Kā jūs visi droši vien zināt jau tagad, es esmu milzīgs e-pastu geek. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties uzzināt, kā kārtot iesūtni, notīrīt to nedēļas nogalē vai veikt pilnīgu pavasara tīrīšanu, es esmu jūsu gals. Bet ir viena lieta, par kuru mēs vēl neesam runājuši: Kā rīkoties ar atsevišķiem e-pastiem, kad tie pienāk.
Šeit ir liekšķere. Labākais veids, kā kontrolēt iesūtni, ir pieņemt lēmumu par to, ko darīt ar katru e-pastu, kad pirmo reizi to redzat, tā vietā, lai tikai uz to paskatītos un apsolītu ar to nodarboties vēlāk. Tam ir divas priekšrocības: tas nodrošina, ka iesūtne, pirmkārt, nepārvēršas pārblīvētā veidā, un tas ietaupa laiku, jo jums nav jāskatās uz vienu un to pašu e-pastu vairāk nekā vienu reizi.
Tas izklausās grūts, bet tas nav - tas prasa tikai nelielu plānošanu un dažus vienkāršus jautājumus. Sāksim.
Izvēlieties laiku
Pirmkārt, ja vien jūsu darbs neprasa, lai jūs nekavējoties reaģētu uz e-pastiem, es iesaku katru dienu izskatīt visas jūsu jaunās vēstules pāris reizes. Šis laiks katru dienu var būt atšķirīgs, tam ir jābūt tikai ar nodomu: Piemēram, šodien es rezervēšu laiku no pulksten 9 līdz 10, lai dotos caur iesūtni, pēc tam to vēlreiz apskatīšu no 4-5. Pa to laiku es pārbaudīšu svarīgus e-pastus, bet pārējos ignorēšu.
Es zinu, ka to ir grūti izdarīt (un jā, esmu zinājis, ka noklikšķiniet uz GIF, kas iet apkārt!), Taču, ja jūs pieturēsities pie šī grafika, jūs redzēsit, ka iesūtnes caurskatīšana ir daudz mazāka. Nemaz nerunājot, jums būs daudz laika, lai faktiski nokļūtu reālā darbā.
Pajautājiet sev to
Nākamais solis ir iesūtnes caurskatīšana, katra e-pasta lasīšana pa vienam un sev uzdošana par šo īso jautājumu sarakstu par katru ziņojumu:
1. Vai man vajadzēja saņemt šo e-pastu?
Es zinu, ka man izklausās pēc salauzta ieraksta, taču jums to vajadzētu jautāt katru reizi. Tas ir labs atgādinājums atrakstīties, filtrēt un noņemt sevi no jums nepieciešamajiem sarakstiem un biļeteniem. Manas grāmatas ieguvums vienmēr ir e-pasta samazināšana.
2. Vai man vispār uz to ir jāatbild?
Pārsteidzoši, bet atbilde ne vienmēr ir jā. Ja tas ir informatīvs e-pasts vai grupas e-pasts, uz kuru nav nepieciešama jūsu atbilde, izlasiet to, ņemiet vērā visu noderīgo informāciju un arhivējiet vai failu.
3. Vai es esmu īstā persona, kas ar to nodarbojas, vai man to vajadzētu nodot?
Līdzīgi atcerieties, ka jums nav jāuzņemas slogs, darot visu, kas no jums tiek prasīts. Jūs zināt, ko es domāju: tie skaitļi, kurus jūs izmantojāt, lai pievilinātu, līdz viņi nolīgst jaunāko analītiķi, bet ka jūsu priekšnieks to vietā pieprasa jums ceļojuma plānošanu, kurai patiešām vajadzētu iet caur citu nodaļu, numuru kratīšana, kas jums tiek lūgts kaut arī tas nav jūsu darba aprakstā. Nododiet šos perifērijas uzdevumus īstajai personai, un jūs ne tikai notīrīsit iesūtni, bet arī vairāk laika atvēlēsiet sava pamata darba veikšanai.
4. Vai man ir nepieciešama informācija no kāda cita, lai atbildētu?
Ja atbilde ir apstiprinoša, jautājiet šai personai informāciju tūlīt, lai jūs varētu pārvietot e-pastu no savas plāksnes. Iespējams, vēlēsities atbildēt, paziņojot sūtītājam, ka strādājat ar to, un pierakstiet piezīmi, lai pēc dažām dienām reģistrētos pie personas, kuru gaidāt. Pa to laiku iesniedziet e-pastu prom vai izmantojiet Bumerangu, lai īstajā laikā saņemtu atpakaļ iesūtnē.
5. Vai es varu atbildēt uz e-pastu tūlīt - mazāk nekā 5 minūtēs?
Tas ir, ja lielākā daļa cilvēku ceļojums uz augšu. Lielam skaitam e-pasta ziņojumu nav nepieciešama papildu informācija no jums vai kādam citam, un uz tiem var diezgan ātri atbildēt. Ja tas tā ir, nekavējoties atbildiet uz e-pastu; tas jums ietaupīs laiku, kas saistīts ar atkārtotu lasīšanu, apstrādi un domāšanu par to otro reizi. Bonuss: jo ātrāk jūs atbildēsit uz e-pastu, jo pieņemamāka būs ļoti īsa atbilde.
6. Vai tas ir steidzami?
Steidzamība diemžēl nav jūsu rokās, tāpēc, ja e-pasts ir steidzams, izlemiet, vai vēlaties to risināt tūlīt vai rūpējieties par to, kad esat pabeidzis iesūtnes tīrīšanu. Es iestājos par pēdējo, jo jūs nedaudz atkāpsities, ja pārejat no dažu minūšu tērēšanas uz katru e-pastu uz padziļinātu jautājumu.
Darījumi ar pārējiem - uz jūsu noteikumiem
Kā tad ir ar pārējo? Ja e-pastam ir nepieciešama vairāk nekā piecu minūšu atbilde un tas nav steidzams, izlemiet, kad ir vislabākais laiks, lai jūs varētu to izskatīt.
Es parasti risinu tos e-pastus, uz kuriem ir nepieciešama ilga rakstiska atbilde iesūtnes slaucīšanas beigās. Vai arī, ja man ir aizņemta diena, es Bumerangu tos līdz dienai, kad domāju, ka man būs vairāk laika. Ziņojumiem, kas prasa vairāk darba (maketa sastādīšana, neliela Excel numura kratīšana), es iekļauju šos uzdevumus manā uzdevumu sarakstā un plānoju tos laika grafikā, kas nesūta e-pastu.
Pro padoms. Lai padarītu šo procesu vēl ātrāku, iestatiet savu e-pastu tā, lai pēc tam, kad esat apstrādājis vienu e-pastu un nokārtojis to vai izdzēsis, jūs tiktu novirzīts uz nākamo iesūtnē, nevis atpakaļ uz e-pastu saraksts. (Pakalpojumā Gmail to var izdarīt, izmantojot Google Labs opciju Automātiskā uzlabošana.) Tas nodrošinās, ka jūs saņemsit visus savus e-pastus, nevis tērēsit laiku, lai izlemtu, kuram ziņojumam pievērst uzmanību nākamajam!
