Neatkarīgi no tā, vai mēģināt pārsteigt jauno vadītāju vai gūstat paaugstinājumu, var būt grūti pateikt “nē” lielākam darbam. Galu galā jūs vēlaties, lai ikviens redzētu jūsu čaklo, attieksmi pret izaicinājumiem un atbalstu jebko jebko. Diemžēl katram jaunam projektam, kuru jūs piekrītat uzņemties, pienāk gaidāms termiņš, un, pirms jūs to zināt, jūs tik tikko varat noturēt galvu virs ūdens.
Kad jūtaties kā projekti sāk slīdēt cauri plaisām vai arī jūs vienkārši nevarat dot visu iespējamo, jo esat pārāk izplatīts, veltiet laiku, lai pievērstos situācijai, pirms jūsu uzdevumu saraksts kļūst vislabākais. Šeit ir daži veidi, kā novērst pārmērīgu darba slodzi un atgriezties uz pareizā ceļa.
1. Izveidojiet grafiku
Saglabājiet visu savu galīgo termiņu galveno grafiku, iestatot kalendāru iCal vai Google kalendārā vai izmantojot jauku plānotāju (es mīlu Moleskine nedēļas piezīmju bloku iestatīšanu). Visu redzēšana vienuviet var palīdzēt noteikt sava laika prioritāti, jo jūs precīzi zināt, kas notiks, dienas un nedēļas iepriekš.
Tomēr neapstājieties pie tā - sava laika organizēšanas viltība ir sadalīt savus projektus mini mērķos, kurus būs vieglāk sasniegt. Mazi, sasniedzami mērķi palīdzēs jums tikt galā ar sarežģītiem projektiem un turpināt ceļu.
Piemēram, plānojot lielu darba notikumu, jums ir jāsaskaņo vairākas grupas gan birojā, gan ārpus tā. Tā vietā, lai noteiktu vienu lielu termiņu pasākuma datumā, ieplānojiet to mazākos uzdevumos nedēļu laikā pirms pasākuma, piemēram, pārliecinieties, vai ēdināšanas iestādē ir jūsu ēdienkarte, pabeidzat pareizo dalībnieku skaitu un izdrukājat izdales materiālus. Šo mini mērķu sasniegšana visā ceļā pārliecināsies, ka nekas netiek atstāts līdz pēdējai minūtei.
2. Esiet modrs
Galvenā grafika iestatīšana ir tikai puse no cīņas - otra puse to faktiski izmanto. Ja jums nav paraduma katru dienu pārbaudīt savu kalendāru, iespējams, būs nepieciešams neliels solis pareizajā virzienā, tāpēc pēc tam, kad esat iestatījis sev termiņus, iestatiet arī dažus brīdinājumus. Uznirstošais logs datorā vai tālrunī var būt ātrs atgādinājums par notiekošo (skatiet tādas lietotnes kā 2Do, Wunderlist un Todoist) vai, ja izmantojat papīra plānotāju, iestatiet vizuālus brīdinājumus, izmantojot Post-Its. par to, kas notiek nākamās nedēļas laikā.
Šajos brīdinājumos varētu iekļaut lielu punktu kontrolpunktus (piemēram, pusceļā līdz projekta izpildes datumam jūs varētu iestatīt trauksmi, lai pārliecinātos, ka lūdzat vadītājam pārskatīt jūsu ziņojuma projektu) vai vienkārši vispārīgus ikdienas atgādinājumus. (piemēram, iestatot brīdinājumus par pirmdienām un trešdienām, lai jūs varētu pārliecināties, vai esat uz ceļa, pirms darba nedēļas beigās beidzas laiks).
3. Organizējiet to
Ja strādājat pie vairākiem projektiem vienlaikus, iesūtne var ātri eksplodēt par milzīgu informācijas krājumu. Un, lai gan jūs nevarat apturēt ienākošo e-pasta ziņojumu plūsmu, jūs vismaz varat savus uzdevumus organizēt un nodalīt.
Mēģiniet pievienot iesūtnei mapes un krāsu kodus, lai palīdzētu jums atrast svarīgu informāciju, kad tā jums nepieciešama. Piemēram, katram atsevišķam uzdevumam, kurā strādājat, izveidojiet atsevišķu mapi, kas ļaus jums viegli skenēt nepieciešamās sarunas vai failus.
