Kad Adreana Tērnere sāka jaunu izmaksu grāmatvedes lomu, viens no uzdevumiem, ko viņai nodeva priekšgājējs, bija ikmēneša ziņojums, kura sastādīšana aizņēma gandrīz divas nedēļas. Pirmos mēnešus uzņēmumā viņa katru mēnesi pavadīja stundām ilgi, pat ja uz galda bija uzlikti citi pienākumi.
Tad viņa kaut ko saprata. Neviens - pat viņas priekšnieks - nekad nebija sniedzis viņai atsauksmes par ziņojumu. Izrādās, ka viņi to neskatījās, nemaz nerunājot par iedziļināšanos viņas sniegtajos datos. Atklāti sakot, viņai bija labākas lietas darīt, nekā tērēt tik daudz laika un pielikt tik daudz pūļu, lai neviens neko neizdabūtu.
“Es meklēju veidus, kā būt efektīvākiem, ” saka Tērners, Muse karjeras treneris un FIT for Success autors. Viens no šiem veidiem būtu atbrīvot vietu viņas grafikā lietām, kas vairāk ietekmējušas.
Mums visiem varētu būt izdevīgi nedaudz rūpīgāk izpētīt lietas, kas iekļautas mūsu darbu sarakstos, un laiks mūsu dienās. Pavasara tīrīšanas vai jebkuras sezonas tīrīšanas garā šeit ir septiņi padomi, kas palīdzēs jums tikt galā ar grafiku.
1. Izvērtējiet un izsekojiet savam laikam
Jūs nevarat īsti iztīrīt savu grafiku, ja nezināt, kas tajā ir iekļauts - un tas ietver visas lietas jūsu burtiskajā un oficiālajā kalendārā un visas citas lietas. "Es vienmēr saku, ja vēlaties labāk pavadīt laiku, jums ir jāizdomā, kā jūs tērējat savu laiku tagad, " saka Laura Vanderkam, grāmatas Off the Clock autore : jūtieties mazāk aizņemta, kamēr strādājat vairāk . “Cilvēkiem ir daudz stāstu, ko viņi stāsta par savu laiku, ” viņa piebilst, taču šie stāsti ne vienmēr ir precīzi.
Tāpēc viņa iesaka izsekot jūsu stundas nedēļai vai pat dažām dienām, izmantojot lietotni, izklājlapu vai papīra lapu. Kad esat objektīvi izpētījis, kur atrodas jūsu laiks, varat sākt kārtot un izlemt, kas jums jādara.
Vanderkam saka, ka jūs varat kanālu Marie Kondo. Vai šī jogas nodarbība trešdienās rada prieku? Kā ir ar šovu, kuru jūs pārāk uzraugāt? Bet tikai līdz punktam. “Ir smieklīgi domāt, ka viss izsauks prieku. Jums varētu patikt savs darbs, taču brauciens uz mājām neizraisīs prieku. Jūs mīlat savus bērnus, bet autiņa nomaiņa neizraisīs prieku, ”viņa saka. Ideja ir jautāt: “Kas visvairāk sagādā sāpes? Un kas ir tas, ko es patiešām varu kaut ko darīt? ”
Tērners veic līdzīgu vingrinājumu ar klientiem, kuri vēlas mainīt karjeru vai turpināt šo vai citu, bet jūtas tik aizņemti, ka viņiem nav laika veltīt saviem mērķiem. Viņai ir jādod divu nedēļu laika žurnāls līdz pusstundai. Viņi bieži saprot, ka laiks, ko viņi pavadījuši, ritinot sociālajos plašsaziņas līdzekļos vai tērzējot par savu iecienīto TV šovu Slack, dažu stundu laikā viņi pavadīja, darot kaut ko produktīvāku vai pat vienkārši kaut ko tādu, kas viņiem patiešām patīk.
