Audio konferences zvani sniedz daudz priekšrocību biznesa un sociālo sanāksmju veikšanai, taču tiem ir savs kopīgu problēmu kopums. To neievērošana var nozīmēt atšķirību starp profesionālu, efektīvu un efektīvu sapulci un tikko saprotamu sliktu cilvēku konferences zvanu, kas neizpilda mērķus. Šeit ir septiņas kopīgas problēmas un to novēršana.
1. Fona troksnis
Tas ir troksnis, kas nāk no dalībnieka neatkarīgi no viņu balss, piemēram, krēsli, fona pogas, mašīnu trokšņi, papīra strūklu utt. Jūs saņemat šos trokšņus galvenokārt ar dalībniekiem, kas izmanto VoIP (balss pārraide internetā), jo tradicionālais tālrunis klausule ir veltīta un neliela diapazona mikrofoni, bet VoIP darbojas ar ierīces mikrofonu, kas ir saprātīgāks. Piemērs ir mikrofonu masīvu sistēma klēpjdatoros. Daži cilvēki piedalās konferencēs, izmantojot savas ierīces brīvroku režīmā.
Vienīgais veids, kā novērst šo situāciju, ir informēt dalībniekus par traucējumiem, ko tie rada, ko vislabāk var izdarīt, izmantojot saziņu pirms konferences zvana. Piemēram, organizatoram, iespējams, vēlēsities izplatīt e-pastu uz konferences zvanu etiķeti pirms sesijas.
2. Echo
Echo var būt daļa no fona trokšņa, bet tas ir vairāk tehniski nekā tas. Konkursa dalībniekam, kas piedalās konferencē, var būt problēmas ar viņu telefonu - varbūt tam nav echo anulēšanas. (Lasiet vairāk par to, kā pārtraukt atbalss ražošanu.)
Kāds, kam ir echo, parasti tiek lūgts pakārt. Tātad atkal ir svarīga aktīva izpratne par jebkādiem tehniskiem jautājumiem saistībā ar telefoniem un citām iekārtām, kas tiek izmantotas konferences sarunā.
3. Preses vadības trūkums
Audio konferences zvana laikā izmantojat tikai vienu no savām sajūtām: savu dzirdi. Jūs neredzēsit cilvēkus, ar kuriem jūs runājat vai klausāties. Neatkarīgi no tā, kā jūs sekot līdzi katram ierakstam un iziet no konferences zvana, pēc konferences dziļuma jūs, iespējams, nezināt par savu klātbūtni.
Šī problēma joprojām nav galīgs risinājums. Pirmais instruments, kas piedāvā jebkura veida klātbūtnes pārvaldību, ir UberConference, kas ļauj jums redzēt, kas runā, kurš šeit ir, kurš nav, un tā tālāk. Pēdējā laikā ir izveidojušies vairāki šādi rīki, no kuriem daži ir interesanti vizuālie saskarnes, kas pārstāv dalībniekus ar ikonām. Vislabākais veids, kā pārvaldīt dalībnieku klātbūtni, joprojām var būt vienkāršs etiķete: lūdziet katram cilvēkam paziņot par savām atnākšanām un attieksmi, pateicoties pieklājībai.
4. Mūzika ir aizturēta
Cilvēki parasti savās telefonu saskarnēs izmanto individuāli, bet nekad neveic konferences zvanus. Lai gan tas varētu būt jauki kādam, kurš ir aizturēts, lai klausītos mūziku, konferences zvana laikā tas būs traucējošs. Daži dalībnieki varētu likt konferenci atlikt, piemēram, apmeklējot kādu citu zvanu vai uzdevumu, tādējādi netīši pievienojot konferencei ritmisko atmosfēru. Šeit atkal ir vērts izskatīt iepriekšēju konferenču ētikas veicināšanas kampaņu.
5. Vadības trūkums
Dažos gadījumos, ja grupai nav līdera, tā vietā tiks veikts haoss. Tas ir īpaši iespējams konferences iestatījumos. Vienai personai būtu jāvirza diskusija, lai visiem būtu pietiekami daudz laika runāt un tiktu pievērsta pietiekama uzmanība, un viss atkal būtu jārisina, ja būtu konflikts vai tieksme.
6. Materiālu un dokumentu nepietiekamība
Daudzas konferences attiecas uz dokumentiem, materiāliem un rīkiem. Nepareiza šādas informācijas izplatīšana liek dažiem dalībniekiem nonākt tumsā dažos punktos, tādējādi izraisa interesi. Pēc tam uzmanieties, lai izplatītu attiecīgo informāciju un dokumentus visiem dalībniekiem jau pirms konferences sākuma.
Cits, labāks veids ir izmantot tiešsaistes sadarbības rīkus, kas ļauj mijiedarboties ar šādiem materiāliem.
7. Slikta zvanu kvalitāte
Tas bieži notiek ar VoIP pakalpojumu, kas ir atkarīgs no vairākiem faktoriem, kas ietver joslas platumu, kodekus, tālruņus un citas ierīces. Ja jūs esat konferences līderis vai organizators, jūs nevarat to paveikt. Dalībniekam, kas cieš no nepietiekamas balss kvalitātes, jāpievēršas tehniskajām problēmām viņu pusē.
