Šeit nav pilnīgi nereāla situācija: iedomājieties, ka pēdējā laikā iesūtnes pārvaldīšana ir aizņēmusi tik daudz laika un enerģijas, ka jums sāk šķist, ka tā vienkārši vajadzētu būt. Tie e-pasta triki, kurus redzat tiešsaistē, patiesībā neattiecas uz jūsu situāciju, jo rakstnieki, iespējams, nevar saprast sarežģīto informāciju par jūsu konkrēto darbu vai pienākumiem, kas ar to saistīti.
Ja tas izklausās pazīstami, iespējams, ka jūs varētu izskaidrot, cik nekontrolēta ir jūsu e-pasta informācija. Faktiski ir iespējams, ka iesūtne ir pilnībā ieslēgta īslaicīgā režīmā, un jūs vainojat sevi par tā neprātīgumu, kad jūs varētu pilnībā izvairīties no problēmas. Lasiet tālāk par dažām pazīmēm, ka jūs savās cīņās neesat viens, kā arī par to novēršanas veidiem!
Atcerieties: jūs varat pārņemt kontroli.
1. Jūs saņemat vairāk e-pasta ziņojumu, nekā jūs varat atbildēt
Kāpēc ir tā, ka katru reizi, kad atbildējat uz vienu ziņojumu, uznirst vēl 10? Agrāk jūs stundām ilgi esat pavadījis, apskatot un atbildot, tikai tāpēc, lai nokavētu jūsu uzmanību no faktiskajiem darbību elementiem jūsu uzdevumu sarakstā. Nav veselīga līdzsvara starp atjaunotni un, labi, noslieci uz visu pārējo jūsu dzīvē. Varbūt jūsu attiecības ar iesūtni vienkārši nav tādas, kādas bija agrāk.
Kāpēc tas notiek?
Jūs izturaties pret saviem e-pasta ziņojumiem tā, it kā tie visi būtu vienādi svarīgi. Varbūt jums ir politika “pirmais iekšā, pirmais ārā”, kurā jūs reaģējat uz visu, kas visilgāk ir gaidījis jūsu atbildi, un strādājiet līdz šodienai. Vai varbūt jums ir politika pēdējais, pirmais ārā, kurā jūs sākat no augšas un strādājat lejā.
Kā to salabot
Ir pienācis laiks sākt steidzami noteikt ziņojumu prioritāti. Uzdodiet sev šādus jautājumus katru reizi, kad saņemat jaunu:
- Vai tas ir steidzami?
- Vai ir iekļauti citi cilvēki, kuri ir labāk sagatavoti, lai rīkotos ar to?
- Vai tā prasa atbildi?
- Vai tā ir atbilde, kuru jūs bieži sniedzat?
Ja tas nav steidzami, saglabājiet to vēlākai izmantošanai. Ne vēlāk kā TBD, bet gan faktiskais laiks, kuru katru dienu iestatāt iesūtnē. Ja tas ir steidzami, bet ir iekļauts daudz cilvēku, kuri ir labāk sagatavoti atbildēšanai - dodiet tam dažas minūtes un pārbaudiet, vai kāds no viņiem to nedara. Ja nav nepieciešama atbilde: neatbildiet. Visbeidzot, ja tā ir atbilde, kuru jūs bieži sniedzat, padomājiet par tādas funkcijas kā Konservētās atbildes izmantošanu Gmail vai tāda dokumenta izveidi, kurā visas jūsu veidnes atrodas vienuviet.
2. Jūs saņemat pārāk daudz biļetenu
Katru rītu jūs pamodāties ar daudzām nelasītām ziņām, ieskaitot ne mazāk kā 30 dažādus biļetenus (virsrakstu laušana! Pārdošana! Labākie reģiona restorāni! Nozares jaunumi!). Jūs gulējat gultā, tik tikko atveras acis un katru pārvelciet tieši uz miskasti. Šī ir nepieciešama pieredzes daļa, jūs pats to sakāt. Es pierakstījos uz šiem, un tagad šī ir cena, kas man jāmaksā.
