Ņemot vērā, ka e-pasts ir galvenā saziņas forma lielākajā daļā biroju, mēs ne vienmēr izvēlamies rakstītos vārdus tik saprātīgi, kā vajadzētu. Īpaši tad, kad mēs cenšamies ātri nokļūt iesaiņotā iesūtnē vai atbildēt uz ziņojumiem starp sapulcēm mūsu telefonos, ir viegli būt kaitinošam, nobrāztam vai vienkārši rupjšm, to neapzinoties. Izmantojot tikai dažus vārdus, kas ierakstīti (vai izlaisti), ātrais e-pasts var pāriet no draudzīga ziņojuma līdz pilnīgai katastrofai.
Nu, ir pienācis laiks veikt e-pastu. Šeit ir daži no visbiežāk sastopamajiem darba vietu maldinājumiem, kurus mēs neapzināti veicam, un dažas ātras novēršanas stratēģijas, lai no tām izvairītos nākotnē.
1.
Vai esat kādreiz saņēmis e-pasta ziņojumu ar tikai tēmu? Redzēja, ka esat tālrunī - piezvaniet man, kad rodas izdevība, vai Kur ir jūsu mēneša beigu pārskats? Jā - un jūs, iespējams, atradāt to mazinošu, kaitinošu vai abus. Atcerieties, vai jūs esat asociētais darbinieks vai pārvaldnieks, e-pasta sūtīšana un īsziņu sūtīšana nav tas pats un nekad. Un e-pasta ziņojumā ar tēmu, kas rakstīts kā teksts, vienmēr tiks nosūtīts tas pats ziņojums: jūs neesat mana laika vērts.
Ātrā labošana: Mums visiem birojā ir trakas dienas, kad jums vienkārši jāpieskaras bāzei ar kolēģi vai tiešs ziņojums, nerakstot romānu. Tāpēc nevajag. Izmantojiet viena vai divu vārdu tematu, piemēram, sapulci vai mēneša beigas, izmantojot īsu vai divus īsus ziņojumus:
Šī pieeja vienmēr un mūžīgi būs vērts papildu 15 sekundes no jūsu laika.
2.
Kad jums ir svarīgs projekts vai ziņojums, kuru apspriežat pa e-pastu, visu vārdu izrakstīšana ar lielajiem burtiem ( man NEPIECIEŠAMA jūsu pierakstīšanās līdz šodienas beigām ) un pilnu teikumu izcelšana, pasvītrošana vai pasvītrošana var saskarties kā saruna. saviem kolēģiem.
Es reiz strādāju ar kādu, kurš man sūtīs e-pastus ar vajadzību apstiprināt sarkanā krāsā un ar visiem burtiem visā viņas ziņojumā vai ar pilnām rindiņām, kas izceltas dzeltenā krāsā. Viņa centās būt informatīva un atsaukties uz svarīgām detaļām, taču viņas pieeja izrādījās pārāk nobrāzuma pilna.
Ātrā labošana: izmantojiet treknrakstā vai slīprakstā rakstītos virsrakstus vai aizzīmju punktus, lai izsauktu svarīgos projektus vai veidojamos punktus un saglabātu formatējumu pāris vārdiem, nevis veselām rindkopām. Ja jūs uztraucaties, vai lasītājs var skenēt pa e-pastu un palaist garām steidzamus priekšmetus, pārliecinieties, vai izmantojat informatīvu e-pasta tēmu, piemēram, projektus, kuru termiņš jāapstiprina dienas beigās. Visbeidzot, pārliecinieties, ka e-pasta ziņojumi ir ātri un kodolīgi, kas ļaus saņēmējam iegūt visu nepieciešamo informāciju.
3.
Kad sūtāt kolēģim e-pastu ar noderīgu mājienu vai detaļu, kas tika aizmirsta iepriekšējā ziņojumā, nospiežot “atbildēt visiem” var sniegt draudzīgu ieguldījumu vai padomus, piemēram, pazemojošus vai konkurējošus, it īpaši, ja personas vadītājs ir cc'ed. (Kāda priekšnieka kopēšana pa e-pastu ar labojumu principā ir tas pats, kas izteikt konstruktīvu kritiku, kamēr viņas priekšnieks stāv turpat - to neviens nenovērtē.)
Ātrā labošana: ja jums ir ieteikums sūtītājam, nosūtiet viņam e-pastu tieši, ideālā gadījumā izmantojot citu pavedienu, lai nepastāv risks nejauši uzklikšķināt uz “atbildēt visiem”. Vēl labāk, paņemiet tālruni! Ātrais telefona zvans ļauj viegli noskaidrot informāciju, neriskējot nevienu aizvainot.
4.
Es zinu, kad jums steidzas laiks un tiek nodrošināta enerģija caur iesūtni, tas var šķist nevajadzīgs solis, lai ierakstītu paldies, jūsu vārds , it īpaši, ja tur ir jūsu e-pasta paraksts. Nu, dariet to jebkurā gadījumā. E-pasta adreses pārtraukšana bez jūsu vārda ir tāda pati kā aiziešana no sarunas, atvadoties. Tas liek izskatīties steidzīgam un aplietajam, un tas ir rupjš.
Ātrā labošana: pievienojiet pateicību un savu vārdu savam firmas parakstam un iestatiet, lai tas automātiski aizpildītu jūsu e-pastu, kad nospiedat nosūtīt. Pierakstīšanās draudzīgā un profesionālā veidā tiks izdarīta katru reizi - jums nevajadzēs rīkoties.
5.
Ja e-pasts tiek pārsūtīts, nosūtot e-pastus, kurus jūs nevēlaties, lai jūsu pārvaldnieks redzētu, jūs varat profesionāli saistīt. Jā, tas būtu pats par sevi saprotams, bet tas joprojām notiek visu laiku. Mans draugs strādāja ar sievieti, kura sūdzējās par viņu e-pasta ķēdē, un uzmini, ko? Šis e-pasts galu galā nonāca viņas iesūtnē.
Atcerieties arī, ka uzņēmuma e-pasts ir uzņēmuma īpašums un tiek uzskatīts par godīgu spēli, ja cilvēkresursi nolemj, ka viņiem ir nepieciešama piekļuve jūsu kontam. Atklāti padomi kolēģim, sūdzības par kolēģiem vai informācija par jūsu nedēļas nogales plāniem nekad nedrīkst atstāt izsūtni.
Ātrā labošana: esiet pilnīgs profesionālis un izliecieties, ka jūsu priekšnieks tiek ierakstīts rakstiski par katru sūtīto e-pastu. Stāsta beigas.
