Sākot ar pildspalvām un uzkodām, beidzot ar biroja tenku - kad jūs esat nosēdies piecu pēdu attālumā no sava līdzstrādnieka, dalīties ar visu ir tīri niecīgi. Un tomēr, lai apspriestu galīgo informāciju par prezentāciju, kuru jūs sapratīsit 30 minūtēs, jūs viņai nosūtāt e-pastu? Šajā attēlā kaut kas nav kārtībā.
E-pasts, konferences zvani, tiešsaistes kalendāri un tērzēšanas lietotnes palīdz mums uzturēt kontaktus un sekot līdzi, kad esam tālu viens no otra. Šis rīks tomēr ir tikpat efektīvs kā roka, kas to izmanto. Zinot, kad izmantot katru no jūsu rīcībā esošajām lietotnēm un kā no tām gūt maksimālu labumu, bieži rodas atšķirība starp patērētajām stundām un nosūtītajiem izstrādājumiem.
Blinkist strādā pie tā, lai lasīšana un mācīšanās būtu efektīvāka, tāpēc racionalizācija ir mūsu DNS. Kad mēs pamanījām, ka komunikācija kļūst neefektīva pat mūsu mazajā komandā, mēs sākām izdomāt notiekošo, kas neļāva mums strādāt pēc iespējas labāk. Mēs atklājām, ka, optimizējot mūsu ikdienas rīku izmantošanu, mēs varētu paveikt daudz vairāk.
Zemāk mēs identificējam četrus izplatītos rīkus, kurus, iespējams, arī izmantojat nepareizi, un to, kā varat labot savu formu.
1. E-pasts
Kliedziens
Tikpat vienkāršs kā e-pasts, ir daudz veidu, kā no tā kļūdīties: iesācējiem e-pastu izmantojiet kā līdzekli ilgām debatēm un atbildēm ar vienu vārdu, kuras var nomainīt vai personiski pārraidīt. Tikpat vilinoši ir izmantot savu e-pasta ķēdi kā vietu plašai argumentācijai ar dokumentāciju, e-pasts nav vieta kritiskām diskusijām par projekta detaļām. Tas, ko jūs darāt katrā no šiem gadījumiem, rada sarežģījumus un novēlošanos gan jūsu, gan saņēmēju aktivitātēs.
Labojums
Veicot svarīgus vai steidzamus uzdevumus, satiecieties aci pret aci, lai jūs varētu pievērsties jautājumiem un ātrāk saņemt atbildes. Darot to tiešraidē, jūs ne tikai aizsargājat savu laiku, bet arī palīdzat saviem kolēģiem. Ja visi zina, ka steidzami jaunumi nekad nenonāk pa e-pastu, nav iemesla pastāvīgai atsvaidzināšanai iesūtnē, un cilvēki var koncentrēties uz visu padarīšanu.
Domājiet par e-pastu kā savu veidu, kā uzsākt diskusiju vai iestatīt darba kārtību, tāpēc, kad sēdēsit kopā ar savu komandu, lai realizētu maģiju, tas tā var būt.
2. Konferences zvani
Kliedziens
Konferences zvani ir skaisti - jūs varat tos darīt jebkurā laikā un vietā - bet, tā kā viņi var justies nejaušāk nekā klātienes tikšanās, tie var izraisīt arī efektivitātes problēmas.
Pirmkārt, tāpēc, ka viņi jūtas neoficiāli, pārāk daudziem cilvēkiem ir viegli iekļūt. Rezultāts ir tāds, ka tā vietā, lai spētu piedalīties kritiskā darbā, ko viņi tikai var, jūsu komanda ir ieslodzīta apšaubāmas lietderības sanāksmē.
Otrkārt, ir viegli nepamanīt, ka, kaut arī tie var šķist gadījuma rakstura, tie var ļoti garīgi aplikt ar nodokļiem. Konferences zvaniem ir nepieciešama sagatavošanās un intensīva klausīšanās, kas no jūsu ikdienas uzmanības pievēršanas prasa daudz. Ieplānojiet to pārāk agri no rīta, un tas var mazināt jūsu dienas fokusu. Pēc dažām stundām zīmulējiet to, un jums būs jāsaskaras ar dienu, ko nosaka gaidīšanas darba sesijas paredzēšana.
Labojums
Pirmkārt, paturiet prātā, ka ne visi ir jāuzaicina. Tā vietā iesaistiet cilvēkus, kuri ir informēti par projektu un ir kritiski ieguldītāji. Aiciniet vienu sapulces cilvēku veikt piezīmes un dalīties ar pārējo komandu, lai pārējie varētu koncentrēties uz darbu.
