Jūs atrodaties rindā pie Starbucks. Jūs esat pirmais, kurš ieradies uz sapulci. Tu tikai mosties.
Kādas ir kopīgas visas šīs situācijas?
Jūs arī pārbaudāt savu e-pastu un ņurdējat pie domas par to, ka vajadzēs visu to izskatīt.
Kurš nepavada ievērojamu laika daļu prom no galda, kas pārvalda vai, man jāsaka, mēģina pārvaldīt, e-pastu pa tālruni? No tā nav iespējams atrauties. Tā vietā, lai ļautu tik mazam paziņojuma numuram (kas kļūst arvien augstāks un augstāks), jūs varat vienkārši mainīt tā apstrādes veidu.
Šeit ir četras metodes, kuras esmu iemācījusies, lai palīdzētu man palikt saudzīgākai.
1. Lieciet savam tālrunim lasīt jums ziņas
Lai pilnībā izmantotu braucienu uz darbu un atpakaļ no darba, apsveriet iespēju izmantot Talkler. Tā ir lietotne, kas jums nolasa jūsu e-pastus. Tas neaprobežojas tikai ar to, bet arī ļauj tos izdzēst, dodoties priekšā, vai atbildēt ar ierakstiem. Tas nozīmē, ka jūs varat turēt abas rokas pie stūres (vai turēt metro stabu) un joprojām būt produktīvs ceļā uz biroju. Un labas ziņas: tas darbojas apmaiņas platformās, kā arī lielākajā daļā uzņēmumu e-pasta pakalpojumu sniedzēju.
2. Izlasiet un rīkojieties uzreiz
Attēlu šis: jūs stāvat rindā un gaidāt kafiju. Tātad, jūs palūkojaties uz savu e-pastu, bet tad, pirms jūs pat varat pabeigt lasīšanu, ir jūsu kārta pasūtīt. Tad jūs atkal uzmetat skatienu, gaidot, lai to paņemtu - katru reizi atkārtoti lasot tos pašus vārdus. Bet, protams, jums nekad nav laika atbildēt, tāpēc, atgriežoties birojā, jūs pārbaudāt to pašu e-pastu .
E-pasta ziņojumu atkārtota lasīšana vairāk un vairāk neekonomē. Tā vietā, pieņemot, ka tas nav steidzami, es pārvietoju ziņojumus, kuriem nepieciešama atbilde, uz mapi ar nosaukumu “e-pasta uzdevumi”. Ja nepieciešamās darbības jāveic kādam citam no jūsu komandas, es pārsūtīšu ziņojumu viņiem tieši tur un tur. Un, ja ziņojumam nav jāveic nekādas darbības, es to tūlīt izdzēšu vai arhivēju. Ja jums nav laika nevienai no iepriekšminētajām darbībām, pagaidām novietojiet tālruni prom.
3. Iestatiet filtrus
Papildus tam, ka pats iesniedzat visu, jums vajadzētu arī veltīt laiku, lai izveidotu sistēmu, kas automātiski filtrē jūsu ziņojumus konkrētās mapēs. (Ja jums nepieciešama palīdzība iesākumā, pārbaudiet šo vai šo). Nav iemesla jums manuāli kārtot uzņēmuma mēroga e-pastus no steidzamām piezīmēm, kad tālrunis ir gatavs rīkoties kā jūsu personīgais asistents. Lai gan es iesaku jums to izdarīt kopumā - tas tiešām padara jūsu tālruni atšķirīgu, jo jūs mēģināt patiešām samazināt ienākošo e-pastu.
4. Izveidojiet īpašu e-pasta parakstu
Jūsu mobilais e-pasta paraksts var būt gan vārtsargs, gan grēkāzis. Noskaidrojot, ka izmantojat tālruni, tiks pārvaldītas citas personas cerības. Tas viņus brīdina, ka visi kļūdu labojumi, iespējams, ir automātiski pareizi un ka jūs nevarat nosūtīt pielikumu, kas atrodas uz darbvirsmas.
Tagad tas nav attaisnojums, lai ierakstītu “ur” vai “me 2”, bet gan skaidrojums, ja pieļaujat nelielu kļūdu. Jūs varat doties ar pamatjautājumu: “Lūdzu, atvainojiet visus typos. Šī ir ātra mobilā atbilde ”vai vēl kodolīgāka“ Sūtīts no mana tālruņa ”.
Pat ja jūs tikai sākat lietot kādu no šīm metodēm, jūs redzēsit tūlītējus uzlabojumus, kā reaģējat uz ienākošajiem e-pastiem. Pēkšņi tā vietā, lai justos stresā, kad iesūtnē nonāk kaut kas cits, jūs varēsit turpināt rīkoties tāpat kā parasti, zinot, ka ir izveidota spēcīga sistēma.
