Tagad es pieņemšu, ka jūs labi pārzināt šos e-pasta etiķetes pamatus. Jūs zināt, tādas lietas kā vienmēr iekļaujot tēmu līniju un pretoties kārdinājumam uzlūgt katru silto ķermeni jūsu birojā.
Jā, es sniegšu jums labumu no šaubām. Bet vai tas nozīmē, ka es domāju, ka jūsu ziņojumi ir nekļūdīgi? Noteikti nē.
Ir daži e-pasta grēki, kas bieži vien neatkārtojas, bet joprojām ir tikpat cienīgi. Un, iespējams, ka jūs vienkārši esat vainīgs to izdarīšanā (hei, es esmu tieši tur ar jums!) - neatkarīgi no tā, vai jūs to zinājāt vai nē.
Ja jūs pamanāt, ka sarkt, pieminot vienu no šiem mākslīgajiem pas? Nu, mans draugs, jūsu e-pasta ziņojumos vēl ir iespējami uzlabojumi.
1. Spēlējot “karstu kartupeli”
Jūs lepojaties ar to, ka pilnībā atrodaties iesūtnē - ienākošie ziņojumi ilgi nerodas bez atbildes.
Ir lieliski, ka esat apņēmies tik atsaucīgi. Bet ir svarīgi ņemt vērā arī nosūtāmo kvalitāti. Vai jūsu atbildes faktiski virza sarunu uz priekšu? Vai arī jūs atlaižat īsus (un varbūt pat pilnīgi bezjēdzīgus) ziņojumus, cenšoties nodot bumbu citas personas laukumā un panākt sevi par vienu soli tuvāk šai nenotveramajai iesūtnes nullei?
Bieži vien cilvēki uzskata, ka viņi ietilpst pēdējā kategorijā. Diemžēl šī izmisīgā e-pasta karsto kartupeļu spēle ir pilnīgi neproduktīva.
Kā uzlabot
Es zinu, ka spiediens atgriezties pie cilvēkiem var būt liels, un es nemēģinu jums pateikt, ka ļaujiet ziņām neatbildēt.
Tā vietā, ja neatrodaties vietā, kur varat sniegt augstas kvalitātes atbildi, nosūtiet īsu piezīmi, norādot, ka jūs to izskatāt, un saņemsit sīkāku atbildi, tiklīdz jums būs.
Šis solis novērš spiedienu uz vajadzību atbildēt uzreiz, vienlaikus dodot laiku veltīt pienācīgu uzmanību šim ziņojumam.
2. Parādiet savu humora izjūtu
Neviens nevēlas, lai pa e-pastu izklausītos kā nedzīvs robots. Un, ticiet man, es noteikti novērtēju tās neveiklās un pie sienas esošās piezīmes, kas nonāk manā iesūtnē.
Tomēr nav garantijas, ka citi saņēmēji jutīsies tāpat. Jums jāatceras, ka rakstītajos ziņojumos trūkst neverbālo un citu kontekstu norādījumu, kas parasti palīdz jūsu humoram piezemēties.
Tāpēc ir svarīgi zināt savu auditoriju, pirms e-pasta ziņojuma ievadīšanas pārliecināties, vai esmu pārliecināts par jūsu zvaigžņu humora izjūtu. Es priecātos par šo lielisko suņa dāvanu ballītes cepurē. Jūsu valdes locekļi? Varbūt ne tik daudz.
Kā uzlabot
Arī šeit ir ļoti svarīgi saprast savu saņēmēju. Bet, ja jūtat pat šaubas par to, kā tiks saņemts jūsu smieklīgais joks vai piezīme, izdzēsiet to.
Jūs esat drošībā, nekā žēl, un joprojām varat būt draudzīgs un izklaidējošs savā e-pastā - bez liekas rutīnas!
3. Rambling On un On
Es zinu, ka tas var šķist smalka līnija, ar kuru staigāt. Jūs dzirdat tik daudz pļāpāšanas par tām nobažītajām sanāksmēm, kas varētu būt notikušas pa e-pastu, ka ir viegli justies spiedienam, lai izvairītos no sēdēšanas par katru cenu.
