Pirmais konsultantu tirdzniecības rīks ir PowerPoint. Prezentācijas - aka, “klāji” - tiek izmantotas gandrīz visās konsultāciju situācijās, ieskaitot nobeiguma ziņojumus (šeit nav masīvu Word dokumentu), oficiālas prezentācijas un detalizētus analīzes dokumentus.
Pēc tam, kad esmu izveidojis dažus simtus (tūkstošus?) No tiem savā dienā, esmu iemācījies dažus padomus, kā izveidot saistošas, pārliecinošas un nopietni iespaidīgas prezentācijas. Izmēģiniet šīs savas nākamā PowerPoint stratēģijas, lai pievilinātu klientus vai priekšnieku.
1. Izmantojiet piramīdas principu
Pirms jūs pat sākat veidot savu prezentāciju, ir svarīgi padomāt par struktūru. Tā kā prezentācijas bieži tiek piegādātas aizņemtiem cilvēkiem, kas daudz domā, prātīga un kodolīga komunikācija ir ārkārtīgi svarīga. Un, ja jūs iepriekš neplānojat savu kopējo struktūru, ir maz ticams, ka jūsu prezentācija pateiks viegli saprotamu stāstu, kuru vēlaties.
Piramīdas princips ir metodika, kuru izmanto daudzas konsultāciju firmas, lai vadītu strukturētu komunikāciju. Būtībā labai informācijas izklāstam vajadzētu plūst no augstākā līmeņa kopsavilkuma līdz detalizētākai informācijai, tāpat kā piramīdas forma. Tātad, jūsu klājam vispirms jāsāk ar atbildi vai ieteikumu, un tad sekojiet ar apstiprinošiem argumentiem un faktiem: “Es iesaku X un Y. X ieteikumu atbalsta 1., 2. un 3. fakts…”
Paturot prātā šo struktūru, tas ir jaudīgi vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt, tas ļauj jums izteikt savus punktus auditorijai, pirms viņi sāk uzdot jautājumus, un palīdz viņiem koncentrēties uz to, kas ir svarīgs visas prezentācijas laikā. Bet tas arī atvieglo prezentācijas izveidi, jo jums nav jāizgudro ritenis no jauna un jāuztraucas par to, kā vislabāk sakārtot ziņojumu.
2. Iekāpj vilcienā Tagline
Jūs, iespējams, jau izmantojāt nosaukumus savās PowerPoint prezentācijās, bet vai zinājāt, ka jums vajadzētu izmantot arī tagu līnijas? Tagu līnijas būtībā ir “tēmas teikumi”, kas vienā teikumā apkopo katra slaida galveno vēstījumu. Parasti tie tiek ievietoti uzreiz pēc nosaukuma, un tiem jāpalīdz komunicēt jūsu stāstu visas prezentācijas laikā un jānodrošina, ka lasītāji var ātri sagremot slaida saturu.
Jūs jautājat, kāda ir atšķirība starp virsrakstu un virsrakstu? Virsraksts rāda, kas atrodas slaidā, bet virsraksts izskaidro, kas jāapgūst no slaida. Tātad nosaukums varētu būt līdzīgs “Kopsavilkums” un virsraksts varētu būt šāds: “Pēc detalizētas analīzes veikšanas visā organizācijā mēs identificējām piecas galvenās iespējas, kas rada potenciālus ietaupījumus aptuveni USD 100 miljonu apmērā.”
Vai vēlaties uzzināt, vai jums tie ir pareizi? Skenējiet slaidus, skatoties tikai tagu rindās. Viņiem vajadzētu apvienoties efektīvā stāstā par jūsu piedāvāto saturu, neatstājot mulsinošas nepilnības.
3. Pievienojiet papildinājuma slaidus
Jūs zināt (vai vismaz es ceru, ka jūs to darāt), ka, lai izveidotu prezentāciju, kurai var sekot cilvēki, kritiski svarīgi ir saglabāt slaidus vienkāršus un nepiesārņotus. Bet, it īpaši, ja izskaidrojat analīzi vai zināt, ka auditorija patiešām vēlēsies datus, lai pamatotu jūsu prasības, var šķist, ka, lai pārliecinātu, jums ir jāiesaiņo slaidi ar lielu informācijas daudzumu.
Pietura.
Pat ja jūs zināt, ka jums ir nepieciešams daudz atbalsta informācijas par to, ko sakāt auditorijai, vai paredzat jautājumus par jūsu analīzi vai projektu, nepārslogojiet savus galvenos slaidus ar visu šo. Es garantēju, ka tas sagādās jūsu auditoriju, un viņi nesaņems galveno ziņojumu, kuru mēģināt nodot.
Tā vietā pievienojiet slaidus klāja galā ar visiem palīgmateriāliem, kas neietilpst jūsu prezentācijas stāstījumā, bet kas varētu būt noderīgi. Tajos var ietilpt visa veida lietas - dati, atsauksmes, procesu kartes, papildu diagrammas - viss, kas varētu būt noderīgs, lai atbalstītu jūsu teikto, bet kas jums noteikti nav jāstāsta. Ievietojot tos pielikumā, jums būs tur esošā informācija, uz kuru var atgriezties, ja rodas jautājumi, taču auditorija neiedziļinās detaļās un nepalaidīs garām lielu attēlu.
Apvienojiet šos padomus ar Alex Cavoulacos ieteikumiem, kā izveidot skaistus PowerPoint slaidus, un jums būs īslaicīga prezentācija.
