Vai jums ir darbs? Kas saistīts ar datoru, interneta savienojumu un galdu?
Tad jūs, iespējams, šogad rakstīsit romāna vērtu e-pastu, vienlaikus strādājot ar aptuveni 100 e-pastiem dienā.
Es domāju, ka mēs visi varam vienoties: E-pasta pārslodze sasniedz drudzi. (Un nav labs drudzis, piemēram, diskotēka vai govju zvans. Slikts drudzis. Tāpat kā vēdertīfs.)
Tāpat kā vairums cilvēku, es esmu pavadījis ievērojamu laiku, domājot par e-pasta sakārtošanu, e-pasta prioritāšu noteikšanu un ātrāku reaģēšanu. Bet pēdējā laikā es apsveru interesantāku jautājumu: kā es varu “apmācīt” cilvēkus (protams, maigi un ar mīlestību), lai, pirmkārt, man sūta mazāk e-pastu?
Šeit ir trīs no maniem iecienītākajiem paņēmieniem.
Vai tie ir revolucionāri jēdzieni? Ne īsti. Vai tie ir saprātīgi, saprātīgi atgādinājumi? ES tā domāju. Un, ja jūs piekrītat, es ceru, ka jūs man nosūtīsit e-pastu un pastāstīsit visu par to. (Tikai jokoju. Pilnīgi.)
1. Neatbildiet uz katru e-pastu uzreiz (vai vispār)
Tas var likties pretrunīgi pozitīvs, bet, kad jūs to patiešām iedziļināties, daudz “steidzamu e-pastu” mēdz atrisināt sevi bez jūsu palīdzības.
Piemērs: apmēram reizi dienā es saņemšu izmisīgu e-pastu no jauka klienta, kolēģa vai klienta, kurš saka kaut ko līdzīgu:
“Aleks! Palīdziet! Es cenšos darīt _________, bet neatceros, ko tu man teici darīt _________. Vai tu vari man to vēlreiz atgādināt? ”
Aptuveni 90% laika, ja es gaidu stundu vai divas un neko nedaru, šī pati persona raksta atpakaļ un saka:
“Aleks! Hooray! Es sapratu. Mana vaina. Aizmirsti!"
Izvēloties neatbildēt uzreiz, jūs “apmācāt” cilvēkus paļauties uz pašpaļāvību, vienlaikus radot saprātīgas un reālas cerības par to, cik ātri jūs varēsit atbildēt.
Protams, šeit izmantojiet veselo saprātu. Ja jūs strādājat klientu apkalpošanas pozīcijā un jūsu darba galvenais elements ir operatīva reakcija uz cilvēkiem, kuriem nepieciešama jūsu palīdzība, tad acīmredzot jūsu definīcija “kam vajadzīga mana palīdzība” būs atšķirīga nekā kāda cita.
Bet neatkarīgi no tā, kāds darbs jums ir, varat izmēģināt šo nākamo soli.
2. Izveidojiet automātisko atbildētāju ar noderīgām atbildēm uz bieži uzdotajiem jautājumiem
Izveidojiet sarakstu ar BUJ, ko cilvēki jums katru dienu sūta pa e-pastu. Pēc tam apkopojiet savas atbildes automātiskajā atbildētājā, kas cilvēkiem sniedz tieši to, kas viņiem nepieciešams.
Tas ir ļoti efektīvs, un atkal tas sūta smalku vēstījumu, ka jūs novērtējat cilvēkus, kuri vēlas palīdzēt paši.
Šis ir vienkāršs piemērs:
Sveiks!
Liels paldies par rakstīšanu.
Ja jūs lasāt šos vārdus, tas nozīmē, ka esmu dziļi iesaistījies lielā, aizraujošajā projektā un vairākas stundas nepārbaudīšu savu e-pastu.
Bet, pateicoties e-pasta burvībai, es joprojām varu jums palīdzēt tieši tagad!
Ja sūtāt e-pastu, lai iestatītu sapulci:
Lūdzu, izmantojiet manu tiešsaistes plānošanas rīku šeit. Tas ir labākais veids, kā bloķēt laiku.
Ja sūtat e-pastu, lai saņemtu statusa atjauninājumu projektā XYZ:
Lūdzu, pārbaudiet jaunāko laika grafiku šeit.
Ja jums ir ārkārtīgi svarīgs laika jautājums:
Lūdzu, piezvaniet manai kamerai pa tālruni ### - ### - ####. Vai arī pastaigājieties pie mana galda trešajā stāvā. Es būšu apkārt.
3. Atbildiet ar deklarācijām, nevis vairāk uz jautājumiem
Ja savus e-pasta ziņojumus noslēdzat ar šādiem atvērtiem jautājumiem:
"Kurā laikā, jūsuprāt, mums vajadzētu ieturēt pusdienas?"
“Vai atceraties, kā atjaunināt vietni, vai jums ir nepieciešama palīdzība?”
"Kā, jūsuprāt, mums būtu jāturpina no šejienes?"
Jautājumi radīs tikai vairāk e-pasta ziņojumu un vēl vairāk jautājumu, kam nepieciešama nepārtraukta pārdomāšana un uzmanība.
Tāpēc atvērtā jautājuma vietā mēģiniet noslēgt savus e-pastus ar skaidru deklarāciju, piemēram:
“Pusdienosim pulksten 12:30. Tiekamies kafejnīcā Luna. ”
“Kad esat gatavs atjaunināt vietni, šeit ir WordPress apmācība un saite uz mūsu uzņēmuma zīmolu vadlīnijām. Es esmu šeit, ja jums nepieciešama papildu palīdzība. ”
“Pievienosimies vienas nedēļas laikā. Es jums piezvanīšu nākamās pirmdienas pulksten 10. ”
Ja tas, ko jūs ierosināt, nedarbojas jūsu adresātiem, labi, viņi jums paziņos! Bet lielāko daļu laika viņi būs pateicīgi par jūsu precizitāti. Jūs atceļat viņiem garīgo kāju darbu, nemaz nerunājot par garu nevajadzīgu mierinājumu.
Apkopojot to visu?
Ja vēlaties apmācīt cilvēkus sūtīt mazāk (un labākus) e-pastus: modelējiet uzvedību, kādu vēlaties redzēt pasaulē.
Ja jums ir paradums sūtīt e-pastu draugiem un kolēģiem, lūdzot padomu par lietām, kuras jūs, iespējams, varētu darīt tikai Google, tad citi, iespējams, darīs to pašu ar jums.
Ja jūs rakstāt garos, rambling, finierzāģis-puzzle-esque e-pastus, tad jūs saņemsiet atbildes, kas ir tikpat noslēpumains.
Bet, ja esat pārdomāts un kodolīgs, jūs paaugstināsit latiņu visiem jūsu lokā - iemācīsit citiem tieši to, kā vēlaties izturēties.
Tāpēc esiet skaidrs un konsekvents skolotājs. Jūsu iesūtne (un psihe) pateiks paldies.
