LinkedIn pagājušajā gadā publiskoja aptauju, atklājot, ka mūsu profesionālajiem aktīvo darbu sarakstiem ir ļoti nepieciešama pārveidošana. Izrādās, mēs neesam tik labi “izdarījuši” lietas, kuras sev sakām, kas mums jādara. Faktiski gandrīz 90% profesionāļu atzina, ka nespēj izpildīt visus uzdevumus, kas ir to sarakstā, līdz vidējās darba dienas beigām.
Tātad, ja jūs slimojat katru dienu risināt tos pašus novecojušos uzdevumus, ir laiks to mainīt. Šeit ir pieci triki, kā palielināt savu produktivitāti un palīdzēt sev to izdarīt, izmantojot savu sarakstu.
1. Saglabājiet vienotu darba sarakstu darbam
Būsim godīgi: ja jūs vēlētos iegūt pilnīgu priekšstatu par visu, kas jums tagad bija jādara, lai strādātu, iespējams, ka jūs to visu nevarat atrast vienā sarakstā. Tā vietā jums šeit ir daži post-its, tur esošā e-pastā saglabāta melnraksts, datorā ir iespraustās lentes vai teksta faili un, iespējams, tālrunī ir kāda lietotne vai divas.
Un, lai gan parasti ir laba prakse nodalīt darbu un spēles, obligāti ir jābūt vienai vietai ar darbu saistītiem uzdevumiem. Tāpēc izvēlieties izvēlēto metodi un sāciet konsolidāciju. Tas var būt jebkur: rokrakstā saraksts jūsu uzticamajā plānotājā, dokuments, kuru glabājat uz darbvirsmas, vai lietotne tālrunī .
Tomēr pārliecinieties, ka jūs varat pievienot savam sarakstam no jebkuras vietas - tas nozīmē, ka, ja izmantojat darbvirsmas lietotni, vēlēsities iestatīt sistēmu, lai uztvertu uzdevumus, kas radušies ārpus datora, piemēram, iegūtos uzdevumus. kamēr sanāksmē. Man personīgi patīk tos pierakstīt uz piezīmju lapām un pēc tam izdzēst vai mest tos, kad esmu tos pārsūtījis galvenajā sarakstā.
2. Ievērojiet 1-3-5 noteikumu
Tagad, kad jums ir visaptverošs saraksts ar visu, kas jums jādara, lai paveiktu darbu, jums vajadzētu definēt ikdienas veicamo darbu sarakstu. Jebkurā dienā pieņemsim, ka jūs varat paveikt tikai vienu lielu lietu, trīs vidējas lietas un piecas mazas lietas. (Piezīme: ja lielu dienas daļu pavadāt sanāksmēs, jums to varbūt nāksies nedaudz pārskatīt.) Pirms aiziešanas no darba, veltiet dažas minūtes nākamajai dienai 1-3-3, lai jūs būtu gatavs lai no rīta skrietu uz zemes. Ja jūsu nostāja ir tāda, kurā katru dienu rodas daudz negaidītu uzdevumu, mēģiniet atstāt tukšu vienu vidēju un divus mazus uzdevumus, gatavojoties priekšnieka pēdējā brīža pieprasījumiem.
Jā, es zinu, ka var būt grūti sašaurināt savu uzdevumu sarakstu līdz 1-3-5, bet ir svarīgi noteikt prioritāti. Patīk vai nē, dienā jums ir tikai tik daudz stundu, un jūs veiksit tikai ierobežotu skaitu lietu. Piespiest sevi izvēlēties 1-3-5 sarakstu nozīmē, ka paveiktais būs tas, ko izvēlējāties darīt, nevis tas, kas tikko notika, lai paveiktu.
Plānošana tāpat kā šī nozīmē arī to, ka jums būs labāk informētas sarunas ar vadītāju, kad viņš / viņa nāks uz jums kaut ko jaunu, kas ir jādara uzreiz, kā arī rīkus, lai atkārtoti noteiktu savu citu darbu. Piemēram, kad jūsu klēpī iekrīt pārsteiguma prezentācija, mēģiniet: "Protams, es varu jums to nogādāt līdz plkst. 15:00, bet Q1 atskaites nebūs gatavas līdz rītdienai, jo es to plānoju strādāt šodien . "
Iepazīstieties ar mūsu 1-3-5 uzdevumu sarakstu!
