Man ir ļoti lielas bailes no ilgstošiem paziņojumiem. Protams, tas ir nedaudz riekstu, bet es atsakos atstāt neskartu tālrunī jebkuru sarkano karogu. Tas nozīmē, ka es nekavējoties atveru katru saņemto bankas brīdinājumu (pat ja es zinu, ka pirkums bija mans), katru saņemto e-pastu (pat ja es to faktiski neizlasīju uzreiz) un katru tekstu, ko redzu (pat ja es t atbildēt uzreiz).
Jūs varētu domāt, ka tāpēc katru otro dienas dienu pavadu ar degunu telefonā, bet es to nedaru. Es reāli ietaupu daudz problēmu un satraukumu, pastāvīgi dzēšot paziņojumus un sasniedzot iesūtnes nulli. Tas ir, kad jūs ne tikai esat atvēris, izdzēsis un atbildējis uz katru e-pastu, bet arī kādā vai citā veidā to esat noņēmis no iesūtnes.
Esmu runājis ar vairākiem cilvēkiem, ar kuriem strādāju, par to, kāpēc viņi tik daudz ziņojumu atstāj nelasītus, paliek iesūtnēs, un saņēmu ļoti pamatotas, loģiskas atbildes: “Tas man atgādina uz viņiem atbildēt”, “Es tos izmantoju kā savu - nav dienas saraksta. ”“ Es tos neatveru, ja zinu, ka kaut kad gribu tos izlasīt, bet šobrīd nav laika ”, “ Vieglāk ir tos atrast. ”“ Tas ir surogātpasts, man nav to lasīt. ”
Bet es viņiem arī jautāju, vai viņi justos labāk, ja viņiem nebūtu atlikušo e-pasta ziņojumu vai ja tas uzsvēra viņus, lai blakus iesūtnei redzētu tik lielu paziņojumu skaitu, un vairums no viņiem atbildēja “jā” abiem. Jo, pat ja jums ir garīgi droša sistēma, kas, jūsuprāt, ir nejēdzīga, šī nepabeigtības sajūta, kaut kā pietrūkst, cilvēku aizgaidīšana joprojām jūs nerims.
Tāpēc labākais risinājums ir atvērt visu un noņemt to no iesūtnes.
Vai tas jums izklausās neiespējami? Vai jūs domājat, ka esat pārāk dziļi ceļgalā, lai nokļūtu tur, kur esmu? Turieties pie savām cepurēm, jo es gatavojos izpētīt prātu un iesūtni piecās vienkāršās darbībās.
1. solis: atrodiet savu laiku
Vispirms vispirms izdomājiet, cik daudz laika jums vajadzēs, lai to paveiktu. Tas ir atkarīgs arī no tā, cik e-pasta ziņojumu pašlaik atrodas iesūtnē - jo lielāks ir šo numuru skaits, jo ilgāks tas būs nepieciešams.
Ja vēlaties, lai tas būtu vienreizējs darījums, jums būs jānovērš laba laika daļa. Pārliecinieties, ka tas labi iekļaujas jūsu grafikā - nemēģiniet to darīt, kad esat stresa, pārslogota vai slikta garastāvokļa dēļ, jo šādā situācijā tādas plašas iespējas kā svarīgas atbildes izkrīt.
Un otrādi, ja vēlaties to rīkoties ar vienu mazuļa soli vienā reizē - vienu dienu atrakstiet visu nevēlamo saturu, citu dienu izveidojat mapes utt., Pārliecinieties, ka katru dienu bloķējat šo laiku arī savā grafikā. Fiziski ievietojot to kalendārā vai uzdevumu sarakstā, jūs jūtaties (vairāk) pienākums to aizpildīt.
Un tāpat kā piezīme, iesūtnes nulle nekad nebūs vienreizēja lieta (bet vairāk par to vēlāk).
