Izdevumu pārskatu iesniegšana turpat atrodas ar sakņu kanāliem manā izpriecu skalā. Neskatoties uz to, ka mans uzņēmums man likumīgi ir parādā daudz naudas, es gandrīz vienmēr baidījos, ka man ir jāiesniedz šie pārskati.
Iespējams, ka tas meklējams manā pirmajā darbā ārpus koledžas, kad es pajautāju savam priekšniekam dažus norādījumus par to, kādi izdevumi ir piemēroti gaidāmajam komandējumam. Viņa vienkārši teica: "Izmantojiet savu labāko spriedumu."
Hm, paldies. Ņemot vērā to, ka es nekad nebiju komandējumā, man radās sajūta, ka mans labākais vērtējums, iespējams, atšķiras no viņas.
Bet, es domāju, ka tam bija jēga. Kad kļuvu par vadītāju un mani darbinieki man uzdeva to pašu jautājumu, es atklāju, ka sniedzu tādu pašu neskaidru atbildi. Es gribēju pārbaudīt savus darbiniekus, lai redzētu, kā viņi rīkojas bez uzraudzības - ja viņi aiziet savvaļā un vienā naktī uzpūta simtiem dolāru par vēzi, es varētu apšaubīt viņu lēmumu pieņemšanas prasmes (un jā, es varētu arī viņus nodot paaugstinājums tās personas vietā, kura saprātīgi izturējās pret izaicinājumu).
Stāsta morāle? Kad jūsu priekšnieks, tērējot uzņēmuma dimetānnaftalīnu, saka “Izmantojiet savu labāko spriedumu”, viņa to domā. Tas, kā jūs rīkojaties ar saviem izdevumiem, daudz pateiks par jums kā darbinieku, un tas var ietekmēt arī jūsu reputāciju ar jūsu priekšnieku.
Par laimi, gadu gaitā esmu izstrādājis dažus trikus, un tie noder, lai palīdzētu sevi kontrolēt, kad es apkopoju kvītis.
Skaties un mācies
Labākais veids, kā noteikt, cik jums vajadzētu tērēt, ir skatīties, kā jūs pieredzējuši kolēģi. Iespējams, ka jūs ēdat, dzerat un paliksit tajās pašās vietās, tāpēc jums būs daudz iespēju apstāties un redzēt, ko viņi dara vispirms.
Šis ir piemērs: kad jūs un jūsu kolēģi dodaties vakariņās, vispirms dodiet iespēju pasūtīt visiem citiem un pievērsiet uzmanību katras personas pasūtījuma izmaksām. Kad būs jūsu kārta, pārliecinieties, ka jūsu izvēlētais pakalpojums ir vislētākais vai tajā pašā diapazonā ar grupas lētākajiem pasūtījumiem. Nē, tikai tāpēc, ka jūsu priekšnieks pasūta fileju mignon, tas nenozīmē, ka jums vajadzētu sekot šim piemēram. Bet, kad ceļotāji veterāni pasūta Koba salātus, ievērojiet viņu vadību, un jūsu priekšnieks nekad neapšaubīs jūsu ēdienreizes izmaksas.
Un kas notiks, ja jūsu ceļojumā nebūs neviena cita? Mēģiniet iepriekš veikt kādu pētījumu. Pajautājiet citiem kolēģiem, piemēram, “Es dodos uz Čikāgu - vai varat ieteikt dažas vietas, kur paēst?” Uzziniet, kur parasti dodas pārējā komanda, un jums būs dažas vietas, kuras, jūsuprāt, var droši tērēt.
Neesiet mantkārīgs
Tas, iespējams, šķiet acīmredzams, bet es varu jums pateikt no pieredzes, ka ir viegli justies kā jūs varat dzīvot mazliet, kad birojs jums apkārt lido, maksā par viesnīcu un sūta jūs uz izdomātām vakariņām pie klientiem. Un, lai arī jūs varat redzēt, ka citi cilvēki to dzīvo, jo viņi zina, ka kāds cits izvēlēsies cilni, tomēr labāk ir samazināt tēriņus līdz minimumam, kad vien iespējams.