Kāpēc tas notiek?
Es to saprotu: biļeteni ir pievilcīgi. Tā kā ir pieejams tik daudz lielisku, jūs cenšaties izvēlēties patiesībā vērtīgo no tā, kas vienkārši ir interesants . Katru reizi, kad atrodat jaunu ikdienas kopsavilkumu vai iknedēļas vēstuli, kas šķiet patiesi noderīga, vaicājiet sev, vai esat pārliecināts par zelta zelta atslēgu nodošanu iesūtnei un vai esat. Tātad jūs abonējat. Bet, pirms jūs to zināt, un pat bez jums jēgas to darīt, abonēšana ātri kļūst par vēl vienu agrā rīta dzēšanas rindā.
Kā to salabot
Nepieļaujiet to, apzināti atsakoties no abonēšanas. Katru reizi, abonējot jaunu biļetenu, dodiet sev izmēģinājuma nedēļu. Ja vienas nedēļas beigās jūs neesat satraukti to atvērt (vai pat to vēl neesat izdarījis), pārtrauciet abonēšanu. Nav uzdoti jautājumi. Es zinu, ko tu domā: Kam ir laiks to visu izdarīt? Jūs darāt, izmantojot tādas lietotnes kā Unroll.Me (biļeteniem) un BoxBe (cilvēkiem).
3. Jūs bieži pazaudējat e-pasta pavedienus vai tos pilnībā aizmirstat
Jūs strādājat ar pieciem citiem līdzstrādniekiem par gaidāmo projektu, un kāds sāka sarunu, lai izdomātu nākamās nedēļas sanāksmju laikus. Ņemot vērā visus pārējos uzdevumus, kas jums ir uz šķīvja, jūs domājat, ka ir lieliski virzīt šo mazo plānošanas detaļu līdz vēlākam laikam - vēl labāk, kad saruna ir attīstītāka un jums ir vairāk jāstrādā. Pēc pāris stundām jūs dodaties meklēt ziņas, un viņi vairs nav. Neatkarīgi no tā, kādus meklēšanas vienumus jūs izmēģināt.
Kāpēc tas notiek?
Divas iespējas: iesūtne ir pārāk sakārtota vai pārāk sakārtota. Es runāju par cilvēkiem, kuri vai nu tūlīt atbrīvojas no visa, kas atrodas zem saules, vai tūkstošiem krāj tūkstošiem nelasītu ziņojumu. Katru e-pastu, ko saņemat - no sava priekšnieka, kaimiņa, partnera un vecmāmiņas - visi tiek padzīti uz arhīviem vai mūžīgi izvietoti iesūtnē.
Kā to salabot
Ir pienācis laiks iztīrīt iesūtni. Vienu dienu atliciet stundu un veltiet to neko nedarīšanai, bet tikai ziņojumu šķirošanai. Jūs varat: pārvietot pavedienus mapēs, izmantot tagus, atzīmēt visu, kas jums nepieciešams, lai atgrieztos vēlāk, pārbaudīt Boomerang vai izmēģināt kādu no šiem satriecošajiem rīkiem. Neizvēlieties metodi tikai tāpēc, lai to izvēlētos, tā vietā izvēlieties tādu, kas, kā jūs zināt, jums ir jēga. Jums varētu nākties izmēģināt dažas sistēmas, pirms atrodat labāko variantu, bet, ticiet man, dažas stundas, kas pavadītas, to darot, ilgtermiņā ietaupīs tonnu.
Ja kāds no šiem scenārijiem jums izklausās pazīstams, tas ir labi. Ir normāli justies kā iesūtne nosaka jūsu dzīvi. Bet tas nenozīmē, ka jums ir jāatsakās. Tā vietā sāciet risināt problēmu, sūtiet e-pastu pa e-pastu, līdz jūs atkal esat kontrolē.
Vai jums ir kādi e-pasta pārvaldības triki, kurus man vajadzētu izmēģināt, tie netika iekļauti? Čiviniet mani @caroqliu un dariet man to zināmu!