2. solis: novērtējiet iesūtni
Tālāk labi un ilgi apskatīsim, ar ko mēs strādājam. Paskatieties - vēl neko nepieskarieties, izdzēsiet un neklikšķiniet. Pārlūkojiet tikai tēmu rindas, saņemtos datumus un sūtītāju un ņemiet vērā tendences:
- Kāda veida e-pasta adreses jūs regulāri saņemat? Vai lielākajā daļā ir biļeteni? Mēstules, surogātpasts? Jūsu boss, ģimenes vai draugu ziņojumi? Ķēdes burti?
- Kādas ir tēmu līnijas? Vai tie ir specifiski? Vai viņi viegli sniedz jums informāciju par saturu?
- No kura datuma viņi ir? Pirms vairākiem mēnešiem? Vai vairums no viņiem nāk no vienas nedēļas dienas?
- Kas jums sūta e-pastu? Iespējams, ka tie ir pietiekami lieli, tikai daži cilvēki vai konti.
Šis vingrinājums palīdzēs ne tikai izdomāt vislabāko atbildi uz iesūtnes atbildēšanu, sakārtošanu un apkopošanu, bet arī palīdzēs jums apzināties tipiskos ieradumus. Ja mēdzat glabāt ziņojumus mēnešiem ilgi, tos nepārbaudot, tad tā ir atlikšanas problēma. Ja jums ir vairāk nevēlamo e-pastu nekā darba, tas ir prioritārs jautājums. Ja saņemat pārāk daudz no tiem pašiem cilvēkiem, tā ir saziņas problēma. Un, ja jūs saņemat lielāko daļu, piemēram, pirmdien, tas ir plānošanas jautājums. Un ticiet man, tie visi ir viegli labojami.
Notiek pārvietošanās …
3. solis: anulējiet abonementu un mēstules
Pirmais, ko mēs fiziski darīsim, ir sākt dzēst un atcelt visu jūsu surogātpastu abonēšanu. Jūs būsiet pārsteigts, cik lielu jucekli tas novērš pats, pat pirms rīkoties ar svarīgo lietu.
Šie ir veidi, kurus jūs, visticamāk, iegūstat:
- E-pasti no cilvēkiem, uz kuriem jūs vienmēr reaģējat
- E-pasti no cilvēkiem, uz kuriem jūs dažreiz atbildējat
- E-pasti no cilvēkiem, uz kuriem jūs nekad neatbildat
- Biļeteni un abonēšana (jūs faktiski abonējat)
- Brīdinājumi sociālajos medijos
- Nevēlami / surogātpasts / PR ziņojumi / neidentificēti sūtītāji
Šīs pēdējās trīs kategorijas ir tas, ar ko mēs vispirms tiksim galā, kas ir “nedarbs” vai “izklaidei”.
Biļeteni un abonēšana
Šie ir vissvarīgākie no “nevēlamā pasta” sūtījumiem, jo iespējams, ka likumīgā iemesla dēļ jūs tos abonējat kādā brīdī. Tas var būt veikals, kas jums patīk un no kura saņemiet kuponus, ziņu noieta tirgus, zinātnisks žurnāls, produktu apkopojums.
Tāpēc, pirms es spēlēju slikto policistu un saku atbrīvoties no visa tā - kas, ja godīgi, nav briesmīga ideja, ja vēlaties sākt no jauna -, visu apskatīsim perspektīvā un izdomāsim, ko jūs faktiski izmantojat. Par katru uzdodiet sev šos trīs jautājumus:
- Cik bieži jūs tos atverat?
- Ja jūs tos atverat, cik bieži jūs tos faktiski lasāt?