Šis mēģinājums izlaist visu tiešo saziņu bieži rada dažus garas vēstules. Pirms jūs to zināt, esat izlicis 3000 vārdu meistardarbu, kas iegremdējas arvien vairākās detaļās par gaidāmo pārdošanas prezentāciju. Brīdinājums par spoileri: neviens to nelasīs.
Kā uzlabot
Dažreiz garāki ziņojumi ir neizbēgami. Tādos gadījumos tādas lietas kā aizzīmju punkti, īsas rindkopas un apakšvirsraksti var palīdzēt uzturēt lietu sakārtotu un viegli sagremojamu.
Bet, ņemot vērā, ka ideālais garums ir no 50 līdz 125 vārdiem, ir kaut kas ilgāks par to, kas varētu būt iemesls sapulcei vai tālruņa zvanam.
4. Ierakstiet e-pastu, kuru nevēlaties redzēt nevienam citam
Kopā ar iesūtni ir kļūdaina privātuma sajūta. Jūs pieļaujat, ka paredzētais saņēmējs būs vienīgais, kurš redzēs šo smeldzīgo komentāru par jūsu priekšnieku.
Klausieties ļoti uzmanīgi: tas ir ne tikai rupjš, bet arī riskants bizness. Neatkarīgi no tā, vai tā ir iespējamā tehnoloģiju problēma, snoopy HR departaments vai pat gossipy līdzstrādnieks, iespējams, ka jūsu ne tik draudzīgās piezīmes galu galā padarīs to nepareizajās rokās vai nepareizo acu ābolu priekšā.
Kā uzlabot
Šis jums vienkārši jāpārtrauc - auksts tītars.
Ja jums ir kārdinājums savā ziņojumā ierakstīt kaut ko nedaudz krāsainu (pat jokojot!), Pajautājiet sev šādi: Kāda būtu jūsu reakcija, ja kāds (piemēram, jūsu priekšnieks vai cits kolēģis) redzētu šo komentāru?
Ja jūs kaut mazāk domājat par satraukumu, ir pienācis laiks nospiest atpakaļatkāpes taustiņu.
5. Precējoties ar iesūtni
Labi, ka šai pēdējai kļūdai faktiski nav nekā kopīga ar jūsu nosūtīto ziņojumu saturu. Bet tas joprojām ir svarīgs, kas jāapzinās.
Atkal, ka vēlaties aktīvi pārvaldīt iesūtni, tā ir lieliska kvalitāte (es esmu pārliecināts, ka visi tie cilvēki, kuriem ir tūkstošiem nelasītu e-pasta ziņojumu, kas tikai piedalās Hangoutā, ir greizsirdīgi). Tomēr tas nedod jums bezmaksas caurlaidi, lai acis tiktu pielīmētas tālrunim vakariņu, sapulces, atvaļinājumu vai kāzu vidū (jā, es esmu redzējis, ka tas notiek).
Jūsu piespiedu iesūtne ne tikai atsvaidzina, liek lieki izlaist reālas sarunas un pieredzi, bet arī patiešām neuzkrītoši cilvēkiem, ar kuriem pavadāt laiku.
Kā uzlabot
Atbilde šeit ir vienkārša: novietojiet tālruni prom. Es zinu, tas šķiet neiespējami. Bet, kā es uzzināju šajā eksperimentā, tas ir vairāk nekā tā vērts.
Labās ziņas ir visas: visas šīs mākslīgās lietas ir lietas, kuras varat atrisināt, ja vien vēlaties mācīties un mainīt savus ieradumus. Jums nav lemts, ka esat pilnībā noslīpēts pa e-pastu.
Īstenojiet šo padomu (un, kamēr esat pie tā, iepazīstieties ar šiem e-pasta etiķetes pamatiem!), Un jums būs labs solis, lai paātrinātu savu e-pasta spēli vēl vienu pakāpienu.