3. Pabeidziet vienu nozīmīgu uzdevumu pirms pusdienām (jūsu vismazākais mīļākais, ja iespējams)
Es atzīšu, ka šis man ir grūts, bet tas darbojas. Veiciet kādu no saviem lielajiem vai vidējiem uzdevumiem un vispirms to risiniet, no rīta, pirms e-pasta saņemšanas, pat ja varat. Nav labākas sajūtas, kā pirms pusdienām nobraukt grūto uzdevumu. Autors Braiens Tračijs to sauc par “jūsu vardes ēšanu”, kas pielāgota no slavenā Marka Tvena citāta: “No rīta vispirms ēdiet dzīvu vardi, un atlikušajā dienas laikā nekas sliktāks ar jums nenotiks.”
Mans līdzdibinātājs Kathryn bieži definē savas "vardes" vakarā, lai sagatavotos nākamajai dienai; ar to viņa ir gatava tos risināt no rīta, un tas neļauj daudzām dienām veikt mazāk patīkamus uzdevumus.
4. Izmantojiet kalendāru kā aktīvo darbu sarakstu
Ja konstatējat, ka jūs vienmēr pārvērtējat to, cik daudz jūs varat paveikt vienā dienā, efektīva pieeja ir iekļaut savus uzdevumus kalendārā tāpat kā sapulci. Nevis ieskicējiet ikdienas uzdevumus sarakstā, bet arī ieplānojiet tos, atstājot katram pietiekami daudz laika. W2 apstiprinājuma informācijas nosūtīšana HR var prasīt 15 minūtes, savukārt Q1 stratēģijas sagatavošana jūsu komandai var prasīt dažas stundas. Svarīgi ir būt reālistiskiem.
Izmēģinot šo pieeju, pārliecinieties, vai arī kalendārā esat bloķējis e-pasta ziņojumu, prāta vētru vai citu svarīgu, bet ne-piegādājamu, orientētu uzdevumu veikšanu. Piemēram, mēģiniet bloķēt stundu no rīta un stundu pēcpusdienā, lai strādātu caur iesūtni - un tad nepavadiet laiku starp mēģinājumiem apstrādāt e-pastus tajā minūtē, kad tie nonāk, kad patiešām plānojāt strādāt uz kaut ko citu.
5. Samaziniet sanāksmes, lai palielinātu produktīvo laiku
Visbeidzot, ja jūs atradīsit, ka jūs patiešām nevarat paveikt to, kas, jūsuprāt, jums būtu jāspēj dienā, neskatoties uz visiem iepriekš minētajiem padomiem, apsveriet, vai jūs varētu ciest no tikšanās.
Kā savulaik teica ekonomists Džons Kennets Galbraits, "sapulces ir neaizstājamas, ja nevēlaties kaut ko darīt." Faktiski vairākās aptaujās, kas tika veiktas par šo tēmu, tika izdarīti līdzīgi secinājumi, ka kaut kur ceturtdaļa līdz puse no sanāksmēs pavadītā laika ir izšķērdīga, nemaz nerunājot par to, ka sēžot, jūs nevarat īsti paveikt citus uzdevumus. sarunāties ar kādu citu.
Risinājums: ierobežojiet tikšanās. Pirms sapulces plānošanas padomājiet, vai to vispirms varētu atrisināt, izmantojot e-pastu vai telefona zvanu, vai arī uz dažām minūtēm ieejot kādas personas kabinetā. Ja nepieciešama sanāksme, uzskaitiet galvenos darba kārtības jautājumus, lai noteiktu nepieciešamos dalībniekus un īsāko laika grafiku, kuru varat ieplānot. Un jā, ir pilnīgi OK ieplānot 20 minūšu tikšanos, nav nepieciešams noapaļot līdz 30! Ja jums ir vajadzīgas sanāksmes, mēģiniet tās sagrupēt, lai dienas laikā atstātu lielus nepārtrauktus laika periodus, lai paveiktu reālo darbu.
Jā, gan reorganizēšana, gan plānošana uz priekšu ir ieguldījumi pašā sākumā, bet tikai padomājiet, cik priecīgs jūs būsit, kad faktiski tiks parādīts pilns dienas uzdevumu saraksts. Tāpēc sakārtojiet sevi, iegūstiet visus savus uzdevumus vienuviet, samaziniet uzmanības novēršanu un sāciet iekarot šo (vienas dienas lielumu) sarakstu!