- Ja jūs tos lasāt, cik bieži jūs tos lietojat? (vai tas nozīmē izdrukāt, nosūtīt draugam, atsaukties uz to savā darbā, saglabāt un vēlāk lasīt vēlreiz)
Ja nevarat atbildēt uz šiem jautājumiem, atrakstieties no abonēšanas un izdzēsiet to. Ja nevarat izveidot numuru trīs, atrakstieties no abonēšanas un izdzēsiet to. Ja jūs nevarat atcerēties, kā jūs tos sākāt saņemt, atrakstieties no abonementa un izdzēsiet to. Ja neatverat tos pietiekami bieži, atrakstieties no abonēšanas un izdzēsiet tos. Ja atrodaties pie žoga - labi, tad vietne Unnroll.me ir lietotne, kas palīdzēs jums kārtot šo lielo abonementu kaudzi, lai jums darbs nebūtu jāveic pats.
Esiet laipns, bet esiet godīgs pret sevi. Vai tiešām atcerēsities izmantot šo kuponu pirms tā termiņa beigām? Vai jūs tiešām kādreiz atgriezīsities lasot šo rakstu? Vai jums tiešām rūp dzirdēt par XYZ? Ja tas nav aizrautīgs “Jā!”, Vēlāk saudzējiet galvassāpes un nogrieziet auklu.
Brīdinājumi sociālajos medijos
Tie ir visi tie e-pasti, kurus saņemat no Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - vai man pietrūka neviena? Nu, ja jūs domājat, ka tas attiecas uz šiem, iemetiet to arī kaudzē. Daži no viņiem droši vien saka kaut ko tādu, kā “Džesija komentēja jūsu ziņu” vai “Jums ir 25 jauni sekotāji”, savukārt citi ir reklāmas, drošības pārbaudes vai biļeteni.
Iesūtnes nulles labad es tikai teikšu, ka jums jācenšas pēc iespējas vairāk nodalīt kontu un sociālos medijus. Tā kā papildus iesūtnes paziņojuma saņemšanai, iespējams, lietotnes stūrī jūs arī saņemat tālruņa paziņojumu un spilgti sarkanu numuru, kas galu galā padara to lieku.
Tātad, nākamais jūsu uzdevums ir iedziļināties katrā jūsu sociālā multivides kontā, noklikšķināt uz “Iestatījumi” un izslēgt visus e-pasta brīdinājumus. Pēc tam noklikšķiniet uz pēdējās platformas, kuru jums nosūtīja, un noklikšķiniet uz “atcelt abonementu”, lai pārliecinātos, ka arī jūs esat ārpus viņu saraksta.
Skaistums ir tas, ka tas nav pastāvīgs lēmums - jūs vienmēr varat atgriezties un mainīt iestatījumus. Bet es ievietotu lielu naudu, lai jūs neko nepalaistu garām.
Nevēlamais
Mēs daudz sev uzdodam nevēlamo e-pastu neatkarīgi no tā, vai mēs savu informāciju nododam izlases veikaliem, vai arī mēs norādām savu adresi mūsu sociālajos medijos, vai arī mēs reaģējam uz svešiniekiem. Tāpēc mans lielākais padoms jums vienmēr ir jābūt piesardzīgam, izsniedzot e-pastu un kam.
Bet daži no tā ir neizbēgami, un tas ir sīkumi, kas jums vienkārši jāizdzēš, neatverot. Un cilvēkiem, kuri jums sūta saturu, pirms to izdzēšanas noteikti ziņojiet par tiem kā surogātpastu, lai viņi vairs netiktu rādīti.
4. solis: organizējieties
Kad esat apstrādājis lielāko daļu pūku - un tikai pēc tam, kad esat apstrādājis pūkas -, ir pienācis laiks ķerties pie gaļīgajām lietām vai trim augšējām kategorijām, kuras es uzskaitīju iepriekš.
Tagad es jums nestāstīšu, kā sakārtot iesūtni - nav nevainojamas sistēmas, ideālas stratēģijas vai metodes “katrs veiksmīgs cilvēks to dara”. Jūs esat sava pasta turētājs, tāpēc esat pelnījis to sakārtot, kā vēlaties. Bet es uzskaitīšu dažas pieejas, kuras varat izmantot:
Iezīmju un mapju lietošana
Šī ir iespēja cilvēkiem, piemēram, man, kuri atsakās lietot lietotnes, kad viņi to var izdarīt paši. Vispirms izdomājiet par katru e-pastu, vai jums ir nekavējoties jāatbild, ja jums ir jāatbild vēlāk vai ja jums vispār nav jāatbild (par šo es teikšu, atveriet to, izlasiet to un nu) failu tajā pašā brīdī vai izdzēsiet).
