Ja kādreiz esat strādājis birojā, jūs zināt, ka sapulces ir darba uzdevumu melnās avis. Mēs mīlam viņus ienīst un cenšamies tos mūžīgi izskaust, tomēr mēs tos joprojām un atkal un atkal piedzīvojam, līdz mēs atkal domājam, kāpēc mēs viņos pavadām tik daudz laika.
Ikvienam ir savi noslēpumi, kā orientēties sarežģītajā sanāksmju ainavā (un daži ir labāki nekā citi).
Tātad es no četriem veiksmīgiem uzņēmuma vadītājiem esmu noapaļojis stratēģijas, kā samazināt jūsu sanāksmju slodzi (un palielināt jūsu produktivitāti). Kas zina, jūs, iespējams, varēsit izmēģināt kādu no šīm taktikām savā birojā!
1. Laika daļu “Nav tikšanās” izveidošana
Šis ir vecākais un vienkāršākais grāmata grāmata ikvienam, kurš cenšas plānot nolaistos darbus.
Tas ir strādājis Endrjū Fingermanam, PhotoShelter izpilddirektoram:
“Nedaudz vairāk nekā gadu esmu atteicies rīkot sapulces pirms pusdienlaika. Ietekme uz manu produktivitāti ir bijusi pārsteidzoša. Kā cilvēks, kuram ir arī ADHD, esmu secinājis, ka rīti ir obligāti nepieciešami darbam, kurā ir vajadzīgs mans visaugstākais kritiskās domāšanas līmenis. Tātad, ja kādam ir izmisīgi nepieciešams tikties ar mani no rīta, es gandrīz vienmēr atmetu un tā vietā jautāju, vai mēs varam izvēlēties laiku pēcpusdienā. Vienīgais nosacījums, ar kuru es ietu alā, ir tas, ja sapulce lieliski saskan ar manām galvenajām prioritātēm. ”
The Muse mēs esam pieņēmuši līdzīgu stratēģiju, ieviešot “Uzvarot trešdienas”, kur no plkst. 9:00 līdz 13:00 trešdienās nevienam uzņēmumam nav atļauts plānot sanāksmes.
"Visizplatītākās sūdzības bija par to, ka cilvēkiem nebija pietiekami konsekventa domāšanas laika, jo tikšanās tik bieži pārtrūks, " saka mūsu Cilvēku un talantu viceprezidents Tonijs Tompsons. "Ir pāris tikšanās, kurās cilvēki man teica, ka nevar apstāties, bet, ja pūles samazina pat 70% no neproduktīvajām sanāksmēm un aizvieto tās, kurās ir daudz produktivitātes, radošuma un darbinieku saprāta, tas ir tā vērts."
2. Tikšanās tikai vienu dienu nedēļā
Mattan Griffel ir viena mēneša līdzdibinātājs un izpilddirektors. Lai atrisinātu savus sapulces jautājumus, viņš nolēma, ka nevis bloķēt noteiktus laikus, bet gan katru dienu, izņemot vienu.
Pretēji pašas Muse sistēmai Grifels rīko sanāksmes tikai trešdienās: “Es no tā daudz nedomāju. Ja kāds otrdien lūgs paķert kafiju, es pajautāšu, vai tā vietā strādā trešdiena. Ja šī trešdiena ir pilnībā rezervēta, es jautāšu par nākamo trešdienu (Dažreiz man jārezervē divas vai trīs trešdienas ārpus mājas), ”viņš saka nesenā Forbes rakstā. Pārsteidzoši vienkārši, vai ne?
