Kā uzrakstīt īsākus e-pastus, ko cilvēki lasa - mūza

Runājot par e-pastiem, man ir tendence būt diezgan vārgiem.

Es dzīvoju ar intensīvām bailēm iznākt kā pārāk tiešam vai aukstam, un tur ir kaut kas par visiem šiem papildu vārdiem, niceties un (mulsinoši) izsaukuma punktiem, kas padara mani skaņu mazliet siltāku un draudzīgāku.

Bet, lūk, šī lieta: es galu galā tērēju savu laiku - tāpat kā laiku, kad persona lasa manu ziņu.

Neviens nevēlas tērēt savu dārgo garīgo enerģiju, pūžot caur pūkām, lai nokļūtu jūsu vietā. Tātad, ja jūsu sirdī ir mīlīga vieta nelielām sarunām un puķainai valodai, piemēram, man, kā jūs varat pārvaldīt, lai noņemtu savus ziņojumus par lietām, kas patiešām ir svarīgas?

Šeit ir četri padomi, par kuriem var rīkoties:

1. Izgrieziet aizpildīšanas vārdus un frāzes

Pastāv lielas iespējas, ka savos e-pasta ziņojumos tiek ievadītas frāzes.

Netici man? Izrakstiet e-pastu kolēģim un apskatiet, cik reizes esat iekļāvis vārdus “Es domāju.” Lai arī tas palīdz mīkstināt jūsu valodu, tas ir pilnīgi nevajadzīgi. Tiek pieņemts, ka tas ir tas, ko jūs domājat, jo jūs pats rakstāt ziņojumu.

Tas pats noteikums attiecas uz tādu vārdu kā “tikai”. Mēs visi to iepludinām šeit un tur. Bet vairumā gadījumu to varēja pilnībā izgriezt.

Filtrējot jebkuru citu jucekli, kas varētu būt slēpts, ir vēl viens mana bijušā žurnālistikas instruktora padoms, kas joprojām man patīk: meklējiet, kur esat iekļāvis komatus. Daudzas reizes viņi ievēro kvalifikāciju, kuru varat izdzēst. Jūs zināt, tādas lietas kā “Lieki teikt”, “Tomēr”, “Patiešām” vai pat “Jūs zināt”, ko es mēdzu sākt tieši šajā teikumā.

2. Izmantojiet aizzīmju punktus

Nepieciešamā konteksta iekļaušana ir viena lieta. Bet, it īpaši e-pastos, ir vilinoši iet pāri bortam un piepildīt ziņojumu ar visu veidu nebūtiskām detaļām.

Tāpēc aizzīmju punktu izmantošana var būt tik noderīga - tie liek būt daudz kodolīgākiem un tiešākiem rakstot. Izaiciniet sevi noteikt, vai ir kādas rindkopas, kuras labāk būtu pārveidot par saīsinātu sarakstu.

Lai gan jūs nevēlaties, lai viss e-pasts būtu šķietami nebeidzams aizzīmju punktu saraksts, dažu lielāku teksta gabalu sadalīšana var padarīt piezīmi īsāku (un daudz sakārtotāku).

3. Norādiet cilvēkus uz attiecīgajiem dokumentiem

Ik pa laikam informācija, kuru jūs izmisīgi cenšaties iekļūt e-pastā, jau ir ierakstīta citur - neatkarīgi no tā, vai tas ir dokumentā, prezentācijā, vietnē vai kaut kas cits.

Jums nav nepieciešams no jauna izgudrot riteni. Tātad, ja jūs varat rakt papildu resursus, kuriem jau ir kopīga visa šī nepieciešamā informācija, atsaucieties uz to saņēmēju, nevis mēģiniet to apkopot.

4. Izlaidiet Mazo Talku

Ja jūs esat kaut kas līdzīgs man, jūs vienreiz apskatījāt šo padomu un domājāt, vai jūs mani vicinat? Izlaižot šos priekus, mani noteikti pārvērtīs par biroja briesmoni!

Es nokļuvu, no kurienes jūs atrodaties - aizsniegt katram manam ziņojumam draudzīgu jautājumu šķiet pieklājīgi. Bet bieži vien tas tik un tā paliek pilnīgi bez atbildes. Tā ir pilnīgi nevajadzīga detaļa, kurai vairums cilvēku vienkārši spīd.

Nekautrējieties rīkoties ātri un patīkami: “Es ceru, ka jums klājas labi!” Tomēr, iespējams, vislabāk ir noklikšķināt atpakaļatkāpes taustiņā uz kaut ko citu.

Šie triki darbībā

Vai vēlaties pierādījumu, ka šie padomi tiešām darbojas? Apskatiet tālāk sniegtos piemērus, lai redzētu, kā otrais e-pasts iegūst tādu pašu punktu kā pirmais - ar daudz mazāk vārdu.