Un atcerieties gudri izvēlēties zvana laiku. Ja vien iespējams, neplānojiet konferences zvanus no rīta vai vēlu vakarā. Atrodot laiku starp citu, jūs nodrošināsit savu fokusu.
3. Čats
Kliedziens
Tērzēšana starp birojiem, īpaši uzņēmumiem, kas atrodas vairāk nekā vienā stāvā vai dažādās vietās, ir ļoti noderīgs surogātmāte klātienē: Tas notiek reālā laikā, ļauj nekavējoties pārsūtīt failus un atvieglo spontānumu. Bet tāpat kā konferences zvanos, arī tērzēšanas tikumi ir tā trūkumi.
Biroja tērzēšanas galvenā problēma ir tā, ka cilvēki jūtas brīvi rakstīt jautājumus, kas saistīti ar aproces noņemšanu, jo viņi tehniski nepārtrauc - adresāts joprojām var izvēlēties, vai atbildēt. Lieta ir tāda, ka mēs esam reaģējoši radījumi, un mums šķiet, ka mums jāpārtrauc tas, ko mēs darām, un jāapmeklē cilvēki, kas mūs pingo. Pat ja jūsu nodoms sazināties ar tērzēšanu ir neuzkrītošs, jums ir maz kontroles, vai jūsu kolēģa darbs tiek pārtraukts. Ja viņa redz ziņojumu, iespējams, viņa to izskatīs. Pat ja viņa neatbild tieši, daļu no viņas uzmanības tagad novirzīs jūsu piezīme vai jautājums.
Labojums
Parasti tērzēšana jāizmanto tikai ātru jautājumu risināšanai, kas neļauj jums virzīties uz priekšu ar savu darbu, vai arī, lai noteiktu laiku ar līdzstrādnieku, lai sarunātos par plašāku tēmu. Citu, ievietojiet e-pastā, lai jūs netraucētu kolēģus.
Un, ja jūs pārāk daudz tērzējat? Izslēdziet paziņojumus tāpat kā e-pastā. Daudzi tērzēšanas pakalpojumi arī ļauj lietotājam kļūt nemanāmam, kas ir jauks veids, kā palikt iesaistītam (īpaši, ja esat pastāvīgi atjaunināmas grupas tērzēšanas dalībnieks), nejūtoties atbildīgs.
4. Kalendāri
Kliedziens
Pirmais ļaunprātīgais izmantojums, ko cilvēki izmanto ar saviem kalendāriem, izturas pret līdzīgiem aktīvo darbu sarakstiem. Apskatot kalendāru un redzot kaut ko līdzīgu, “paņemiet pienu” vai “ieplānojat matu griezumu”, ir pienācis laiks pārdomāt, kā jūs to izmantojat.
Vēl viena kalendāra ļaunprātīga izmantošana to neizmanto, lai aizsargātu jūsu laiku, nevis tikai organizētu to. Kad jūs saņemat priekšlikumus par jaunu projektu un jūsu kalendārs saka, ka varat to ievietot, atcerieties, ka tas nebūt nenozīmē, ka jums vajadzētu. Ir svarīgi vispirms apskatīt savus mērķus un vērtības.
Labojums
Mērķis ir saglabāt savu kalendāru par svētu telpu sanāksmēm un pasākumiem, kuri ir saistīti vai nu ar noteiktu datumu un laiku, vai kuros iesaistīti cilvēki, kas nav tikai jūs. Jūs varat sākt mainīt savu kalendāra praksi ar aktīvo darbu sarakstu, lai veiktu tādus uzdevumus kā ārsta izsaukšana vai ziedu novākšana. Nelielu uzdevumu veikšana ir ārkārtīgi apmierinoša, un, iekļaujot tos pārvaldāmā sarakstā, viņi iegūst atšķirīgu raksturu - tādu, kas ļauj jums redzēt, ka tie iederas svarīgos notikumos, nevis kļūst par notikumiem pašiem.
Un neaizmirstiet vienmēr saskaņot jaunas iespējas ar savu lomu un mērķiem. Viss, kas neatbilst šeit un tagad, vai jūsu vēlmei nākotnē, neietilpst dokumentācijā (vai jūsu kalendārā).
Veicot tikai dažus vienkāršus pielāgojumus, varat izmantot jūsu rīcībā esošos rīkus, lai paveiktu vairāk. Kopīgojiet šos padomus visā birojā, un visa jūsu darba vieta būs daudz efektīvāka, pirms jūs to zināt!
