Excel datu ievades forma Tutorial

Anonim

Izmantojot Excel iebūvēto datu ievades veidlapu, ir ātrs un vienkāršs veids, kā ievadīt datus Excel datubāzē.

Izmantojot veidlapu, varat:

  • uzsākt jaunu datu bāzes tabulu vai pievienot jaunus ierakstus esošajam
  • ritiniet datu ierakstus pa vienam vienlaikus
  • meklējiet ierakstus, kas satur konkrētu informāciju
  • rediģēt vai dzēst atsevišķus ierakstus pēc nepieciešamības

Par datu ievades formas ikonas pievienošanu ātrās piekļuves rīkjoslai

Datu ievades veidlapa ir viens no Excel integrētajiem datu rīkiem. Lai to izmantotu, viss, kas jums jādara, ir nodrošināt jūsu datu bāzē izmantotās kolonnu virsrakstus, noklikšķiniet uz formas ikonas un Excel darīs visu pārējo.

Tomēr, lai padarītu lietas grūtāku, kopš Excel 2007 Microsoft ir nolēmis lenti neiekļaut formas ikonu.

Pirmais solis, izmantojot datu ievades veidlapu, ir ātrās piekļuves rīkjoslai pievienot veidlapas ikonu, lai mēs varētu to izmantot.

Šī ir vienreizēja operācija. Kad pievienots, Veidlapa ikona joprojām ir pieejama Ātrās piekļuves rīkjosla.

Datu ievades formas pogas atrašana

The Ātrās piekļuves rīkjosla tiek izmantots Excel bieži lietoto funkciju īsceļu saglabāšanai. Tas ir arī tas, kur jūs varat pievienot īsceļus Excel funkcijām, kas nav pieejamas lentē.

Viena no šīm funkcijām ir datu ievades forma.

Datu veidlapa ir ātrs un vienkāršs veids, kā pievienot datus Excel datu bāzes tabulai.

Tomēr kādu iemeslu dēļ Microsoft izvēlējās ne pievienot veidlapu kādai no lentes cilpām, sākot ar programmu Excel 2007.

Tālāk ir sniegti soļi, kas parādīs, kā pievienot veidlapas ikonu Ātrās piekļuves rīkjosla.

Ātrās piekļuves rīkjoslā pievienojiet datu veidlapu

  1. Klikšķiniet uz lejupvērsta bultiņa Ātrās piekļuves rīkjoslas beigās atveriet nolaižamo izvēlni.
  2. Izvēlies Vairāk komandu no saraksta, lai atvērtu dialoglodziņu Pielāgot ātrās piekļuves rīkjoslu.
  3. Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas beigās Izvēlieties komandas no lai atvērtu nolaižamo izvēlni.
  4. Izvēlies Visi komandējumi no saraksta, lai kreisajā rūtī redzētu visas Excel komandas.
  5. Ritiniet šo alfabēta sarakstu, lai atrastu Veidlapa komandu
  6. Klikšķiniet uz Pievienot pogu starp komandrindas, lai Ātrās piekļuves rīkjoslai pievienotu komandu Form.
  7. Klikšķis labi.

Tagad veidlapas poga ir jāpievieno ātrās piekļuves rīkjoslai.

Datu lauku nosaukumu pievienošana

Kā jau iepriekš minēts, viss, kas mums jādara, lai Excel datu ievades veidlapu izmantotu, ir nodrošināt mūsu datu bāzē izmantotās sleju nosaukumus vai lauku nosaukumus.

Visvienkāršākais veids, kā pievienot lauka nosaukumus veidlapai, ir veids, kā ievadīt tos darblapas šūnās. Veidlapā varat iekļaut ne vairāk kā 32 lauku nosaukumus.

Ievadiet šūnas no A1 līdz E1:

StudentIDUzvārdsSākotnējāVecumsProgramma

Datu ievades veidlapas atvēršana

Datu ievades veidlapas atvēršana

  1. Noklikšķiniet uz šūnas A2, lai padarītu to par aktīvo šūnu.
  2. Noklikšķiniet uz veidlapas ikona kas tika pievienots ātrās piekļuves rīkjoslai 2. lappusē.
  3. Noklikšķinot uz veidlapas ikonas, tiks atvērta ziņu lodziņa no Excel, kurā ir vairākas iespējas, kas saistītas ar veidlapas virsrakstu pievienošanu.
  4. Tā kā mēs jau esam ievadījuši lauku nosaukumus, kurus mēs vēlamies izmantot kā virsrakstus, viss, kas mums jādara, ir Noklikšķiniet uz Labi ziņojuma lodziņā.
  5. Veidlapai, kurā ir visi lauku nosaukumi, jābūt redzamai ekrānā.

Datu ierakstu pievienošana veidlapai

Datu ierakstu pievienošana veidlapai

Kad datu pozīcijas ir pievienotas veidlapai, pievienojot ierakstus datu bāzē, vienkārši ir jāievada dati pareizā secībā formas laukos.

Ierakstu paraugs

Pievienojiet šādus ierakstus datu bāzei, ievadot datus formas laukos blakus pareizajām pozīcijām. Noklikšķiniet uz Jauns pogu pēc pirmā ieraksta ievadīšanas, lai notīrītu otrā ieraksta laukus.