Lai pārietu soli tālāk, programmā Outlook pat varat iestatīt kārtulu, lai nosūtītu e-pastu no noteiktām adresēm vai ar noteiktām frāzēm tēmas rindiņā uz norādītajām izveidotajām mapēm. Gmail rīkojas tāpat, ja iestatāt filtru. Jebkura metode ļauj iepriekš kārtot iesūtni, tāpēc jums nav jāpavada vērtīgais laiks, izsijājot putru!
4. Noņemiet mazas lietas no ceļa
Vai jūs esat atbildīgs par atkārtotiem pārskatiem vai izklājlapām, kas jāiziet katru nedēļu vai mēnesi? Lai ietaupītu laiku un enerģiju (un atbrīvotu vērtīgo vietu jau pieblīvētajā uzdevumu sarakstā), izveidojiet katra pārskata veidni, nevis katru reizi sāciet no jauna.
Vai jūs pastāvīgi saņemat e-pastus, kuros uzdod līdzīgus jautājumus? Izveidojiet konservētas atbildes pakalpojumā Gmail vai turiet uz darbvirsmas Word dokumentu ar atbildēm uz bieži sastopamām problēmām (piemēram, kā izmantot savu FTP vietni, ar ko sazināties klientu apkalpošanai vai gaidāmo tirdzniecības izstāžu datumiem). Ja jums ir kaut kas, no kura varat ērti izgriezt un ielīmēt, atbildēšana uz ikdienas e-pastu samazinās laikietilpību.
Darot mazos priekšmetus savlaicīgi un padarot tos pēc iespējas pilnveidotus, jums būs vairāk vietas strādāt pie sarežģītiem projektiem.
5. Atjauniniet
Atlieciet dažas minūtes pirms došanās vakarā, lai atskatītos uz savu grafiku un atjauninātu to ar ikdienas gaitu (pat vienkārši darot šo nedēļu ir liels palīgs!). Neesi pabeidzis uzdevumu? Pārvietojiet to uz nākamo dienu vai nākamo laika bloku, kuru esat ieplānojis konkrētajam projektam. Tas arī palīdz ieplānot kādu brīvo laiku katrā dienā (vai pat tikai reizi nedēļā), kas ļaus jums būt elastīgākam, ja neatbilstat mini mērķim un jums ir jāpārkārto grafiks.
Sekojot līdzi tam, ko jūs darāt katru dienu, tas var ne tikai palīdzēt satraukties, bet arī palīdzēt noteikt, cik daudz laika jums tiešām nepieciešams konkrētam projektam vai uzdevumam. Un to zinot, jūs precīzi noteiksit, cik daudz jūs nākotnē varēsit uzņemties!
6. Runājiet par koplietošanu
Ja sākat saprast, ka daži no jūsu mini mērķiem netiek izpildīti tāpēc, ka nepietiek laika, tāpēc, ka citi projekti tiek ņemti prioritātē, vai tāpēc, ka jauni pienākumi turpina piezemēties uz jūsu galda, iespējams, ir laiks runāt ar savu vadītājs par sava darba pārdali.
Tas ir vēl viens iemesls, kāpēc detalizēts jūsu projektu grafiks, kas izplānots pa dienu un nedēļu, ir ārkārtīgi svarīgs: Ja jums ir skaidrs priekšstats par to, kas jādara un kādā termiņā, jūsu priekšnieks var viegli redzēt, kas atrodas uz jūsu šķīvja. Tad kopā jūs varat noteikt, kas ir vissvarīgākais, lai paliktu tiešo veicamo darbu sarakstā, un ko var virzīt atpakaļ vai deleģēt kādam citam.
Jā, to var būt grūti atlaist, taču vienmēr ir svarīgāk dalīties darba slodzē ar pārējo komandu un noteikt termiņus, nevis mēģināt pierādīt, ka varat ar visu tikt galā un ne gluži tur nokļūt.
Visbeidzot, kad sākat justies kā jūs to zaudējat, atvelciet lielu elpu. Atcerieties, ka kontrole nozīmē tikai uzturēt sevi organizētu un būt godīgam attiecībā uz to, ar ko varat rīkoties.