2. Notīriet atkārtotas sanāksmes un uzdevumus
Tiklīdz jūs zināt, kas ir jūsu kalendārā, jūs varat jautāt un kāpēc vajadzētu jautāt, kāpēc , saka Heather Yurovsky, Muse karjeras treneris un Shatter & Shine dibinātājs. “Kāds ir katras lietas mērķis šeit? Vai mēs to darām, vai kaut kas ir jāmaina? ”Viņa skaidro. "Galvenais nebaidās apšaubīt jūsu kalendāra datus."
Sāciet ar atkārtotām sanāksmēm, kuras var ļoti viegli izveidot un pārņemt jūsu kalendāru, jo, kā uzsver Vanderkam, “katrai no tām nav sevi jāpamato”.
Ja jūs esat atkārtotas sanāksmes iniciators, Jurovskis mudina jūs reizi mēnesī pauzēt un pajautāt: “Vai tam joprojām ir jēga? Vai mēs izpildām to, ko mēs paredzējām paveikt? Vai cilvēki ir iesaistīti un dod ieguldījumu? (Apzīmējums, ka sanāksmei nav jānotiek, ir tas, ka neviens cits nerunā.) ”Ja uz šiem jautājumiem nav atbildes, apsveriet sanāksmes atcelšanu, saīsināšanu vai retāku sanāksmi vai attiecīgās informācijas paziņošanu pa e-pastu. .
Pat ja jūs neesat atbildīgs, jūs joprojām varat rīkoties, kā Tērners darīja šajā mēneša pārskatā. Un, ja jūs to darāt, piedāvājot risinājumus, nevis tikai uzdodot jautājumus vai uzrādot problēmas, Tērners saka, tas “liek jums izskatīties tā, it kā jūs būtu ieguldīts tajā, ko jūs darāt”. Ja tā ir kāda cita sanāksme, jautājiet darba kārtību un, ja ir kaut kas, kas jums būtu jāizlasa vai būtu gatavs diskutēt. Jūs varētu tikai atgādināt organizatoram apšaubīt tās sanāksmes, kuras vienmēr ir bijušas arī tur.
3. Kārtojiet lietas pēc nozīmīguma un steidzamības
Ja esat izsekojis savu laiku, bet rodas grūtības aplauzt galvu par to, kam jāpaliek un kam jāiet, Tērners iesaka izmantot laika pārvaldības matricu, kas parādīta Stefana Koveja klasiskajā biznesa grāmatā “Ļoti efektīvu cilvēku 7 ieradumi: jaudīgas nodarbības personīgajās pārmaiņās”. . Ideja ir sakārtot aktivitātes pēc nozīmīguma un steidzamības un ievietot tās vienā no četriem kvadrantos:
- I kvadrants: Svarīgi, ka steidzami ir iekļautas tādas lietas kā krīzes, pēdējā brīža sanāksmes svarīgiem termiņiem
- II kvadrants: Svarīgi, neatliekami ietver tādas lietas kā stratēģiskā plānošana, ilgtermiņa mērķu izvirzīšana
- III kvadrants: Nav svarīgi, Steidzami iekļauj tādas lietas kā noteiktas e-pasta adreses, tālruņa zvanus, sanāksmes un pasākumus
- IV kvadrants: Nav svarīgi, Neatliekami ietver tādas lietas kā bez prāta ritināšanu caur sociālajiem medijiem, pārāk lielu televizora skatīšanos, kas jums nemaz nerūp.
"Tad jums faktiski ir jānosaka, kas jums jādara vairāk un kas jums jādara mazāk, lai nodrošinātu, ka esat pēc iespējas produktīvs, " viņa saka. Piemēram, jūs varētu būt pārsteigts, ja konstatējat, ka lielākā daļa ikdienas aktivitāšu ietilpst III un IV kvadrantā, tāpēc jūsu mērķis varētu būt samazināt tos, kas ļauj veikt pasākumus I un II kvadrantā.