Pēc tam izlemiet par savu rīcības plānu. Ja jums drīz jāsniedz atbilde, bet jums vēl nav laika, atzīmējiet to ar zvaigznīti vai ievietojiet mapē ar nosaukumu “Nepieciešams atbildēt” un ievietojiet piezīmi to uzdevumu sarakstā, lai pārbaudītu šo mapi.
Ja jums jāgaida ilgāk - varbūt tāpēc, ka strādājat ar kaut ko saistītu - nosūtiet īsu atbildi, paziņojot sūtītājam, ka redzējāt ziņojumu, un pēc X dienām viņš to saņems. Pēc tam ievietojiet to citā mapē ar norādi “Notiek process”.
Nosaucot mapes, pārliecinieties, ka esat specifisks un padarot tās viegli atpazīstamas. Nav nekas sliktāks, kā aizmirst bankas izrakstu vai apdrošināšanas informācijas ievietošanas vietu, jo mapei bija uzraksts “Miscellaneous”.
Vissvarīgākais triks katra ziņojuma atvēršanai uz vietas ir citas rezerves sistēmas izveidošana. Protams, izmantojot mapes, tās tiek kārtotas, taču, tā kā mapes jau ir atvērtas, nav brīdinājuma zīmes, lai tās pārbaudītu. Tāpēc aizliecieties uz uzdevumu sarakstu, tiešsaistes kalendāru vai tālruņa atgādinājumiem, lai pārliecinātos, ka sekojat līdzi tam, kad kaut ko saņemat un kad jums ir nepieciešams atgriezties pie kāda.
Lietotņu izmantošana
Ja pirmā pieeja jums neder, vienmēr ir lietotnes! Un man ir daudz, lai jūs varētu izmēģināt.
Pakalpojumā Gmail izmēģiniet Google iesūtni - satriecošu rīku, kas palīdz ātri skenēt fotoattēlus vai notikumus, kārtot ziņojumus kategorijās un pat sinhronizēt ar kalendāru. Arī Boomerang, Gmail paplašinājums, ļauj plānot e-pasta ziņojumus vēlākai nosūtīšanai un sūtīt atjauninājumus, kad jums vai kādam ir jāatbild, tāpēc jums nekad nevajadzēs tos atstāt neatvērtus.
Citas lieliskas organizācijas lietotnes ietver Sortd, kas izveido noderīgus sarakstus, Organizer, kas automātiski kārto jūsu ziņojumus, un CloudMagic, kas ļauj atlikt vienumus, lai atgrieztos vēlāk.
Lai iesūtnes pārbaudīšanu padarītu jautrāku katru dienu, izmēģiniet e-pasta spēli, kas reizina jūsu pūles un apbalvo jūs ar pozitīvām atsauksmēm. Aktīviem mobilo ierīču lietotājiem izmēģiniet Boxer - savu izcilo rīku, lai efektīvi atbildētu un kārtotu, kā arī atrodoties ceļā.
5. solis: izveidojiet sistēmu nākotnei
Apsveicam! Jūs (cerams) esat pārbaudījis katru e-pastu, izdzēsis vai sakārtojis to un sasniedzis šo skaisto skaitli - nulle.
Bet darbs šeit neapstājas - jums tagad ir jānāk klajā ar metodi, kā to saglabāt. Šīs ir divas lietas, kuras es iesaku darīt, lai jūsu iesūtne pastāvīgi būtu zema:
Runājiet ar savu tīklu
Kad otrajā solī analizējāt iesūtni, vai bija kādi cilvēki, kas iesaistījās? Vai tas notiek tāpēc, ka viņi jums sūta visvairāk ziņojumu, vai tāpēc, ka viņiem ir raksturīgs laiks vai diena, kad viņi ar jums sazinās?
