E-pasts, tāpat kā jebkura veida saziņa, ir personiska lieta. Tas, kā jūs pārbaudāt, pārvaldāt un nosūtāt visu, sākot no viena oderējuma un beidzot ar elektroniskām misijām, bieži ir preferenču un ieradumu sajaukums.
Jāsaka gan, ka ir daži daži noteikumi, kas mums visiem jāievēro, lai maksimāli izmantotu mūsu saziņu ar e-pastu, produktivitāti un laiku. Izlasiet trīs izplatītās kļūdas iesūtnē, kā tās jūs sāpina darbā un kā veikt izmaiņas labākā e-pasta pārvaldībā.
1. kļūda: e-pastu atstāšana iesūtnē
Sākšu ar vispretrunīgāk vērtēto: atstājot visus savus e-pastus iesūtnē. Es zinu, ka jūs domājat, ka tas ir vienādi neatkarīgi no tā, vai iesūtnē atstājat e-pastus pēc tam, kad esat ar viņiem ticis galā, bet jūsu smadzenes lūdz atšķirties. 2011. gadā veikts Prinstonas Neirozinātnes institūta pētījums noteica, ka "ja jūsu vide ir pārblīvēta, haoss ierobežo jūsu spēju koncentrēties". Tas attiecas arī uz jūsu virtuālo vidi; jo vairāk e-pasta ziņojumu var redzēt - pat tos, kuriem vairs nav nozīmes -, jo vairāk laika jūsu smadzenes zemapziņā pavadīs, domājot par tiem.
Pētījums liecina, ka iesūtnes jucekļa samazināšana padarīs jūs mazāk apjucis, produktīvāku un labāk apstrādātu informāciju. Ja tas nav pietiekams iemesls, lai iesūtnē saglabātu šos 3679 vecos e-pasta ziņojumus, es nezinu, kas tas ir.
Kā veikt izmaiņas
Sāciet lietot iesūtni tikai jaunam pastam. Ja esat pabeidzis e-pasta ziņojumu, tas jāarhivē, jāiesniedz vai jādzēš (sk. Tālāk, kur to izmantot). Jūs vienmēr varat meklēt jebkuru nepieciešamo e-pastu vēlāk.
Kļūda Nr. 2: dzēšana, kad jums būtu jāveic arhivēšana vai iesniegšana (un vice Versa)
Tāpēc tagad, kad iesūtni izmantojat tikai jaunam pastam (steidzīgi!), Rodas jautājums: ko jums vajadzētu darīt ar visiem e-pasta ziņojumiem, ar kuriem esat pabeidzis?
Iespējas ir a) dzēst vai b) izveidot failu attiecīgajā mapē (vai arhīvā Gmail lietotājiem). Daudzi cilvēki pieļauj kļūdu, pārāk tālu izmantojot galējības: vai nu izdzēšot visus ziņojumus, vai saglabājot tos visus. Patiesībā veselīgs līdzsvars ir labākais risinājums. E-pasta uzkrāšana, kas jums nebūs nepieciešama, veicina e-pasta konta krājumu palielināšanu un apgrūtina to e-pasta ziņojumu atrašanu, kurus jūs vēlējāties saglabāt, kad tos meklējat. Un vai pārāk svītrojat? Jūs varētu nonākt kā mans draugs, kurš izdzēsa lidojuma apstiprināšanas e-pastu un gandrīz nokavēja savu lidojumu.
Kā veikt izmaiņas
Kad esat saņēmis e-pasta ziņojumu, veltiet divas sekundes, lai pārdomātu, vai nākotnē jūs varētu vēlēties tam piekļūt. Ja nē: laiks izdzēst. Ja jā: arhivējiet vai glabājiet failu!
Kļūda Nr. 3: iesūtnes izmantošana kā veicamo darbu saraksts
Cilvēkiem, kuriem nepatīk aktīvo darbu saraksti, vienkāršs risinājums (vai, pēc viņu domām) ir izmantot iesūtni kā vienu. Tagad, kad runa ir par standarta ar e-pastu saistītiem uzdevumiem, piemēram, “Atbildi uz Džerija e-pastu par tikšanās laiku”, es domāju, ka šie cilvēki ir miruši. Šiem uzdevumiem vispār nevajadzētu būt aktīvo darbu sarakstā, uz tiem vienkārši jāatbild kā daļai no parastās uzņēmējdarbības.
Bet patiesiem uzdevumiem, piemēram, “Izveidot priekšlikumu jaunam klientam” vai “Maksāt par biroja nomu”, ļoti iesakām atrast to darbu sarakstu, kas derētu jums, un pieturēties pie tā. Kāpēc? Tā kā, ja vēlaties katru dienu paveikt vissvarīgākos uzdevumus, jums jāspēj prioritizēt un koncentrēt savu uzdevumu sarakstu. Izmantojot iesūtni kā aktīvo darbu sarakstu, jūsu laiks tiek atstāts citu cilvēku rokās. Ar katru jaunu e-pastu nāk jauns darāmais darbs neatkarīgi no tā, vai tas jums patīk vai nē. Bet, apzināti pievienojot uzdevumu savam uzdevumu sarakstam, ir iespēja noteikt, vai jums tas tiešām jādara tieši tagad, nevis jādara citam.
Joprojām neesat pārliecināts? Arī Jille Duffy, Leo Babauta un Jesse Garner par to visu izrāda lieliskus gadījumus.
Kā veikt izmaiņas
Dodieties cauri iesūtnei un izvelciet visus izpildāmos uzdevumus. Ja tas bija vienīgais, kas padarīja šo e-pasta ziņojumu cienīgu, arhivējiet, failu vai izdzēsiet e-pastu tagad. Un, ja jūs patiešām uzstāt uz iesūtnes izmantošanu kā aktīvo darbu sarakstu, izmēģiniet lietotni Pastkaste, kas var palīdzēt pārvērst e-pastus uzdevumos un atbrīvot tos no iesūtnes.