4. Samaziniet vai izmantojiet ārpakalpojumus
Dažos gadījumos jūs varat vienkārši pateikt nē (labi), lai kalendāram vai uzdevumam pievienotu noteiktu notikumu. Citas lietas vienkārši jādara. Bet tas nenozīmē, ka jūs nevarat likt viņiem aizņemt mazāk laika vai ka jums ir jābūt vienam, kas tos dara.
Vai darbā ir kāds uzdevums, kuru jūs varētu deleģēt vai izmantot kā ārpakalpojumu? Kā vadītājam tūlīt ir iespējams nodot uzdevumu kādam no jūsu tiešajiem pārskatiem. Bet pat ja neesat uzraudzības stāvoklī, padomājiet par maziem veidiem, kā jūs varētu rīkoties tāpat. Vai jūs pavadāt stundas manuāli, atjauninot datu bāzi vai sistēmu? Vai būtu iespējams sadarboties ar inženieri, lai atrastu automatizētāku procesu? Vai arī jūs varat ķerties pie tā, ka veicat šo nogurdinošo biroja mājasdarbu, lai neviena persona neiestrēgtu to darīt katru reizi?
Ja nevarat nodot noteiktus uzdevumus citiem vairumtirdzniecībā, mēģiniet samazināt laiku un pūles, kas tiem nepieciešami. Lai atgrieztos pie Tērneres piemēra, viņa strādāja kopā ar savu priekšnieku, lai atjauninātu ziņošanas procesu, lai viņa sūtītu ātrus ikmēneša momentuzņēmumus un tikai reizi ceturksnī apkopotu padziļinātu ziņojumu. Tas viņai atvēlēja laiku, vienlaikus dodot priekšniekam un kolēģiem nepieciešamo ieskatu. Neatkarīgi no tā, kas šķiet, kā tas iejaucas jūsu grafikā, pārbaudiet, vai ir iespējas to darīt mazāk.
5. Izveidojiet blokus
Ir viegli skatīties prom un atgriezties, lai atrastu jūsu kalendāru, kurā ietilpst dažādas tikšanās un saistības. Neatkarīgi no tā, vai jūs vai kolēģi nometat tur katru atsevišķu priekšmetu, tas atstāj jums tikai brīvu laiku un maz cerību paveikt dažus no lielākajiem uzdevumiem jūsu šķīvī. Daļa no grafika sakopšanas ir tādu stratēģiju atrašana, kas neļautu tai atkal kļūt pārblīvētām - tāpat kā jūs darītu, ja organizētu fizisko telpu.
Chelsea Williams, Muse karjeras treneris un talanta konsultants, iesaka kalendārā bloķēt laiku, kad jūs nevarēsit atbildēt uz e-pastiem vai tālruņa zvaniem vai apmeklēt sanāksmes. Jūs to varat izmantot augstāka līmeņa stratēģizēšanai vai mērķtiecīgam projekta laikam (domājiet, ka II kvadranta aktivitātes). Tā kā tas jau ir rezervēts un redzams jūsu kalendārā, tas neļauj citām lietām uzkrāties un ietekmēt nepieciešamo laiku. "Jūs izveidojat vietu, " viņa saka. Un, ja jūs liksit, ka šie bloki atkārtojas, viņa piebilst, tie kļūst par dabisku jūsu nedēļas ritma daļu.
“Esmu milzīgs laika bloķēšanas ventilators, ” saka Jurovskis, kurš arī ierosina paredzēt un pievērsties citām vajadzībām, izmantojot šo stratēģiju. Piemēram, ja jūs domājat, ka pametat ofisu noraizējies un nemierīgs, viņa iesaka bloķēt dienas pēdējās 30 vai 45 minūtes. Jūs varat izvairīties no izskriešanas durvīm tūlīt pēc sanāksmes un dot sev iespēju mierīgāk noritēt un pāriet. "Lai kur jūs bloķētu laiku, jūs sākat justies atjaunots."
