E-pasts: tas atrod ceļu uz katru mūsu dzīves stūri. Personīgais e-pasts. Darba e-pasts. Skolas e-pasts. Otrais personīgais e-pasts (surogātpastam). Biznesa pasaule ir izplatītākais e-pasta draiveris, kas dienā ģenerē vairāk nekā 108 miljardus e-pastu.
Tā kā e-pasts dominē jūsu sarunās visos jūsu dzīves aspektos, īpaši profesionālajā dzīvē, katru dienu sūtāt daudz pieprasījumu. Sākot ar lūgumu grāmatvedībā kādam sagatavot atskaiti un aizbildinoties ar kādu citu grafiskā dizaina jautājumos, lai palīdzētu jums noformēt priekšlikumu, jūs, iespējams, nosūtāt daudz e-pasta ziņojumu ar lūgumiem par labu.
Bet, ja jūsu pieprasījums nav klātienē, saņēmējam ir pārāk viegli ignorēt jūsu ziņojumu, līdz tas pazūd iesūtnes aizmirstībā vai, vēl sliktāk, to pilnībā izdzēst.
Tātad, kad jums ir nepieciešama labvēlība, kā jūs rakstāt e-pastu, kas saņems atbildi? Īsā atbilde ir: uzmanīgi. Šeit ir dažas norādes, kas palīdzēs sagatavot ziņojumu, kurš patiesībā pievērsīs jūsu lasītāja uzmanību un vajadzīgo atbildi.
Izmantojiet tēmas rindu pēc savas priekšrocības
Pirmās lietas: tēma ir redzama iemesla dēļ. Izmantojiet to, lai saņēmējam skaidri paziņotu, kāpēc tikko pievienojāt viņa vai viņas iesūtnei citu e-pastu, un jūs tūlīt palielināsit iespēju, ka viņš vai viņa to tiešām atvērs.
Neskaidra tēmas līnija (piemēram, “Jautājums”) nav noderīga un var būt kairinoša, un jūs nevēlaties, lai kāds atvērtu jūsu e-pastu kairināta prāta stāvoklī, kad jums kaut kas nepieciešams. Tā vietā ievērojiet saņēmēja laiku un ļaujiet viņam / viņai konkrēti zināt, kāpēc jūs nosūtījāt paziņojumu. Piemēram: “Nepieciešams jūsu pārskats: Programmas brošūras pielāgojumi.”
Jums vajadzīga palīdzība, lai uzrakstītu lielisku mācību priekšmetu rindu? Iepazīstieties ar šiem padomiem.
Sveiciniet savu lasītāju pirms pieprasījumu izdarīšanas
Es bieži saņemu e-pastus no studentiem, kuros nekavējoties tiek parādīts pieprasījums, pieprasījums vai jautājums, neuztraucoties vispirms pateikt: “Labrīt” vai pat vienkārši: “Sveiks”. Jūs (cerams) neielaižaties kāda cilvēka kabinetā un nesākaties prasa, tāpēc nedariet to arī pa e-pastu.
Jums nav jāsāk ilgi baudīt, taču nav sāpīgi iemest kaut ko personisku pirms uzsākt savu pieprasījumu: “Sveika, Randi! Kā šajā nedēļas nogalē bija 10K? Es domāju par tevi sestdien un aizsūtīju labu gaumi. ”Vai arī:“ Labrīt, Jēkab. Kā pagāja tava nedēļas nogale? Bija lieliski laika apstākļi dārzkopībā - es ceru, ka jūs spējāt to maksimāli izmantot! ”
Šie apsveikumi ir īsi un vienkārši, taču tie parāda patiesu interesi par saņēmējiem. Atcerieties, ko es teicu iepriekš, ka nevēlaties, lai jūsu lasītājs tiktu aizkaitināts, atverot e-pastu? Ir grūti justies kaitinātam pret kādu, kurš izsaka komentāru vai uzdod jautājumu par kaut ko jums svarīgu. Galu galā jūsu saņēmējs ir cilvēks, kuram ir jūtas un intereses ārpus biroja. Dažreiz labākais veids, kā sazināties ar cilvēku un paņemt viņu kaut ko klāt, ir jauki.
Atcerieties, ko apguvāt angļu valodas stundā
Ja jūsu pieprasījums ir steidzams, var rasties kārdinājums steidzīgi atbrīvot e-pastu ar tekstu līdzīgiem saīsinājumiem, steidzīgi rakstītiem teikumiem un rambinošiem rindkopām, kurās nav nozīmīgu pieturzīmju. Ja atrodaties šādā stāvoklī, apstājieties. Dziļi ieelpo. Lūdzot palīdzību, pēdējais, ko vēlaties darīt, ir apgrūtināt kādam jūsu pieprasījuma izpratni. Ja saņēmējs nevar izprast jūsu e-pastu, jūs vienkārši esat aizskāris savas iespējas saņemt nepieciešamo palīdzību.
