Paceliet roku, ja darbā esat nonācis kādā no šīm situācijām:
- Sanāksme, kas beidzas un liek jums vai nu ierasties vēlu nākamajai sapulcei, nespēt savlaicīgi pabeigt projektu vai palaist garām notikumu pēc darba.
- Sanāksme, kas ir tik nesakārtota, jūs no tās izdomājat, domājot, kas tikko notika?
- Tikšanās, kas beidzas ar pilnīgu laika izšķiešanu.
Vai es redzu ikviena rokas gaisā? Domāju tā. Katru no šīm problēmām var atrisināt ar vienu vienkāršu lietu: sapulces darba kārtību .
Kāds ir šis maģiskais jēdziens, tu jautā? Dokuments, kas aptver šādus elementus:
- Kas jums iepriekš jāsagatavo vai jānogādā uz sapulci
- Kas apmeklē
- Kāpēc jūs satiekaties, un kādi ir mērķi, kurus vēlaties sasniegt
- Par ko jūs runāsit, kurš par ko runās un cik daudz laika katra tēma prasīs diskusijai
- Visas nākamās darbības, kuras vēlaties veikt pēc tikšanās
Jūs, iespējams, kaut ko tādu esat izmantojis jau iepriekš, bet ne tik formālā veidā. Piemēram, varbūt esat aizpildījis sava kalendāra piezīmju sadaļu, lai uzaicinātu cilvēkus uzzināt, uz kādiem dokumentiem viņiem vajadzētu atsaukties. Vai arī jūs esat izsūtījis e-pastu, kurā īsi aprakstīts tās otrdienas sanāksmes punkts, uz kuru jūs vienkārši uzaicinājāt visu uzņēmumu.
Bet tas, kas satur padziļinātu un konkrētu izkārtojumu, kā tieši un kā notiks jūsu sapulce, var būt tik neticami noderīgs. Pirmkārt, tā ir būtiska dokumentācija - rakstiski pierakstot to, par ko runājāt, un pieņemtos lēmumus, jums ir kaut kas, uz ko jūs varat atsaukties, ja kāds (arī jūsu priekšnieks) apšauba jūsu turpmākos lēmumus.
Un vēl viena lieta - tas palīdz pat visnotaļ ragtagākajai cilvēku grupai būt organizētai un koncentrētai, vienlaikus arī turot tos atbildīgus. Cilvēki var ierasties uz sarunu, kas nozīmē, ka jūs varat efektīvi izmantot ierobežoto laiku kopā, varat justies pārliecināti, ka sapulce bija produktīva, un jūs varēsit vieglāk noteikt nākamos soļus.
Un, lai jums veicas, mēs esam izveidojuši darba kārtības veidni, kuru varat aizpildīt tūlīt, un tas ļaus ietaupīt laiku, izrakstot savu. Vienkārši atveriet dokumentu, izveidojiet tā kopiju un lieciet komandas vadītājam to aizpildīt.