafiks
Kanban rīki koncentrējas uz to, lai palīdzētu organizēt uzdevumus spaiņos. Ideālā gadījumā, ja uzdevums pārvietojas no viena kausa uz nākamo, tas kļūst tuvāk tā pabeigšanai. Piemēram, šie kausi var būt procesa posmi vai apakšuzdevumi lielāka uzdevuma ietvaros, kas jums jāpabeidz.
Kanban grafiks ir tas, ko jūs redzat izmantojuši tādi rīki kā Trello un Google Keep. Viņi ļauj ērti pārvietot priekšmetus, iestatīt termiņus un atgādinājumus un dalīties ar jūsu laika grafiku ar citiem.
Izmantojiet to, kad jūsu prioritāte tiek sasniegta daudzos strukturētos posmos
Kausu sistēma palīdzēs vizualizēt procesa posmus un izsekot atsevišķiem projektiem, kad tie pārvietojas pa šiem posmiem. Tas var ne tikai palīdzēt pārvaldīt savus projektus, bet arī palīdzēt pamanīt procesa nepilnības.
Ja jums ir attāla darbinieku komanda, kas strādā pie viena un tā paša projekta dažādiem aspektiem un kuri progresu izseko nevis no grafika, bet ar nodevumiem, tas ir veids, kā iet.
3. Ganta grafiks
Ganta grafiki uzsver savlaicīgumu un termiņus. Izmantojot šo tipu, varat plānot, cik ilgs būs katra procesa posms un kā katrs solis attiecas uz soļiem, kas notiek pirms un pēc tā.
Cilvēki, kuri strādā, pamatojoties uz termiņiem, bieži izvēlas izmantot Google kalendāru vai Instagantt no Asanas. Abi šie rīki ļauj jums krāsu kodēt savus projektus (kas man šķiet neticami noderīgi). Tajos ietilpst arī vilkšanas un nomešanas funkcijas, lai jūs varētu viegli pārkārtot uzdevumus, ja rodas kaut kas negaidīts.
Izmantojiet to, kad jūsu prioritāte ir beigusies
Ganta plānošanas koncentrēšanās uz savlaicīgumu palīdzēs sadalīt jūsu lielāka projekta apakšuzdevumus un katram no tiem atvēlēt atbilstošu laika daudzumu. Sadalot projekta pabeigšanai nepieciešamo laiku, jūs varēsit efektīvāk plānot katru procesa posmu un izvairīties no stresa, kas tuvojas termiņa beigām.
Ja vēlaties pārliecināties, ka visi jūsu komandas locekļi savlaicīgi izpilda gara projekta apakšuzdevumus, jūs to vēlēsities izmantot.
Izsakiet sev labvēlību un veltiet dažas minūtes - jau šodien -, lai pierakstītu dažus no vissvarīgākajiem sava grafika aspektiem. Nedomājiet par pašlaik izmantoto uzdevumu pārvaldības rīku: vienkārši pierakstiet to, kas ir svarīgs ikdienas darbā.
Pēc tam apskatiet sarakstu un nosakiet, kāds grafiks jums būtu vislabākais. Vai jums ir nepieciešama sistēma, kas vairāk ievēro jūsu noteiktos termiņus, vai arī jums ir vajadzīgs vienkāršāks saraksts, kurā katras nedēļas plānošanai nav nepieciešama stunda?
Vienkārši neaizmirstiet ieplānot laiku, lai mani modinātu un pastāstītu, kā darbojas jūsu jaunā sistēma.