Piemēram, raibs rindkopa bez atbilstošiem komatiem liks lasītājam lasīt un atkārtoti lasīt sadaļas, lai pārliecinātos, ka viņš vai viņš saprot, ko jūs mēģināt sazināties. Tas prasa papildu laiku un var būt ārkārtīgi nomākts - divas lietas, no kurām vēlaties izvairīties. Labojums ir vienkāršs: rakstiet pilnus teikumus. Sadaliet garās rindkopas mazākās rindkopās. Atbilstoši lietojiet komatus.
Un pēdējais pieturzīmju padoms: ja mēdziet teikumus beigt ar izsaukuma zīmju virkni, lūdzu, apstājieties. Ja vien jūs nepaziņojat, ka jūsu komanda tikko uzvarēja bajiljonu dolāru darījumu, jūsu teikumam nav nepieciešama izsaukuma zīmju rinda.
Nerakstiet romānu
Jā, nosūtot pieprasījumu pa e-pastu, jums ir jālieto nedaudz smalkuma, iekļaujot apsveikumu, pilnus teikumus un atbilstošas pieturzīmes. Bet tas ir pilnīgi iespējams, lai izpildītu šīs lietas un izteiktu savu pieprasījumu tikai dažos teikumos, nevis vairākos punktos.
Daži karjeras eksperti norāda, ka e-pastiem jābūt pieciem un mazāk teikumiem. Ir pat rīks, kas var palīdzēt ierobežot e-pasta ziņojumus ar jūsu izvēlēto teikuma numuru.
Atkarībā no jūsu pieprasījuma sarežģītības, jūs ne vienmēr varēsit pieturēties pie piecu teikumu ieteikuma, taču jums vajadzētu uzrakstīt savu pirmo uzmetumu, pēc tam apsvērt, vai jūs varat sagriezt kādu materiālu, lai to būtu vieglāk lasīt. Pēc tam apskatiet galaproduktu un pajautājiet sev, vai pieprasījums ir skaidrs, vai tas būtu efektīvāk adresēts pa tālruni vai klātienē.
Piemēram:
Redzi? Slīpēts, bet uz punktu. Tā vietā, lai rakstītu rindkopas par iemesliem, kāpēc Randi būtu ideāls kandidāts, autore sniedza skaidru un kodolīgu paskaidrojumu par to, ko viņa vēlas, un sekoja lūgums to tālāk apspriest.
Nesūtiet e-pastu
Es zinu - jūs tikko lasījāt visu kolonnu par efektīva “jautājuma” izstrādi pa e-pastu, un tagad es jums saku, lai nespiestu sūtīt. Kas par lietu?
Ierakstot šo e-pastu, tas nebija atkritumi. Dažreiz pieprasījuma ierakstīšana un rediģēšana var palīdzēt pārdomāt ziņojumu, lai būtu skaidrs, ko vēlaties uzdot, kā jūs atbalstīsit pieprasījumu un kā jūs varētu atbildēt uz jautājumiem vai bažām, kas rodas no pieprasījuma. Tas var būt vērtīgs vingrinājums, lai sagatavotu jūs klātienes jautājumam.
Daži pieprasījumi ir pilnīgi atbilstoši pa e-pastu. Tomēr, ja jums ir svarīgs pieprasījums un tieša pieeja personai, kas jums var palīdzēt, jautājiet sev, vai klātienes saruna būtu izdevīgāka nekā elektronisks pieprasījums. Pa e-pastu nav konteksta, balss toņa, sejas izteiksmes vai emociju. Dažreiz, sēžot pretī personai un ļaujot viņam ieraudzīt jūsu patiesumu, jūtas, smaidu vai neizpratni - jūs zināt, lietas, kas jūs padara cilvēku - var pārdot jūsu ziņu daudz labāk nekā visdomīgāk izstrādātais (bet bez no cilvēces) e-pasts.
Jāatzīmē, ka es neesmu anti-tehnoloģija. Es rakstu daudz e-pastus un pārāk daudz laika pavadu, vadot trušus, izmantojot Twitter. Bet, ja man patiešām ir nepieciešama personas iemaksa vai palīdzība, es uzskatu, ka varu un man ir jāpieliek pūles, lai paņemtu tālruni vai ietu uz viņa biroju, lai izskaidrotu, ko es gribu un kāpēc, manuprāt, šī persona var man palīdzēt.
Saglabājiet pieprasījumu kodolīgi, precīzi un noslīpēti - neatkarīgi no tā, vai tas ir elektroniski vai klātienē -, un jums būs daudz lielākas iespējas saņemt nepieciešamo palīdzību.
