Būdams Gen Y biedrs, jūs (cerams) jau zināt svarīgākos e-pasta etiķetes noteikumus: saglabājiet to īsu un jauku un nelieciet e-pastā neko, ko nevēlaties pārsūtīt savai vecmāmiņai, jūsu priekšniekam, vai cits jūsu nozīmīgais.
Bet dažreiz lipīgākā e-pasta rakstīšanas daļa nemaz nav saturs - tas ir veids, kā to sākt un beigt. Īpaši darba vietā tas ne vienmēr ir tik vienkārši, kā sākt ar “Dārgais Džo” un parakstīties ar “Paldies, Kellija”.
Tāpēc, kad jūs veidojat ziņojumu īrējošam vadītājam, vadītājam vai pat savam priekšniekam, veiciet tālāk norādītās darbības, kā pārliecināties, vai virzāt savu labāko kiberkāju pēdu uz priekšu - no sākuma līdz beigām.
1. E-pasts no kura?
Pirmās lietas: ir pienācis laiks pārtraukt sava e-pasta konta [email protected] lietošanu. Tiešām. Tas nav gudrs vai radošs, tas ir neprofesionāls. Ja e-pasta kontu izmantojat citu iemeslu dēļ, nevis čatā ar saviem koledžas draugiem, izmantojiet adresi, kurā ietverti jūsu pirmie un pēdējie iniciāļi vai vārds, un atstājiet to tajā. Esiet arī uzmanīgs, lietojot ciparus 0 vai 1 savā e-pasta adresē; var būt grūti tos pateikt, izņemot lielo burtu O vai mazo burtu L.
2. Izvairieties no sveiciena Gaffes
Pirmo e-pasta vārdu izvēlēties ir viegli - abi mīļi vai sveicināti darbojas gandrīz jebkurā situācijā. Bet tas pēc tam var kļūt kutelīgs. Parastā saziņā darba vietā parasti ir labi uzrunāt personu pēc viņas vārda, un, lietojot nosaukumus, jūs varat izskatīties pārāk formāli, aizlikts vai nepilngadīgs.
Bet ir arī izņēmumi: daži augstākā līmeņa eksāmeni dod priekšroku “kungam” vai “kundzei”, tāpēc ir vērts pievērst uzmanību, lai dzirdētu, kā citi cilvēki parasti viņu uzrunā. Un tā ir droša likme, pirmo reizi tiekoties ar ārstu vai profesoru, ka viņi labprātāk tiktu uzrunāti kā “Dr.”
Sūtot e-pastus darba meklēšanai, vislabāk ir izmantot nosaukumus. Bet, ja jūs nezināt tās personas dzimumu, ar kuru sazināties, nedomājiet - dodieties tikai ar vārdu. Jā, Kristīna “Krisa” Brauna varētu jums piedot, ka jūs viņu saucat par kungu, bet pēdējais, ko vēlaties darīt, ir apmulsināt sevi, pirms jūs saņemat e-pasta ziņojumu.
Visbeidzot, ja jums nav konkrēta adresāta vārda (piemēram, jūs nosūtāt darba pieprasījumu uz centrālo HR adresi), pilnīgi pietiek ar vienkāršu “sveiciens”.
3. Aizveriet ar pieklājību
Jums varētu būt iecienītākās e-pasta adreses, taču, izrakstoties, vienmēr jāapsver attiecības ar korespondentu un e-pasta iemesls. Tālāk ir īss ieskats dažās parasti izmantotajās tagu rindās un to nodotajā ziņojumā:
Ar cieņu: Šis ir universāls noslēguma noskaņojums un 100% piemērots lielākajā daļā situāciju, taču to var uzskatīt par mazliet aizliktu vai aizkavējošu saraksti ar kādu, kuru labi pazīsti.
Ar cieņu: Šī frāze ir profesionāla, taču ar nelielu siltumu. Tas ir ierasts, ja biznesa e-pasti ir mazāk formāli, piemēram, starp kolēģiem, kuri sadarbojas nedaudz bieži. Nosūtot e-pastu kādam pazīstamam, to var saīsināt līdz “Sveicieni”.
Vislabākais: par šo atteikšanos tiek plaši diskutēts, un tas tiek uzskatīts par visu, sākot no sirsnīga līdz viltīgam, atkarībā no saņēmēja filtra. Tā ir vienkārši saīsināta “Ar laba vēlējumiem” versija un var atsaukties uz pozitīvām izjūtām. Bet to var arī nepareizi interpretēt kā autentisku, ja jums nav iepriekšēju attiecību pret personu ar e-pastu.
Ar cieņu: šī ir oficiāla nosūtīšana, kas ir piemērota, nosūtot e-pasta ziņojumu izpilddirektoram, valdes priekšsēdētājam vai augsta līmeņa uzņēmuma vadītājam.
Fondly: Tas noteikti ir sociālais noslēgums, nevis profesionāls. Tas sūta draudzīguma un patiesas intereses vēstījumu, taču ar tādu zināšanu līmeni, kas vislabāk tiek turēts ārpus profesionālās sarakstes.
Sirsnīgi sveicieni: Šī ir formālāka “mīļi” versija, taču tā joprojām ir vispiemērotākā sociālajiem e-pastiem.
Ar cieņu: e-pasts bieži tiek uzskatīts par mazliet aizliktu, šo noslēgumu vislabāk var izmantot formālākai sarakstei, piemēram, iespiestai vēstulei.
4. Padariet savu parakstu noderīgu
Pārliecinieties, ka paraksta rindā ir uzskaitīti pamati: pilns vārds, amats, uzņēmuma nosaukums un kontaktinformācija, ieskaitot tālruņu numurus un e-pastu. Uzņēmuma logotips var būt arī estētiski patīkams papildinājums.
Sūtot e-pastus, kas saistīti ar darba meklēšanu, izmantojiet savu vārdu un kontaktinformāciju. Tomēr domājiet par to, kādu kontaktinformāciju jūs piešķirat - ja nevēlaties, lai potenciālie darba devēji zvana pa tālruni, kuru dažreiz izvēlas jūsu reģistratūras darbinieks, tad nedodiet šo numuru. Un, ja jūs profesionāli izmantojat Facebook, Twitter un LinkedIn, ir lieliski iekļaut arī šo informāciju.
Dažreiz paraksta ietvaros jūs redzēsit e-pastus ar citātiem vai asprātīgu malu, taču rīkojieties piesardzīgi, pirms domājat, ka jums ir nepieciešams šāda veida jauninājums. Uzņēmējdarbības e-pastā jābūt tieši šādam: bizness. Jūsu paraksts nav vieta, kur pārkāpt personīgo pārliecību vai intereses.
Dodoties uz e-pasta izstrādāšanu, noteikti pievērsiet tikpat daudz uzmanības atvēršanas un aizvēršanas līnijai, cik pārējo saturu. Neļaujiet izvairīšanās no iepakojuma maldināt vai novērst uzmanību no adresāta, pirms viņš vai viņa nokļūst jūsu e-pasta vissvarīgākajā daļā - ziņojumā.