Īkšķa noteikums: ja jūs to neiegādātos par savu naudu, nelieciet to. Glāze vīna ar vakariņām? Labi. Glāze vīna, kā arī trīs kokteiļi, pāris lietotnes un deserts? Nepieciešamību to attaisnot nebūs viegli.
Nebūtu lēts
Liekas saprātīgi, ka jums nevajadzētu pārspiest uzņēmuma dimetānnaftalīnu, bet kā būtu ar lētākajām precēm? Vai, ceļojot darba laikā, jūs varat samaksāt rīta latte un bagel? Tehniski, protams, jūs varat lūgt savam uzņēmumam atmaksāt jums USD 4, 67, ko jūs maksājāt par nelielu kafiju un bagelīti, bet es garantēju, ka jūs neuzvarēsit nevienu punktu, kad jūsu priekšnieks to redzēs jūsu detalizētajā ziņojumā.
Piemēram, man bija viens darbinieks, kurš no klienta sapulces iesniedza pārskatu par automašīnas novietošanu 1 USD apmērā. Vai tu mani izjoko? Es viņai atdevu savu dolāru, bet kopš tā laika es vienmēr jutos kā viņa mēģina bēgt no uzņēmuma par visu iespējamo.
Jā, jūsu uzņēmumam būtu jāmaksā par saprātīgiem izdevumiem, kad jūs atrodaties un pārstāvat uzņēmumu, taču niķelis un samazinot savus izdevumus liks jums izskatīties neprofesionālam un nenobriedušam, nemaz nerunājot par nepatiesu. Šis ir labs izmēģinājums: ja tas ir kaut kas tāds, kuru jūs parasti pērkat sev parastajā darba dienā, tad nelieciet par to naudu (bet saglabājiet kvītis, ja jūsu priekšnieks piedāvā samaksāt arī par sīkumiem).
Vienmēr lūdziet kvītis
Šajā piezīmē, līdztekus tēriņu ievērošanai saprātīgās robežās, ieņēmumu glabāšana ir vissvarīgākā lieta, kas jāatceras, kad esat norīkojumā ārpus biroja. Es pat nespēju saskaitīt, cik reizes darbinieki ir iesnieguši izdevumu pārskatus bez jebkādiem pierādījumiem par izdevumiem. Neatkarīgi no tā, cik daudz jūs domājat, ka jūsu priekšnieks jums uzticas, viņa nevar tikai ņemt vērā jūsu vārdu par to, ka pēdējā darba komandējumā esat iztērējis 256 USD.
Kad es pajautāju vienam darbiniekam, kāpēc viņa neiekļāva kvītis par salīdzinoši nelieliem izdevumiem, kurus es pilnīgi būtu apstiprinājusi, viņa atzina, ka ir noraizējusies, ka es varētu neapstiprināt šo lietu, tāpēc viņa vienkārši “aizmirsa” lūgt kvīti. Viņai bija taisnība: es to neapstiprināju. Bet ne tāpēc, ka es iebilstu pret pirkumu - tāpēc, ka man nebija pierādījumu, ka tas faktiski notika.
Ātrais padoms: pārvelciet viesnīcas stacionāro aploksni no savas istabas un turiet to makā vai portfelī. Ap savu maku aptiniet lielu gumijas joslu, lai atgādinātu jums lūgt kvīti - pēc tam nometiet šo kvīti aploksnē, tiklīdz to saņemat. Un, ja šajos izdevumos ir kaut kas neparasts, uzrakstiet tos aizmugurē, pirms tos nododat.
Katram uzņēmumam un katram priekšniekam ir atšķirīga pieeja izmaksu pārvaldīšanai, kas nozīmē, ka nav stingru un ātru noteikumu, kas tiks piemēroti katrā situācijā. Tomēr ievērojiet šīs vadlīnijas, un jūsu priekšniekam nekad nebūs pamata apšaubīt jūsu labāko spriedumu.