Šie precīzi cilvēki var palīdzēt jums saglabāt iesūtnes nulli (kurš būtu domājis?). Kad esat izdomājis, kāda sistēma jums darbojas, izlemiet, kā vēlaties saņemt e-pastus, un paziņojiet tīklam.
Piemēram, mans priekšnieks meklē pēc tēmas līnijas, lai atrastu viņai nepieciešamos e-pastus, tāpēc es vienmēr pārliecinos, ka tēmas rindā viņai ir pietiekami daudz informācijas, lai tos būtu viegli atrast. Līdzīgi mēs turp un atpakaļ sūtam daudz neatliekamus atjauninājumus. Tā vietā, lai reaģētu, tiklīdz viņi ierodas, mēs izveidojām sistēmu, kas tikai noteiktām dienām sūta noteikta veida atjauninājumus. Tagad es precīzi zinu, kādus ziņojumus gaidīt un kad.
Atklāta komunikācija ir ne tikai organizētas, cieņpilna darba plūsmas atslēga, bet tās trūkums var arī izraisīt jūsu trako iesūtni. Tāpēc apsēdieties kopā ar savu priekšnieku un kolēģiem un pastāstiet viņiem, kā labāk jums nosūtīt lietas, un pajautājiet viņiem arī to, ko viņi dod priekšroku!
Būs arī reizes, kad saņemat daudz e-pasta ziņojumu par lietām, par kurām jūs varētu viegli runāt personīgi. Ja tas notiek daudz, tā vietā, lai sazinātos tiešsaistē, plānojiet iknedēļas sanāksmes, lai apskatītu visu šo informāciju.
Ieplānojiet e-pasta laiku savā dienā
Kaut arī iesūtnē ir simtiem un tūkstošiem nelasītu e-pasta ziņojumu, es pieņemu, ka jūs pārbaudāt savu kontu katru dienu, ja ne katru stundu. Kāpēc tas tik ātri nonāk ārpus kontroles?
Es domāju, ka jūs to aktīvi nepārbaudāt. Jūs, iespējams, to atsvaidzinājāt, ritiniet uz leju, lai redzētu, kurš ko nosūtīja, un pēc tam aizveriet, pirms kaut ko atverat vai tiešām lasāt.
Mainīsim šo ieradumu - sāksim atcelt 15 minūtes katras dienas sākumā un beigās (vai īsus mirkļus ik pēc pāris stundām), lai izietu cauri un atvērtu katru atnākušo lietu. Padariet to par prioritāti tāpat kā jebkuru citu uzdevumu. Pēc kāda laika jūs varēsit dažu sekunžu laikā atvērt, lasīt, izdzēst, failēt un atzīmēt visa veida e-pasta ziņojumus.
Pēdējais, ko es ieteikšu, ir jūsu darba un personīgo kontu nodalīšana. Jo vairāk jūs sajaucat šos divus, jo lielāka ir iespējamība, ka darba kontā būs izveidojies nelasīts surogātpasts un svarīgie ziņojumi pazūd personīgajā.
Pēc vairāku kolēģu kontu apskatīšanas esmu pamanījis, ka viņu darba darījumi ir daudz organizētāki, jo saprotams, ka viņi nopietni uztver savu karjeru. Bet jūsu personīgā dzīve ir pelnījusi tikpat daudz mīlestības. Tātad, ja jūs tur neatrodaties iesūtnē, dodiet tam tik daudz laika un enerģijas, lai tai būtu tikpat tīra. Tā kā es patiešām uzskatu, ka sakopta dzīve visās jomās ir laimīgāka un mazāk stresa izraisoša.
Vai tas jums izdevās? Vai jums ir kādi citi padomi, kā uzlaupīt iesūtnes nulli? Čivināt mani!
