Noņemiet dublētos datu ierakstus programmā Excel
Izklājlapu programmas, piemēram, Excel, bieži tiek izmantotas kā datu bāzes tādām lietām kā rezerves daļas, pārdošanas ieraksti un adresātu saraksti.
Excel datubāzes sastāv no datu tabulas, kas parasti tiek sakārtoti datu rindās, ko sauc par ierakstiem.
Rekordā dati katrā rindā esošajā šūnā vai laukā ir saistīti, piemēram, uzņēmuma nosaukums, adrese un tālruņa numurs.
Kopējā problēma, kas rodas kā datubāze, palielinās pēc dublējošu datu vai datu rindu skaita.
Šī dublēšanās var notikt, ja:
- Visus ierakstus ieraksta datubāzē vairāk nekā vienu reizi, iegūstot divus vai vairākus identiskus ierakstus
- Vairākos ierakstos ir viens vai vairāki lauki, piemēram, nosaukums un adrese, kas satur vienādus datus.
Katrā ziņā ierakstu dublikāti var izraisīt virkni problēmu, piemēram, vairāku dokumentu kopiju nosūtīšana vienai un tai pašai personai, ja datu bāzē tiek izmantota pasta sapludināšana, tāpēc ir pareizi pārbaudīt un noņemt dublētus ierakstus par regulāru pamats.
Lai gan viegli atlasīt dublētus ierakstus mazā paraugā, piemēram, attēlā redzamajā attēlā, datu tabulās var viegli iekļaut simtiem, ja ne tūkstošiem ierakstu, tāpēc ir ļoti grūti atrast dublētus ierakstus - it īpaši daļēji atbilstošus ierakstus.
Lai atvieglotu šī uzdevuma veikšanu, Excel ir iebūvēts datu rīks, kas nav pārsteigums. Noņemt dublikātus, ko var izmantot, lai atrastu un noņemtu identiskus vai daļēji atbilstošus ierakstus.
Tomēr veids, kā Noņemt dublikātus ir izveidots instruments, identiski un daļēji atbilstoši ieraksti jāizskata atsevišķi.
Tas ir tāpēc, ka Noņemt dublikātus Dialoglodziņš parāda izvēlēto datu tabulas lauku nosaukumus un jūs izvēlaties, kuri lauki jāiekļauj atbilstošu ierakstu meklēšanā:
- Vienādiem ierakstiem meklējiet visus laukus - atstājiet atzīmes blakus visiem kolonnu vai lauku nosaukumiem;
- Daļēji atbilstošiem ierakstiem - atstājiet atzīmes blakus tikai tiem atbilstošajiem laukiem.
Lauka nosaukumi un kolonnu vēstules
Kā jau tika minēts, Noņemt dublikātus rīks sastāv no dialoglodziņa, kurā jūs izvēlaties atbilstošos laukus, kurus vēlaties meklēt, atzīmējot vajadzīgo lauka vai kolonnu nosaukumus.
Informācija, kas dialoglodziņā tiek parādīta - lauku nosaukumi vai kolonnu burti, ir atkarīgi no tā, vai jūsu dati satur pozīciju rindu - vai galvenes - datu tabulas augšpusē, kā redzams attēlā iepriekš.
Ja tas ir - pārliecinieties, vai opcija dialoglodziņa labajā pusē - Maniem datiem ir galvenes - ir atzīmēts un Excel šajā rindiņā parādīs nosaukumus lauka nosaukumos dialoglodziņā.
Ja jūsu datiem nav galvenes rindas, dialoglodziņā tiks parādīti atbilstošie sleju burti izvēlētajā datu diapazonā.
Blakus esošais datu diapazons
Priekš Noņemt dublikātus rīks, lai pareizi darbotos, datu tabulai jābūt tuvu datu diapazonam - tātad tai nedrīkst būt tukšas rindas, kolonnas un, ja iespējams, nav nevienas tukšas šūnas, kas atrodas tabulā.
Datu tabulā nav sagatavju, jo tā ir laba prakse, kad runa ir par datu pārvaldību kopumā, nevis tikai, meklējot datu dublētus datus. Citas Excel datu rīki, piemēram, šķirošana un filtrēšana, vislabāk darbojas, ja datu tabula ir saistīts ar datu diapazonu.