Rezultāts, viņš ir atklājis, nav tikai milzīgs laika bloks, lai koncentrētos uz citiem uzdevumiem, bet tas, ka “cilvēku piespiešana gaidīt līdz trešdienai bieži izfiltrē nesvarīgās sanāksmes. Tas novērsīs cilvēkus, kuri vēlas kādu laiku, bet nevēlas to gaidīt vai strādāt atbilstoši jūsu grafikam. Man tas ir lieliski, jo es vienalga nevēlos tikties ar šiem cilvēkiem. ”
3. Kalendāra regulāra pārskatīšana
“Mēs regulāri ceturkšņa laikā esam pārvērtējuši sanāksmes, lai vajadzības gadījumā pārstrādātu sanāksmju grafikus, ” saka siltumnīcas komunikāciju direktore Dina Alobeīda. Tas nozīmē, ka katrā ceturksnī visi uzņēmumā apskata savu kalendāru un izlemj, vai noteiktas diskusijas var pārcelt uz citu kanālu.
To var viegli izdarīt ar savu grafiku. Lai palīdzētu sašaurināt to, kuras sanāksmes notiek un kuras nenotiek, Alobeids iesaka samazināt laika grafiku: “Sāciet ar 30 minūšu sanāksmēm un, ja iespējams, samaziniet tās līdz 20 minūtēm; tas pats attiecas uz 60 minūtēm, kāpēc neizmēģināt 45? ”Var gadīties, ka jūs varat sasniegt tikpat daudz arī īsākā laikā, ja tā nav pa e-pastu vai Google dokumentu.
Viņa arī saka: “Pavadiet laiku pirmdien, izdomājot, ko vēlaties paveikt šonedēļ un kādām sanāksmēm ir jānotiek, lai paveiktu darbu un virzītu noteiktus projektus uz priekšu.” Ja viņi nejūtas atbilstoši jūsu prioritātēm, noņemiet viņiem.
4. Notiek sapulces tīrīšana
Alekss Villa, Healthify galvenais operatīvais darbinieks, ņem to tālāk, organizējot “sapulces tīrīšanu” savā uzņēmumā:
"Šis ir noteikts laika posms ik pēc sešiem līdz deviņiem mēnešiem, kad mēs izdzēšam 100% no atkārtotajām sanāksmēm un institūta noteikumiem, pēc kuriem tos var pievienot atpakaļ."
Tātad, kas īsti nozīmē sapulces atjaunošanu Villa un viņa komandas kalendārā? “Tikšanās gadījumā, kas neatkārtojas un notiek klienta priekšā, jūs varat paturēt vai izdzēst sanāksmi pēc saviem ieskatiem. Dzēstās sanāksmes nevar pievienot atpakaļ vismaz divas nedēļas. Pēc šīm divām nedēļām sanāksmi var pievienot atpakaļ tikai tad, ja vairākums apmeklētāju proaktīvi lūdz to atgriezt (ir aizliegts lobēt jūsu pašu sanāksmes!) ”
Atbilde viņa uzņēmumā ir bijusi neticami pozitīva, neskatoties uz šādu iebiedējošu lūgumu: “Visi to mīl un nevar gaidīt, lai izdzēstu visu. Neatzīstot problēmu, jums rodas nepatīkama situācija, kad neviens nevēlas pateikt: “Šī sanāksme nav noderīga, vai mēs varam to vienkārši atcelt?” Galu galā mēs ejam cauri optimālas veiktspējas cikliem, kuros cilvēki atrod labu līdzsvaru, lai spētu sadarboties, vienlaikus atstājot laiku sava individuālā darba veikšanai. ”
Lai gan ar šo plānu varētu būt grūti piesaistīt visus jūsu komandas locekļus uz kuģa, ir vērts izmēģināt mazākas sanāksmes. Pārrunājiet ar saviem kolēģiem par jebkuru steidzamu reģistrāciju noņemšanu uz pāris nedēļām un pārbaudiet, vai tas vispār negatīvi ietekmē jūsu darbu.
Sanāksmju pārslodzes novēršana nozīmē, ka darba slodzei tiek noteikta prioritāte, tāpēc iepriekš minētās stratēģijas ir tik efektīvas.