6. Neaizmirstiet dīkstāvi
Laika pārvaldība nozīmē ne tikai pēc iespējas vairāk cilvēciski iespiest darba grafikā vai pilnībā notīrīt to, lai jūs varētu darīt pilnīgi neko. Tas attiecas arī uz vietas, kas jums patīk, ar darbu nesaistītas lietas, un lietas, kas ļauj jums to uzlādēt.
“Jūs vēlaties apzināti izvēlēties dīkstāvi, ” saka Vanderkam. “Padomājiet, kas tieši mani atjauno?” Tas varētu būt daba, fiziskās aktivitātes, draugi, māksla, cepšana vai kas cits, kas jums patīk, kas piepilda jūsu metaforiskās baterijas. Vanderkam lasīšana ir viena no tām lietām. "Es esmu ieguvusi daudz labāku pārliecību, ka man ir labas lasāmās grāmatas, " viņa saka, jo "kad man ir laba grāmata, es to lasu, to es daru kā savu noklusējuma dīkstāves izvēli." Kad viņa to nedara., viņa (tāpat kā daudzi no mums) kļūst par neprātīgu sociālo mediju ritināšanas upuri.
Nav tā, ka jums kalendārā obligāti jāpievieno dīkstāve (vai, erm, noklikšķiniet un ierakstiet to tur), lai gan, ja tas ir tas, kas jums patīk, dodieties pēc tā! Tikai atceraties, ka tai jābūt tīšdaļīgā vienādojuma daļai. "Mums ir tendence aizpildīt atvērto vietu, jo mēs salīdzinām lietu, kas mums tiek lūgts, vai domājam darīt neko, " saka Vanderkam. “Tas nav pareizais salīdzinājums. Salīdzinājums ir ar visām citām lietām, kuras jūs varat darīt. ”
7. Izlikieties, ka nākotnē jūs esat klāt
Kad jūs runājat par ceturtdienu trīs nedēļu laikā, ir viegli aizdomāties: “Ak, es esmu brīvs, izklausās lieliski!” Un ievietot to kalendārā, neapsverot jautājumu, vai trešdien trīs nedēļas jutīsities tāpat. mīnus dienu no šī brīža.
Bet, “domājot par kaut ko nākotnē, pajautājiet sev, vai jūs to darītu rīt, ” saka Vanderkam. “Jūs zināt, cik daudz enerģijas jums tagad ir, un domājams, ka rīt tā būs diezgan līdzīga. Tas ļauj jums būt nedaudz saprātīgākam. ”Īsāk sakot, ja jūs nebūtu sajūsmā to darīt šodien vai rīt, jūs, iespējams, nebūsit satraukti to darīt trīs mēnešus pēc šī brīža, tāpēc attiecīgi pieņemiet lēmumus. Jo “galu galā nākotne būs rīt”.
To sakot, Vanderkam brīdina par ieradumu pēdējā brīdī atcelt ilgstošus plānus. "Ja esat apņēmies kaut ko darīt un ja tas notiek ar cilvēkiem, kurus jūs vērtējat, iespējams, jums to vajadzētu uztvert tikai kā mācību pieredzi, " viņa saka. "Atgādiniet sev, ka tā nav laba sajūta, un kā es no tā varētu izvairīties nākotnē?"
Citiem vārdiem sakot, grafika sakopšana ne vienmēr nozīmē jau esošo lietu noņemšanu - iespējams, ka var tikt sabojātas profesionālās vai personiskās attiecības. Tas ir par to, kā savlaicīgi rīkoties un uzturēt to sakoptu.
Domājiet par sava grafika tīrīšanu kā ilgtermiņa mērķi. “Es mudinu cilvēkus būt drosmīgiem, ” saka Vanderkam. Ja esat mazliet drosmīgs un daudz apzināts, jūs varēsit darīt mazāk no tā, kas jums nepatīk, un vairāk no tā, ko darāt.
