Laikā, kad izsijāt caur surogātpastu, izdomājat pareizās atbildes un saglabājat cilnes pie ziņojumiem, kuriem nepieciešama atkārtota pārbaude, uzturēšanās iesūtnes augšpusē var justies kā darbs pats par sevi. Tāpēc mēs izvēlējāmies profesionāļu prātu, kuri ir noskaidrojuši efektīvu, sakārtotu iesūtņu noslēpumu, neskatoties uz simtiem e-pastu saņemšanu dienā. Tā kā sistēmas uzstādīšana var palīdzēt iekarot pat visneatbilstošākās iesūtnes.
1. Iesūtnē glabājiet tikai tos e-pastus, kuriem nepieciešama tūlītēja rīcība
Iesūtnes nulle varētu būt pārāk augsts mērķis, taču, būdams nesaudzīgs par to, kuri ziņojumi saņem iesūtnē esošos nekustamos īpašumus, jūs varat nokļūt diezgan tuvu.
“Lielākajā daļā dienu manā e-pasta iesūtnē ir mazāk nekā 25 ziņojumi. Tas ir apzināti. Es gribu, lai varētu atvērt savu iesūtni un uzreiz redzēt, kas ir vissteidzamākais un kam nepieciešama atbilde, ”saka Leigh Ann Newman, starptautiskās valdības konsultāciju firmas vecākā programmu vadītāja. "Šis ieradums liek man rīkoties ar priekšmetiem ārkārtīgi savlaicīgi."
Nav nekas neparasts, ka Ņūmens dažu stundu laikā saņem vairāk nekā 100 e-pastus, no kuriem daudzi ir steidzami un tajos ir iesaistīti augsta līmeņa vadītāji. Viņai 2008. gadā bija iespēja sākt no nulles, kad viņas uzņēmums iegādes laikā nomainīja uz jaunu e-pasta sistēmu. “Tas bija kā pavasara tīrīšana manai iesūtnei. Un kopš tā laika es vienkārši nevaru darboties ar iesūtni, kas ir pārpludināta ar neatbildētiem e-pastiem, ”viņa saka.
2. Izveidojiet “Gaidīšanas mapi” darbībām, kas gaida e-pastus
Tātad, kur iet e-pasti, ja ne iesūtne? Lai jūs varētu atbildēt, izveidojiet “gaidīšanas mapi” e-pastiem, kuriem nepieciešama darbība no kāda cita. "Tas ir milzīgs laika ietaupījums, " saka Darcy Millers, darba vietas eksperts un Pin and Pivot dibinātājs, kurš daudzus gadus bija aizsprosts ar vairāk nekā 150 e-pastiem dienā. "Tādā veidā šie e-pasta ziņojumi neatrod jūsu iesūtni, un tā ir lieliska vieta, kur meklēt katru dienu vai nedēļu, lai atgādinātu par to, kādi projekti joprojām tiek gaidīti."
Šo triku viņa iemācījās grūtā veidā, kad pirmā darba gada laikā viņa nevarēja atrast nepieciešamo e-pasta pielikumu. "Es pavadīju pusi dienas, meklējot šo e-pastu, starp tūkstošiem e-pastu, kas tajā laikā bija manā iesūtnē, " viņa saka. "Es apsolīju, ka es brīdi pārņemšu kontroli pār iesūtni!"
3. Izveidojiet apakšmapes vai etiķetes par jauno BFF
Visā iesūtnē iesakām izveidot viegli atšifrējamu apakšmapi vai etiķešu sistēmu. Nate Masterson, Maple Holistic izpilddirektors, lēš, ka dažās dienās viņš saņem vairāk nekā 250 e-pastus, tāpēc organizācija ir vissvarīgākā. “E-pasta etiķetes ir tavs draugs, ” viņš iesaka. “Izmantojiet tos, lai grupētu svarīgas e-pasta ķēdes, tāpēc, kad jums ir nepieciešams kaut kas aplūkot atsauces nolūkos, to varat izdarīt viegli.”
Ņūmens saka, ka viņas etiķetēs ir tēmas, par kurām citiem var būt jautājumi, atbalsts pieņemtajiem lēmumiem un atsauces materiāli nākotnes biznesa vajadzībām. "Man ir desmitiem apakšmapi un simtiem e-pastu, kas arhivēti tajos atsauces nolūkos, " viņa saka. "Es varu atrast vajadzīgo dažu sekunžu laikā pēc pieprasījuma, jo es zinu, kur tas tiek glabāts un kā to ātri atrast."
4. Iestatiet iesūtnes kārtulas vai filtrus
Daudzi e-pasta pakalpojumu sniedzēji ļauj iestatīt iesūtnes kārtulas vai filtrus, kas darbosies jūsu labā un var palīdzēt ātri klasificēt e-pastus kategorijās, neizmantojot intelektuālo potenciālu.
Lai paliktu virsū 150 e-pasta adresēm, kuras katru dienu atrod ceļu uz viņu, Rachel Neill, Carex Consulting Group izpilddirektore, izmanto Outlook noteikumu funkcijas. "Man ir izveidoti noteikumi, kas e-pastus ievieto dažādās mapēs, krāsu kodos un nosaka prioritātes, pamatojoties uz sūtītāju, " viņa saka. Pēc tam dienas beigās viņa ātri noskaidros visu, kas viņai varētu būt garām. “Noteikumi palīdz pārliecināties, ka es sekoju konsekventi un bloķēju troksni. Tas man palīdz mazināt jucekli līdz minimumam. ”
5. Izmantojiet savu kalendāru, lai izsekotu e-pastus, kuriem nepieciešama papildu pārbaude
Tā kā dažiem e-pasta ziņojumiem var būt nepieciešams vairāk nekā vienkārša atbilde, Ņūmens iesaka tos pievienot kalendārā. “Ja es saņemu e-pastu, kurā nepieciešama ne tikai tūlītēja atbilde, bet arī kāda veida turpmākās darbības, es pārvietoju e-pastu uz norādīto apakšmapi un kalendārā ievietoju atgādinājumu, kurā ir norādīta mapes atrašanās vieta un datums, kad jāveic sekošana. nepieciešama, ”viņa saka.