Noņemiet atkārtotu datu ierakstu piemēru
Augšējā attēlā datu tabula satur divus identiskus ierakstus par A. Thompsons un divi daļēji atbilstošie ieraksti par R. Holt - kur visi lauki sakrīt, izņemot studentu skaitu.
Tālāk norādītie soļi sniedz sīkāku informāciju par to, kā izmantot Noņemt dublikātus datu rīks:
- Noņemiet otru no diviem identiskiem ierakstiem par A. Thompsons .
- Noņemiet otro daļēji atbilstošo ierakstu par R. Holt .
Dialogu dialoga noņemšanas dublējuma atvēršana
- Noklikšķiniet uz jebkura šūna, kurā ir dati parauga datu bāzē.
- Noklikšķiniet uz Dati lente uz cilnes.
- Noklikšķiniet uz Noņemt dublikātus ikona, lai izceltu visus datus datu tabulā un atvērtu Noņemt dublikātus dialoglodziņš.
- The Noņemt dublikātus dialoglodziņš parāda visus kolonnu virsrakstus vai lauku nosaukumus no mūsu datu parauga
- Blakus lauka nosaukumam esošās atzīmes norāda, kuras slejas Excel mēģinās saskaņot, meklējot dublētus ierakstus
- Pēc noklusējuma, kad tiek atvērts dialoglodziņš, visi lauku nosaukumi tiek izslēgti
Identisko ierakstu atrašana
- Tā kā šajā piemērā mēs meklējam pilnīgi identiskus ierakstus, mēs atstāsim visus sleju virsrakstus
- Klikšķis labi
Šajā brīdī jāņem vērā šādi rezultāti:
- Dialoglodziņam vajadzētu aizvērt un aizstāt ar ziņojumu, kurā teikts: 1 atrasta un noņemta atkārtota vērtība; 7 unikālas vērtības paliek.
- Rinda, kurā ir dublikāts A. Thompsons ieraksts tiks noņemts no datubāzes
- Pat ja ir divi daļēji atbilstoši ieraksti par R. Hol t, jo ne visi lauki ir saskaņoti - studentu skaits abiem ierakstiem atšķiras - Excel uzskata, ka tas ir unikāls datu ieraksts
Atrodiet un noņemiet daļēji atbilstošos ierakstus un noņemiet dublikātus
Viena lauka pārbaude vienlaikus
Tā kā Excel tikai noņem datu ierakstus, kas precīzi atbilst atlasītajiem datu laukiem, vislabākais veids, kā atrast visus daļēji atbilstošos datu ierakstus, ir noņemt atzīmi tikai vienam laukam vienlaikus, kā tas ir izdarīts turpmākajās darbībās.
Turpmākie ierakstu meklēšanas vaicājumi, kas atbilst visiem laukiem, izņemot nosaukumu, vecumu vai programmu, noņems visas iespējamās kombinācijas daļēji atbilstošiem ierakstiem.
Daļēji atbilstošu ierakstu atrašana
- Ja nepieciešams, noklikšķiniet uz jebkuras šūnas, kurā ir dati datu tabulā
- Noklikšķiniet uz Dati lente uz cilnes.
- Noklikšķiniet uz Noņemt dublikātus ikona, lai izceltu visus datus datu tabulā un atvērtu Noņemt dublikātus dialoglodziņš.
- Visi datu lauku nosaukumi vai kolonnu virsraksti ir atlasīti.
- Lai atrastu un noņemtu ierakstus, kuriem katrā laukā nav atbilstības, noņemiet atzīmi no tiem lauku nosaukumiem, kurus Excel ignorē.
- Šajā piemērā noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas blakus Studentu ID kolonnas virsraksts, lai noņemtu atzīmi.
- Tagad Excel tikai meklēs un noņems ierakstus, kuriem ir atbilstošie dati Uzvārds , Sākotnējā , un Programma lauki.
- Klikšķis labi
- Dialoglodziņam vajadzētu aizvērt un aizstāt ar ziņojumu, kurā teikts: 1 atrasta un noņemta atkārtota vērtība; 6 unikālas vērtības paliek.
- Rinda, kurā ir otrais ieraksts par R. Holt ar Studenta ID ST348-252 tiks noņemti no datubāzes.
- Klikšķis labi lai aizvērtu ziņojuma lodziņu
Šajā brīdī datu datu tabulas paraugam jābūt bez datu dublējošiem datiem.
