Visbeidzot! 23 nerakstīti e-pasta noteikumi

Tikai tad, kad es palīdzēju savam koledžas vecākajam brālim nolaupīt (er, uzstādīt) viņa iesūtni un izskaidroju dažas šīs visuresošās saziņas metodes nianses, es sapratu, cik gadu gaitā ir izstrādāti daudzi nerakstītie e-pasta noteikumi.

Daži no tiem ir diezgan acīmredzami, taču tos ir vērts atkārtot (jo es joprojām redzu, kā cilvēki laiku pa laikam tos lauž). Un citi nav uzreiz intuitīvi, bet, ja tie tiek ievēroti vispār, tie mums visiem palīdzētu labāk nosūtīt un atbildēt uz e-pastu.

Tātad, es viņus iesniedzu rakstiski. Pārskatiet sarakstu un atkārtojiet pēc manis teikto: “Es svinīgi zvēru, ka mūžīgi ievērošu e-pasta noteikumus.”

Jūsu tēmai vienmēr jābūt aprakstošai. “Ievads” nav pietiekami aprakstošs. “Ievads: Alekss (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” ir labāks.
Saglabājiet katru e-pastu pēc iespējas īsāk; tas ietaupa jūsu laiku un, kas ir vēl svarīgāk, respektē saņēmēja laiku.
Jo ātrāk jūs atbildēsit, jo īsāka būs jūsu reakcija.
Vienmēr iekļaujiet vienu konteksta rindiņu, ja saņēmējs negaida šo e-pastu. Tas ir tikpat svarīgi pirmo reizi nosūtītajiem e-pastiem (“Šī ir vieta, kur mēs tikāmies”), kā tas ir e-pasta adresātiem kādam, ar kuru jūs regulāri sadarbojaties („Šis e-pasts ir par tā projekta nākamo posmu, kurā mēs strādājam kopā”).
Ievietojiet “jautāt” vai “darbības vienumus” vispirms e-pastā, nevis pēdējos un padariet tos skaidrus. Saņēmējam nekavējoties vajadzētu būt skaidram, ko vēlaties.
Ja ir noteikts termiņš, sakiet tā. Ja pieprasījums nav steidzams, pasakiet to.
Ja jums nav nepieciešama atbilde un e-pasts ir tikai FYI, sakiet tā.
Visus jautājumus uzdodiet pēc iespējas precīzāk. “Ko jūs domājat par priekšlikumu?” Nav labs jautājums. “Vai mēs varam turpināt pārdevēja ierosinājumu par USD 20 000 līdz piektdienai?” Ir labāk.
Ja iespējams, izmantojiet aizzīmes vai numurētus sarakstus. Tos ir vieglāk nobīdīt nekā teksta blokus.
Kad kaut kas ir patiešām svarīgs, pasvītrojiet to.
Nelietojiet pārmērīgi treknrakstus savos e-pasta ziņojumos.
Izmantojiet salasāmus fontus. Comic Sans nav salasāms fonts.
Ja saņemat lūgumu no kāda cita, bet nevarat atbildēt uzreiz, atbildiet, dodot viņam vai viņai zināt, kad jūs to saņemsit. Tas ietaupīs reģistrēšanās e-pastus un palīdzēs citai personai plānot.
Vienmēr ievērojiet minimālo cilvēku skaitu, kas nepieciešams, lai darbu paveiktu. Jo vairāk cilvēku ir e-pasta ķēdē, jo mazāka ir atbildības sajūta par atbildēšanu.
Izmantojiet “Atbildēt visiem” tikai tad, kad tas patiešām nepieciešams. Nevienam nepatīk tas cilvēks, kurš aizsērē visas nodaļas iesūtni.
Ja kādam ir e-pasta pavediens, kuram viņam vairs nav jāatrodas, savā nākamajā atbildē pārvietojiet šo personu uz BCC un sakiet tā e-pasta pirmajā rindā. (“Sam, paldies par Marijas un manis iepazīstināšanu - es jūs pārvedīšu uz BCC un aizvedīšu no šejienes.”)
Vienmēr veiciet dubultu izvēles režīmu. Ja jūs to nedarīsit, cilvēki sāks bīties no jums.
Nelietojiet nolaupīt pavedienu par vienu tēmu, lai apspriestu citu tēmu. Tā vietā sāciet jaunu e-pasta pavedienu ar atbilstošo tēmas rindu un adresātiem.
Nelieciet kaudzi. Nevienam nav vajadzīgs 20. e-pasts “Šis izskatījās lieliski arī man!”.
Ja sūtāt e-pastu biznesa vajadzībām, kājenē norādiet savu kontaktinformāciju un nosaukumu. Jo vienkāršāks, jo labāk.
Ja jūs sūtāt e-pastu ļoti aizņemtam cilvēkam, ir pilnīgi pieņemami un ir nedaudz pieļaujams, ka pēc nedēļas vai divām jūs nosūtīsit sākotnējo e-pastu viņam vai viņai ar papildu ziņojumu. Lielākajai daļai aizņemto cilvēku ir nepieciešams vismaz viens no šiem. Nedari vairāk kā trīs.
Nav pieņemami sekot atbildes uz e-pastu 48 stundu laikā, ja vien tas nav patiešām steidzams. Daudzi cilvēki e-pastu traktē kā korespondences veidu, un viņiem vienkārši var būt augstākas prioritātes nekā uzreiz jums atbildēt.
Ja saņemat vai vēlaties nosūtīt dusmīgu e-pastu, pagaidiet to. Ja tas ir steidzami, dodieties pa tālruni.