Labākajā gadījumā e-pasts ir viens no efektīvākajiem saziņas veidiem - tas var būt īss, jauks un nosūtāms, atrodoties ceļā, lai uz jūsu jautājumiem atbildētu vai uz jūsu ziņojumu.
Tomēr iesūtne var radīt vairāk problēmu, nekā tas tiek atrisināts, ja nesaprotamas un saīsinātas atbildes vietā jūs saņemat viena teikuma atbildi, kas būtībā neko nenozīmē. Atšķirībā no tālruņa zvana, kur jūs varat izmantot ebb un sarunu plūsmu, lai turpinātu uzdot vienu un to pašu jautājumu jaunos veidos, var būt grūti pieprasīt jaunu informāciju pa e-pastu.
Labās ziņas ir tādas, ka noslēpumainie e-pasti parasti ietilpst vienā no divām kategorijām, un ir stratēģija, kā reaģēt uz katru veidu. Lasiet tālāk par kopējiem likumpārkāpējiem un labāko pieeju katram.
1. Atbilde “Es nelasīju e-pastu”
Pirmais slepenā e-pasta veids ir tāds, kas liek aizdomāties par to, kāpēc jūs kavējāt rakstīt. Jūs e-pastā nosūtāt priekšniekam, ka jūsu lidojums ir pamatots, un viņš raksta, ka redzēs jūs birojā “pēc dažām stundām”. Vai arī jūs lūdzat vēlētāju grupai atjauninātas adreses, un puse no viņiem jums nosūta visus viņu informāciju, bet otra puse jums nosūta tikai viņu tālruņu numurus.
Ugh. Cik grūti ir lasīt e-pastu?
Patiesībā tas ir jūsu sākuma punkts. Kā viņi saka, mainīt sevi ir vieglāk nekā mainīt citus. Tātad, pirmā lieta, kas jums jādara, ir objektīvi pārskatīt savus e-pastus. Vai jūs apmācāt cilvēkus tos nelasīt, apglabājot jautājumu piecu punktu e-pastā? Domājot par iepriekš minēto piemēru, vai biznesa brauciena divu lappušu kopsavilkuma beigās (ko jūsu priekšnieks, iespējams, plānoja pārskatīt vēlāk), jūs pieminējāt savu aizkavēto lidojumu? Izmēģiniet mūsu vadlīnijas, lai pārliecinātos, ka jūsu e-pasti tiek lasīti un uz kuriem tiek atbildēts.
Bet, lai arī skaidrāku e-pastu rakstīšana nākamajai reizei ir laba un kā, kā jums tagad vajadzētu reaģēt uz jūsu nelasītāju? Vislabākā pieeja ir pamatinformācijas pasniegšanu kā “jaunu informāciju” (kas izskaidro, kāpēc jūs rakstāt atpakaļ).
Iepriekš minēto piemēru gadījumā jūs varat izmēģināt: “Jauna informācija no aviokompānijas: lidojums, iespējams, nenotiks līdz rītam. Izskatās, ka pavadīšu vakaru Čikāgā ”vai“ Paldies, ka nosūtījāt savu tālruņa numuru; vai jūs varētu arī nosūtīt atjauninātu adresi, kad rodas izdevība? ”Turiet to pēc iespējas īsāku (vienu vai divas rindiņas, lai neko nevarētu palaist garām), vienlaikus pieklājīgi atkārtojot to, kas jums nepieciešams.
2. Atbilde “Man tā nav prioritāte”
Jūs izklāstat situāciju, kad vecākajam kolēģim jautājat, vai jums vajadzētu izvēlēties A vai B pieeju, un viņa atbilde ir: “Veiksmi.” Vai arī jūs uzdodat jaunu kontaktu, kad varētu būt piemērots laiks, lai izveidotu savienojumu, un viņa saka, ka viņai patiks līdz - bet neņem vērā visus faktiskos laikus.
Izklausās pazīstams? Man ir dažas sliktas ziņas: persona, ar kuru jūs atbilstat, vienkārši nav tā, ka šobrīd jums atbildētu.
Protams, pastāv atšķirība starp e-pastu, kurā tiek noraidīts jūsu e-pasta ziņojums, un e-pastu, kurā norādīts laiks, kad jūsu kontaktpersona var būt pieejamāka, piemēram, “Es labprāt satiktos pēc kafijas, bet es esmu pārmeklēts caur mēneša beigas ”ir dabisks turpinājums, lai pēc dažām nedēļām atgrieztos atpakaļ.
Bet noraidoša reakcija bez papildu informācijas, piem., “Kad es varu redzēt dažus numurus?”; “Protams”. - iesaka iegūt jums nepieciešamo informāciju, kas nav jūsu lasītāja prioritāte.
Ja tā noteikti ir jūsu prioritāte, ir pienācis laiks piesaistīt viņu vai uzmanību. Mēģiniet atbildēt ar šo formulu:
- Nepieciešamā informācija
- Stingrs termiņš
- Apstiprināšana, izmantojot jautājumu.
Piemēram: “Es zinu, ka jums ir daži pasākumi šajā nedēļas nogalē, bet man ir vajadzīga pārskatīta ēdināšanas tāme līdz trešdienai - vai jūs to varēsit sniegt līdz tam laikam?” Vai “Mana klienta tikšanās ir plānota plkst. 10:00 piektdienas rītā; vai ir iespējams pirms tam sniegt īsas piezīmes par manu prezentāciju? ”Mērķis uz nepieciešamo jums pievērsīs galveno uzmanību lasītājam; iekļaujot konkrētu datumu (“nākamā otrdiena” pretstatā “nākamo pāris nedēļu laikā”), jūs sakārtosit prioritāšu sarakstu; un beidzas ar jautājumu nozīmē, ka saņēmējam jums jāatsūta atpakaļ.
Var būt nepatīkami, ja kāds prasa laiku, lai atbildētu, bet neveic pūles, lai sniegtu jums nepieciešamo informāciju. Izmantojiet iepriekš minētos padomus, lai noskaidrotu problēmu, un reaģējiet tādā veidā, kas palīdzēs paveikt darbu.
