Cik bieži jums šķiet, ka jums neizdodas iekļūt savu uzdevumu sarakstā?
Un nē, ieskaitot “Rakstīt aktīvo darbu sarakstu” tikai tāpēc, lai dotu sev kaut ko tūlītēju, un tas netiek uzskatīts par uzvaru.
Protams, ne vienmēr tā ir jūsu vaina - katrs uznirstošais ugunsdzēsības urbis tikai padara jūsu sarakstu garāku un garāku.
"Mēs esam pārāk aizņemti, pārdzīvojot savu dzīvi, cenšoties noturēt bumbiņas gaisā un galvas virs ūdens: Vai ir kāds labāks veids, kā to izdarīt?" Saka Maura Tomasa, vietnes RegainYourTime.com dibinātāja un personīgās grāmatas autore. Produktivitātes noslēpumi .
Izrādās, ka ir, ja jūs ņemt dzeramnaudu no Dwight D. Eisenhower.
Stefana Koveja popularizētais, bet, balstoties uz bijušā prezidenta produktivitātes principiem, Eizenhauera matrica palīdz kategorizēt uzdevumus pēc to nozīmīguma un steidzamības līmeņa, lai jūs varētu izlemt, kur koncentrēt savu enerģiju.
Sadalot savus uzdevumus vienā no četrām skaidri definētām kategorijām, Eizenhauera matrica liek jums novērtēt, kas patiešām ir jūsu laika cienīgs un ko var deleģēt vai pat sajaukt.
Zemāk mēs piedāvājam piemērus par darbību veidiem, kas ietilpst katrā kategorijā. Skatiet, kā jūs sadalīsit savu uzdevumu sarakstu; pēc tam sekojiet Tomasa ieteikumiem, kā rīkoties katram veidam, lai jūs īsākā laikā varētu paveikt vairāk.
1. kategorija: svarīgi un steidzami
Jūsu palīgs paziņo viņai - un viņas pēdējā diena ir rīt. Steidzams klienta pieprasījums iemet uzgriežņu atslēgu projektā, kas noritēja veiksmīgi. Šie uzdevumi tiek uzskatīti par krīzi vai tiem ir kritiski termiņi, kas jums jāievēro.
Kā tos novērst
Tā kā jūs nevarat paredzēt, kad krīzes parādīsies, pieņemiet, ka tās notiks un atstājiet tām vietu savā grafikā.
“Lielākā daļa cilvēku pārspīlē sevi, bet, ja kaut kas noiet greizi, visi plāni krīt kā domino, ” saka Tomass. Atrisinājums? Neaizpildiet vairāk kā 60% sava produktīvā laika.
Piemēram, ja strādājat no plkst. 8:00 līdz 18:00, atstājiet kalendārā apmēram četras stundas tukšas, lai pieļautu ārkārtas situācijas. Ja šajā dienā nav ārkārtas situāciju, jums veicas un varat tikt galā ar nākamās dienas uzdevumiem.
2. kategorija: svarīgi, bet neatliekami
Tīkla pusdienu plānošana ar darbā pieņemšanas vadītāju. Plānojot ģimenes brīvdienas, piecelties kājās. Prāta vētras ilgtermiņa mērķi jūsu komandai. Šie uzdevumi ietekmē jūsu vispārējos mērķus, taču tiem nav obligāti jābūt beigu termiņam.
Kā tos novērst
Lielākā daļa no šiem priekšmetiem būs lieli projekti, nevis ikdienas uzdevumi, tāpēc sadaliet katru uz koduma lielumu, lai palīdzētu jums sākt, saka Tomass.
Nosakiet noteiktu laika periodu, kurā varat strādāt pie tiem priekšmetiem, kurus jūs nevarat sadalīt, tāpēc jums tas liekas pārāk mazs, tāpēc pats uzdevums jūtas mazāk apgrūtinošs.
Tomass arī ierosina ikdienas uzdevumu sarakstā iekļaut tikai trīs svarīgus, taču ne steidzamus uzdevumus, lai atstātu laiku e-pastiem, sanāksmēm un krīzēm un, kad vien iespējams, strādājiet ar tiem dienas laikā, kad jūtaties visvairāk enerģijas.
3. kategorija: nav svarīgi, bet steidzami
E-pasti, tālruņa zvani, kolēģu jautājumi - tās ir lietas, kuras jums nekavējoties jārisina, pat ja tās nepalīdz jums sasniegt lielākus mērķus.
Kā tos novērst
“Vienkāršākais veids, kā kontrolēt uzmanību, ir kontrolēt tehnoloģiju, ” saka Tomass.
Vispirms pārbaudiet savu e-pastu partijās tikai dažas reizes dienā - teiksim, ik pēc trim stundām vai pēc kāda svarīgāka uzdevuma veikšanas. Lai pārliecinātos, ka pieturieties pie tā, pilnībā atmest e-pastu, lai jums nebūtu kārdinājuma pārbaudīt brīdinājumus.
Tas pats attiecas uz jūsu tālruni: apklusiniet to pilnībā - pēc tam nolieciet to atvilktnē vai vērstu uz leju uz galda, lai neredzētu brīdinājumus.
Un, ja jūs saņemat pārāk daudz zvanu vai pieprasījumu no līdzstrādniekiem ārpus tiem atvēlētā laika, vienkārši aizveriet biroja durvis, uzlieciet austiņas vai uzlieciet “netraucēt” zīmi krēsla vai kabīnes sienas.
4. kategorija: nav svarīgi un nav steidzami
Neatkarīgi no tā, vai tiek reģistrēti izdevumu pārskati, veidoti līgumi vai iesniegti dokumenti, “šie ir uzdevumi, kuriem nebūs lielas ietekmes uz mūsu darbu, kad mēs tos darīsim, taču tie nepazūd, ” saka Tomass.
Kā tos novērst
Tomass iesaka izmantot ārpakalpojumus pēc iespējas lielākam skaitam šo uzdevumu, deleģējot tos jaunākam darbiniekam vai personisku darbu veikšanai virtuālam palīgam.
Pat ja jums ir jāmaksā par palīdzību no ārpuses, stundas, kuras atgūstat, lai sasniegtu svarīgāku mērķi - piemēram, beidzot sākt gatavoties nākamajam lielajam karjeras virzienam -, ilgtermiņā varētu jums palīdzēt iziet uz priekšu finansiālā ziņā.
Saistītie: 6 cilvēki, 6 līdzsvarojošie akti: spožais darba un dzīves izaicinājums, kas ietaupa manu saprātu
