Vai jūsu darba vieta pēdējā laikā nedaudz jūtas kā Kongress? Vai katrs strādā savas komandas labā, nevis uzņēmuma kolektīva pilnveidošanā? Vai jums ir grūtības sasniegt eju, lai iegūtu nepieciešamo informāciju, lai labi veiktu savu darbu, vai vispār?
Lai arī bezpeļņas darbiniekus vieno viņu organizāciju misija, esmu secinājis, ka šie jautājumi nomoka bezpeļņas organizācijas tāpat kā jebkura cita veida uzņēmumi. Kaut arī mums var būt prātā viens gala rezultāts, mēs esam viegli sadalīti pa funkcijām un to, kā mēs izpildām šo misiju.
Visbiežāk sadursmes bezpeļņas pasaulē notiek starp programmas darbiniekiem un līdzekļu vākšanas darbiniekiem. Programmas darbinieki bieži apsūdz līdzekļu vākšanu par naudas koncentrēšanu misijas laikā, nepatiesu organizācijas darba atspoguļošanu vai klientu izmantošanu. No otras puses, līdzekļu piesaistītāji kļūst neapmierināti, kad programmu darbinieki neiesniedz viņus svarīgiem notikumiem, apgrūtinot viņiem iespēju piesaistīt naudu, kas nepieciešama programmu darbībai. Pievienojiet faktu, ka bezpeļņas organizācijās pastāvīgi trūkst darbinieku, un jums ir stresa un pārmērīgs personāls - tas var izraisīt uzkrītošu izturēšanos un neefektīvu līdzekļu vākšanu un programmu attīstību.
Neatkarīgi no tā, vai esat arī bezpeļņas organizācijas loceklis, vai arī jūsu uzņēmums ir vienkārši sadalīts neredzamās tvertnēs, kuras, šķiet, nespēlē jauki, šeit ir daži no maniem labākajiem padomiem, kā aprakt lūku ar kolēģiem un izdomāt, kā sazināties labāk.
1. Noskaidrojiet savu lomu
Tas šķiet pamata, taču tas, iespējams, ir daudzu jūsu problēmu sakne. Manā situācijā kā līdzekļu piesaistītājam es ceru, ka visi darbinieki - neatkarīgi no viņu noteiktajām lomām - piedalīsies līdzekļu vākšanā kādā līmenī. Tomēr, ja viņiem nekad iepriekš tas nav bijis jādara vai arī viņi pilnībā nesaprot, kāpēc es iesniedzu pieprasījumu, es bieži sastopos ar zināmu pretestību. Lai izlīdzinātu lietas, es paskaidroju, kas man vajadzīgs un kāpēc man tas vajadzīgs. Citādi cilvēkiem, kuriem nav daudz pieredzes ar manu funkciju, izskatās, ka es viņiem lūdzu darīt savu darbu manis labā.
Bieži vien ir arī noderīgi skaidri norādīt, kā jūsu loma var viņiem palīdzēt pretī. Piemēram, kā persona, kas regulāri sazinās ar finansētājiem, es izskaidroju, ko dara mana organizācija un kā mēs to darām ikdienā. Es tiekos arī ar fondiem, kuri atbalsta vairākus citus mūsu nozares bezpeļņas organizācijas un kuriem ir izpratne par labāko praksi. Tas padara mani par perfektu jebkuras programmas plānošanas sanāksmes dalībnieku, it īpaši, ja vadītājam ir bažas par to, vai jaunu programmu var finansēt.
Tiklīdz jūsu kolēģi precīzi zināt, kas jums no viņiem vajadzīgs, lai izpildītu savu lomu, un kā jūs varat viņiem palīdzēt pretī, jūs atradīsit, ka saziņa un sadarbība kļūst daudz vieglāka.
2. Apmeklējiet otras puses sanāksmes
Ja godīgi, tad daudzu organizāciju lielākā komunikācijas problēma bieži ir tā, ka mēs faktiski nesazināmies savā starpā! Tagad es zinu, ka nevienam kalendārā nav vajadzīgs cits notikums, bet, ja esat pamanījis sadarbības vai komunikāciju sabrukumu starp departamentiem, varbūt ir pienācis laiks atteikties no otras puses regulārajām sanāksmēm. Tādā veidā viņiem nav jāpierakstās, jāieraksta un jānosūta jums (ko jūs, iespējams, nekad nelasīsit). Tā vietā, atrodoties klāt, jūs varat nekavējoties interpretēt informāciju.
Man patīk, ja mani kolēģi piedalās līdzekļu vākšanas sanāksmēs - viņiem bieži ir lieliskas idejas vai atsauksmes par jautājumiem, ar kuriem saskaras mana nodaļa. Dažreiz darba kārtība ir tikpat vienkārša kā programmas atjaunināšana, bet reizēm kāds cits departaments ieteiks pilnīgi jaunu veidu, kā domāt par projektu, kas nozīmē arī jaunu veidu, kā piesaistīt līdzekļus tam.
Šīs sanāksmes ļauj arī labāk izprast kolēģu izaicinājumus. Ja jūs domājat, ka viņi ir smieklīgi, lai jūs aizmeklētu par noteiktu informāciju, vai slinki par to, ka neatrisina to, kas, jūsuprāt, ir zvaigžņu ideja, tā var mainīties, kad sākat izprast visu viņu stratēģiju vai kad jūs atklāsit, cik daudz darba nonāk vienā no viņu projekti.
3. Plānošana ir spēks
Manā organizācijā visvairāk berzes starp darbiniekiem rodas saistībā ar grafikiem un cerībām. Līdzekļu vākšanas darbinieki ir atbildīgi par priekšlikumu pārvaldību un termiņu paziņošanu fondiem, un dažreiz šie termiņi prasa diezgan smieklīgus apgrozījuma laikus.
Ja programmas darbiniekus neveic nepieciešamie dati, lai savāktu un analizētu šos termiņus, viņi, saprotams, var kļūt neapmierināti un stresa stāvoklī. Un dažreiz vajadzīgo datu un informācijas sarežģītības dēļ šajā laika posmā var būt neiespējami to mainīt. Šādā gadījumā līdzekļu vākšanas personāls var vienoties un noteikt dažādas cerības ar finansētājiem, taču arī viņiem tas ir vajadzīgs laiks - tas nozīmē, ka programmēšanas personāls nevar gaidīt līdz pēdējai minūtei, lai pieprasītu pagarinājumu.
Atkarībā no organizācijas, kaut kas tik vienkāršs kā koplietota kalendāra iestatīšana var palīdzēt jums paziņot par iekšējiem un ārējiem termiņiem. Nav slikta ideja arī visas bažas risināt tieši tad, kad tās parādās, piemēram, kad pienāk dotācijas apstiprinājuma vēstule, tāpēc līdzekļu vākšanas darbiniekiem ir vairāk laika sarunām vai visa komanda var strādāt kopā, lai izveidotu B plānu.
E-pasts, mobilie tālruņi un internets ir palīdzējuši mums uzturēt kontaktus, efektīva komunikācija joprojām ir izaicinājums ikvienai darba vietai. Dienas beigās atcerieties, ka jūs visi esat kopā un ka jūsu panākumi ir atkarīgi no tā, vai visi labi dara savu darbu. (Un, ja viss pārējais neizdodas, klausieties Otis un izmēģiniet nelielu maigumu.)
