Pēdējo mēnešu laikā es esmu mēģinājis sastādīt savas organizācijas grafiku 2015. gadam. Vissvarīgākais, kas man bija jādara, bija pārliecināties, ka es zinu, kad visi mūsu notikumi notiek. Bet, pirms es tos varēju ievietot savā kalendārā, man vispirms bija jāsaprot, kādi notikumi man patiešām ir vajadzīgi, lai plānotu.
Bezpeļņas organizācijām jūsu organizētie pasākumi ir galvenie veidi, kā jūsu kopiena mijiedarbosies ar jūsu organizāciju. Tāpēc ir svarīgi, lai viņi jūs labi pārstāvētu. Steidzīgi kopīgi pavadīts pasākums izskatīsies - un jums šķitīs, ka jūsu organizācija ir nekompetenta. Lai pārliecinātos, ka rīkojat labākos iespējamos pasākumus, ir svarīgi prioritizēt pasākumus un plānot tos pēc iespējas efektīvāk.
Pēdējo 10 gadu laikā, ko esmu pavadījis, strādājot bezpeļņas organizācijās, esmu izstrādājis četrus svarīgus jautājumus, kurus sev uzdot, pirms es nolemju plānot pasākumu.
1. Kas mūsu organizācijai vajadzīgs no šī pasākuma?
Būtībā, kāpēc jūs apsverat, pirmkārt, rīkot šo pasākumu? Vai jūs mēģināt iegūt naudu? Ja jā, tad cik? Vai jūs mēģināt satikt jaunus atbalstītājus vai veidot jaunus sakarus? Ja tas nav līdzekļu piesaistītājs, varbūt jūs mēģināt piesaistīt jaunus klientus vai izglītot cilvēkus, kuri jau ir jūsu organizācijas locekļi, par jaunu iniciatīvu.
Ja šis notikums neko nedara jūsu labā, kāpēc jūs to darāt? Pirms jūs tam veltāt laiku un resursus, jums jānoskaidro, kāda loma jūsu organizācijā ir pasākuma rezultātos. Tas palīdzēs jums arī noteikt pasākuma prioritāti visu citu darbību kontekstā.
2. Kas jūsu viesiem vajadzīgs no šī pasākuma?
Lai arī vispirms jāapsver savas vajadzības, pasākums patiesībā ir paredzēts jūsu viesiem. Lai jūs varētu sasniegt savus mērķus (kurus jūs izklāstījāt, izmantojot iepriekš minēto jautājumu), jums ir jāaicina dalībnieki, lai viņi mijiedarbotos pareizajā veidā.
Runājiet ar pagātnes un potenciālajiem viesiem par to, kas viņiem patīk par jūsu notikumiem un ko viņi vēlētos nākotnē. Vai viņiem patīk justies kā “iekšējiem” vai tikt publiski atzītiem par viņu dāsnumu? Daži varētu teikt, ka viņiem patīk skaļi, dzīvīgi notikumi; citi var dot priekšroku maigākai naktij. Šīs stratēģijas papildu ieguvums ir tas, ka cilvēki, ar kuriem jūs intervējat, noteikti vēlēsies redzēt, kā jūs viņu ieteikumus izmantojāt nākamajā pasākumā.
3. Kā mēs to darīsim?
Tagad, kad jums ir sajūta, kas būs vajadzīgs jūsu viesiem, jums ir jādomā par to, kā viņiem dot to, ko viņi vēlas. Piemēram, ja jūsu viesiem ir nepieciešama labāka izpratne par jūsu programmu, varbūt jūs nolemjat, lai klients pasākumā runātu par viņa pieredzi ar šo konkrēto programmu, vai arī jūs parādāt videoklipu un izplatāt sava modeļa lasāmmateriālus. Vai arī, ja jums ir liels līdzekļu vākšanas mērķis un izklaidējoša auditorija, iespējams, ir īstā izsole.
Tā kā tas ir tikai izklāsts, jums vēl nav jāiedziļinās detaļās vai pilnībā jāapņemas kaut ko darīt. Tomēr, ja jūs saprotat, ka jums nav iespējas rīkoties pasākumā, kas atbildīs jūsu organizācijas un viesu vajadzībām, tagad ir pienācis laiks to izdomāt. Jums nav obligāti jāiznīcina ideja, taču šis jautājums palīdzēs jums saprast, vai jums ir jāsamazina vai jāpieņem papildu palīdzība.
4. Kā šis notikums atšķiras no citiem notikumiem?
Nav nekas sliktāks, kā viena gada laikā doties uz vienu un to pašu pasākumu divreiz - un nekas nevar dārgāk maksāt saimniekam. Ja pamanāt, ka tajā pašā gadā plānojat pusdienas, vakariņas un golfa spēles vienai un tai pašai donoru grupai, varat sagaidīt donoru nogurumu un mazāku ieguldījumu atdevi. Tā vietā apsveriet iespēju plānot vienu nozīmīgu ziedošanas pasākumu šiem donoriem un pēc tam mazāku pasākumu jūsu potenciālajiem vai labākajiem brīvprātīgajiem.
Darbībā
Lai palīdzētu jums sākt darbu, šeit ir kāda nesen izstrādāta pasākuma stratēģijas paraugs, izmantojot šos četrus jautājumus:
Kas mums vajadzīgs?
- Paaugstiniet USD 50 000
- Jauniniet piecus donorus
- Piesaistiet 10 jaunus donorus, trīs no kuriem USD 5K vai vairāk
- Ieviest jaunu kapitāla kampaņu
Kas nepieciešams viesiem?
- Lai justos pārliecināti, ka viņu nauda tiek gudri ieguldīta
- Iespēja redzēt programmu no pirmās puses
- Pamatojums dot vairāk - pārsniedzot biļetes cenu
Kā mēs to darīsim?
- Iesaistiet direktoru padomi, lai uzaicinātu jaunus ziedotājus
- Izveidojiet pusdienas pirms pasākuma ar pašreizējiem donoriem, lai jauninātu
- Uzaiciniet runas dalībnieku
- Nomājiet jauno dizaineru ielūgumiem un programmai
- Ēdiet tos labi - apsveriet iespēju jautāt vietējiem šefpavāriem
- Iestatiet iespēju dot tekstu
- Noma grupa
- Palieliniet preses atspoguļojumu
Kā šis notikums atšķiras?
- Mūsu vienīgās apsēstās vakariņas
- Tikai pasākums, kas vērsts uz mūsu galvenajiem donoriem (60. – 70. Gadi, lielākoties pensionāri, galvenokārt bijušie vai pašreizējie brīvprātīgie)
- Tikai pasākums, kurā parasti piedalās visi valdes locekļi
- Parasti plānots pavasarī, vienlaikus ar klienta izlaidumu
Pasākumu plānošana var būt nogurdinošs, laikietilpīgs uzdevums - vēl jo vairāk tad, ja notikumi patiesībā atbilst jūsu mērķiem. Uzdodiet sev šos četrus jautājumus, taču jūs varēsit labāk stratēģizēt savus pasākumus un noteikt, kuri no tiem ir patiešām nepieciešami un vērtīgi jūsu organizācijai.