StudentID: SA267-567Uzvārds: DžonssSākotnējā: B.Vecums: 21Programma: ValodasStudentID: SA267-211Uzvārds: WilliamsSākotnējā: J.Vecums: 19Programma: Zinātne

Padoms: Ievadot ļoti līdzīgus datus, piemēram, studentu identifikācijas numurus (tikai numuri pēc domuzīmes ir atšķirīgi) izmantojiet kopēšanu un ielīmēšanu, lai paātrinātu un vienkāršotu datu ievadīšanu.

Lai pievienotu atlikušos ierakstus apmācības datu bāzei, izmantojiet veidlapu, lai ievadītu pārējos datus, kas attēla augšpusē, šūnās no A4 līdz E11.

Datu ierakstu pievienošana veidlapai (con't)

Lai pievienotu atlikušos ierakstus mācību datubāzē, izmantojiet veidlapu, lai ievadītu atlikušos datus, kas attēlā atrodami šūnās no A4 līdz E11.

Izmantojot veidlapas datu rīkus

Galvenā problēma ar datubāzi ir datu saglabāšanas integritāte, jo faila izmērs palielinās. Tas prasa:

  • datu kļūdu noteikšana vai atsevišķu ierakstu atjaunināšana.
  • dzēš novecojušu vai dublētus ierakstus.

Datu ievades veidlapā ir vairāki instrumenti labajā pusē, kas ļauj viegli atrast un labot vai dzēst ierakstus no datubāzes.

Šie rīki ir:

  • The Atrast iepriekš un Atrast nākamo pogas - tie ļauj ritināt uz priekšu un atpakaļ pa datu bāzi vienu ierakstu vienlaicīgi.
  • The Dzēst pogu - to izmanto, lai izdzēstu ierakstus no datubāzes.
  • The Atjaunot poga - šo pogu var izmantot, lai atceltu rediģējamā ieraksta izmaiņas. Reizēm mēs veicam nepareizas ieraksta izmaiņas vai pat rediģē nepareizu ierakstu. Ja tā, atjaunošanas pogu var izmantot, lai atsauktu šīs izmaiņas.
  • Piezīme: poga Restore darbojas tikai tik ilgi, kamēr formā ir ieraksts. Tiklīdz piekļūstat citam ierakstam vai aizveriet veidlapu, atjaunošanas poga kļūst neaktīva.
  • The Kritēriji poga ļauj jums meklēt datubāzē ierakstus, pamatojoties uz konkrētiem kritērijiem, piemēram, vārdu, vecumu vai programmu. Nākamā kritērija pogas izmantošanas piemērs ir iekļauta apmācības nākamajā solī.

Ierakstu meklēšana, izmantojot vienu lauka nosaukumu

The Kritēriji poga ļauj jums meklēt datu bāzi ierakstiem, izmantojot vienu vai vairākus lauku nosaukumus, piemēram, vārdu, vecumu vai programmu.

Ierakstu meklēšana, izmantojot vienu lauka nosaukumu

  1. Noklikšķiniet uz Kritēriji pogas formā.
  2. Noklikšķinot uz Kritēriji poga notīra visus veidlapu laukus, bet neizdzēš datus no datubāzes.
  3. Noklikšķiniet uz Programma laukā un ierakstiet Māksla, jo mēs vēlamies meklēt visus studentus, kuri ir iekļauti koledžas Mākslas programmā.
  4. Noklikšķiniet uz Atrast nākamo poga H. Thompsona ieraksts jāuzrāda tādā formā, kādā viņš ir iekļauts mākslas programmā.
  5. Noklikšķiniet uz Atrast nākamo otrais un trešais pogas taustiņš, un J. Graham un W. Hendersona uzskaitei vajadzētu būt viens pēc otra, jo tie ir arī iekļauti mākslas programmā.

Nākamais šīs apmācības solis ietver piemēru tādu ierakstu meklēšanai, kas atbilst vairākiem kritērijiem.

Meklējot ierakstus, izmantojot vairāku lauku nosaukumus

Šajā piemērā mēs meklēsim visus 18 gadus vecus skolēnus un studē koledžā. Veidlapā jāparādās tikai tiem ierakstiem, kas atbilst abiem kritērijiem.

  1. Noklikšķiniet uz Kritēriji pogas formā.
  2. Noklikšķiniet uz vecums lauks un 18. tips.
  3. Noklikšķiniet uz Programma lauka un tipa māksla.
  4. Noklikšķiniet uz Atrast nākamo poga H. Thompsona ieraksts jāuzrāda veidlapā, jo viņa ir 18 gadu veca un iekļauta mākslas programmā.
  5. Noklikšķiniet uz Atrast nākamo pogas otro reizi, un J. Graham ieraksts būtu jāparādās, jo viņam ir arī 18 gadu vecs un viņš ir iekļauts mākslas programmā.
  6. Noklikšķiniet uz Atrast nākamo pogu trešajā reizē, un J. Graham ieraksts joprojām ir redzams, jo nav citu ierakstu, kas atbilst abiem kritērijiem.

Par W. Hendersona ierakstu vajadzētu nē šajā piemērā parādīsies, jo, lai gan viņš ir iekļauts mākslas programmā, viņam nav 18 gadu vecs, tāpēc viņš neatbilst abiem meklēšanas kritērijiem.

Redaktora Izvēle