Viņa izmanto Microsoft Outlook, kas ļauj piekļūt Outlook kalendāram, taču to var izdarīt arī Gmail. Rīkjoslā vienkārši noklikšķiniet uz pogas “Vairāk” un atlasiet “Izveidot notikumu”.
6. Neļaujiet iesūtnē nevēlamā pasta valodām
Vai jūtaties kā jūs spēlējat dauzīt ar reklāmas e-pastiem? Esiet ātri, izmantojot pogu atrakstīties. Deiviss Siksnāns, Printful izpilddirektors un dibinātājs, reklāmas e-pastos un biļetenos izmanto trīs noteikumu noteikumu. Trešo reizi, kad viņš no konkrēta sūtītāja izdzēš biļetenu vai reklāmas e-pastu, viņš abonē sarakstu.
7. Izveidojiet veidlapas jūsu atbildes pasākumiem
Pielāgojot atšķirīgu atbildi uz katru e-pastu, var būt daudz laika. Ja jūs atkal un atkal nosūtāt tāda paša veida e-pastus, jums varētu būt noderīgi, ja melnrakstā glabājat dažas krājumu atbildes, kuras varat viegli izmantot atkārtoti.
Betsijs Feins, profesionālās organizēšanas kompānijas Clutterbusters prezidents, ir bieži uzdevis jautājumus, uz kuriem var atbildēt, izmantojot aizturētas un ielādētas atbildes. “Man ir iepriekš rakstīti e-pasta ziņojumi, kurus es varu labot, un es tos sūtu uz e-pastiem, kur tiek uzdots viens un tas pats, piemēram, “ pastāstiet man par jūsu pakalpojumiem ”vai“ kā iestatīt tikšanos? ””
Ja nevēlaties to darīt ar rokām, izmēģiniet MixMax Gmail spraudni vai iedziļinieties iestatījumos un iespējojiet konservētās atbildes. (Noklikšķiniet uz zobrata iesūtnes augšējā labajā augšējā stūrī, nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Iestatījumi”, izvēlieties cilni “Advanced” un noklikšķiniet uz “Enable” blakus “Canned Responses”.) Tas ļaus jums ietaupīt. atbildes uz veidnēm.
8. Ievietojiet laika blokus e-pasta pārbaudei un pieturieties pie tiem
Jūs, iespējams, neatstājat savu grafiku atvērtu nenoteiktā laika un ilguma sanāksmēm visu diennakti, kāpēc gan dodiet e-pastam bezmaksas iespēju iejaukties jūsu dienā?
“Es neatstāju savu e-pastu atvērtu visas dienas garumā; Es dienas laikā iestatīju konkrētus laikus, lai apskatītu katru e-pastu un pārdomāti atbildētu, arhivētu vai saglabātu vēlākai izmantošanai. Tādā veidā es neveicu daudzuzdevumus un ātrāk varu iziet visus savus e-pastus, jo patiesībā esmu koncentrējies uz konkrēto uzdevumu, ”saka biznesa konsultants Deivids Mitrofs. "Es iesaku cilvēkiem sākt ar trim dažādiem pusstundu blokiem dienā, lai izlasītu un atbildētu uz viņu e-pastiem, pārējā dienā turētu iesūtni aizvērtu un pēc vajadzības pielāgotos."
Papildus laika bloķēšanai, lai uzturētu ikdienas e-pasta ziņojumus, BeinVerified galvenais komunikāciju direktors Džastins Lavelle iesaka reizi nedēļā atvēlēt laiku iesūtnes uzturēšanai. “Katru nedēļu izvēlieties laiku, lai uzturētu iesūtni. Sargājiet laiku tāpat kā citas svarīgas sanāksmes un rīkojieties organizēti, ”viņš iesaka. “Noņemiet neatbilstošo, arhivējiet visu un piešķiriet prioritāti uzdevumu sarakstam.”
9. Izslēdziet e-pasta paziņojumus
Pat ja esat atkāpies, lai pārbaudītu tikai e-pastus iepriekš norādītos blokos, iesūtnes paziņojuma sirēnu dziesma varētu būt pārāk liels vilinājums pretoties. Ja tas tā ir, risinājums ir vienkāršs: izslēdziet paziņojumus. "Ja jūs strādājat laika blokos, jūs nekad nedarbosities vairāk kā pāris stundas, neredzot savus e-pastus, " saka Millers. “Izslēdziet paziņojumus, jo tie novērsīs uzmanību no tā, ko pašlaik strādājat pie sava galda.”
Jūs varat saukt sevi pie atbildības, izmantojot Bumeranga iesūtnes pauzes funkciju. Siksnāns atļauj e-pastu ienākt tikai divas reizes dienā noteiktos laikos, kad viņš var tiem pievērst uzmanību.
10. Piespiest bezdomāta e-pasta uzdevumos dīkstāves laikā
Pārliecinieties, ka e-pasta konti tiek efektīvi sinhronizēti ar tālruni, un izmantojiet dīkstāves momentus, lai ātri notīrītu iesūtni. “Lielai daļai saņemto ziņojumu nav nepieciešama tieša darbība, ” saka Bens Teilors, HomeworkingClub.com dibinātājs. “Mēstules var dzēst, var tikt iesniegtas citas lietas, un jūs varat rīkoties ar daudzām no tām, tikai atrodoties divu minūšu lielveikalu rindā.”
