Pārāk daudz klientu pie manis ierodas savas karjeras posmā “Es vairs to nevaru uzņemt”.
Paņemsim, piemēram, Triciju, kura pie manis nāca drosmīga no viņas darba un nespējas to pārvaldīt. Viņa strādāja ilgas stundas - vairums no tām pavadīja sēdēs un strādāja ar simtiem e-pastu, pēc tam pēdējā brīdī steidzās pabeigt mārketinga kampaņas, kuras vienmēr šķita pārvērtušās par ugunsdzēsības mācībām.
“Vienmēr ieslēgtā” mentalitāte viņai saprata. Un viņa bija gatava atmest.
Es uzreiz redzēju, ka Tricijai trūkst vissvarīgākās darba iemaņas, kuras, manuprāt, katram darbiniekam ir jābūt: prioritāšu noteikšanai un vadībai. Tas ir, spēja skaidri noteikt vissvarīgākās prioritātes un lielāko daļu enerģijas un laika koncentrēt šīm lietām.
Diemžēl, kaut arī birojā mēs bieži runājam par laika pārvaldību un produktivitāti, prioritāšu noteikšanas māksla bieži tiek zaudēta. Tā rezultātā daudzi cilvēki nonāk līdzīgi Tricijai: izsmelti, neapmierināti un izdeguši.
Ja jūtaties nomākts ar pārmērīgām stundām un nemitīgi pārejat uz uzdevumiem, šeit ir dažas brīdinājuma zīmes, kas jums varētu būt vajadzīgas, lai labāk pārvaldītu savas prioritātes, un daži vienkārši veidi, kā atgriezties uz ceļa.
1. zīme: jūs uzskatāt, ka viss ir svarīgi
Ja paskatīsities uz veicamo darbu sarakstu un redzat, ka viss ir vienlīdz svarīgi, ir viegli satriekt nevis ar kvalitāti, bet gan ar savu uzdevumu apjomu. no sava darba. Bet ņemiet vērā: Pareto princips liek domāt, ka 20% no jūsu uzdevumiem dod 80% rezultātu - un tas nozīmē, ka neliela daļa no jūsu ikdienas darba ir pelnījusi lielāko jūsu uzmanības daļu.
Tricia gadījumā viņa pieņēma katru saņemto ielūgumu uz sapulci. Bet tas nenozīmēja, ka sanāksmes bija viņas laika vērts vai palīdzēja viņai sasniegt kādu no galvenajiem mērķiem.
Risinājums: skaidri noskaidrojiet savus mērķus un uzdevumus
Strādājiet ar savu menedžeri, lai iegūtu pilnīgi skaidru priekšstatu par to, kā tieši tiks novērtēts jūsu sniegums (piemēram, vai jūs tiks pārskatīts, pamatojoties uz jūsu ienesto dolāra summu vai jūsu klientu apmierinātības līmeni?). Kad esat labāk apstrādājis savus nodevumus, varat tos sadalīt iknedēļas mērķos.
Piemēram, ja jūsu galvenais mērķis ir gūt jaunus ieņēmumus, tad jums galvenā uzmanība jāpievērš tam, lai sekotu līdzi potenciālajiem klientiem, kas iegūti izstādē, un nodibinātu attiecības ar potenciālajiem klientiem - katru nedēļu netērētu stundas, palīdzot plānot nākamo izstādi.
Katru dienu pieņemot lēmumus par darbu, pajautājiet sev: “Kā tas mani tuvinātu maniem mērķiem?” Ja tas tā nav, nolieciet to un pārejiet tālāk.
2. zīme: jūs esat nodarbinājis nevis ar paveikto, bet ar aktivitāti
Vai jūs kādreiz esat sācis ar sarakstu dienas sākumā, visu dienu jutāties aizņemts, bet esat atstājis sajūtu, ka neko nedarījāt? Vilšanās, vai ne? Triisija noteikti bija aizņemta, taču viņa neko daudz neveicināja.
Patiesībā jūs, iespējams, paveicāt daudzas zemas prioritātes lietas, piemēram, noklikšķinot uz nesvarīgiem e-pastiem, sēdot neefektīvās sanāksmēs vai veicot mazus uzdevumus, kas jūsu svarīgo darbu nepavirza uz priekšu. Varbūt dienu pavadījāt projektos, lai palīdzētu savam priekšniekam vai kolēģiem, bet neveicat savu darbu.
Risinājums: sastādiet dienas plānu un pieturieties pie tā
Izveidojiet dienas plānu, kas sākas ar jūsu vissvarīgākā darba plānošanu. Šīs prioritārās aktivitātes vispirms tiek uzlauztas jūsu kalendārā, pirms jūs pat domājat darīt kaut ko citu.
Visticamāk, ka noteiktus uzdevumus izpildīsit, kad uzticēsit viņiem noteiktu datumu un laiku. Ja e-pasts nemitīgi novērš uzmanību, izslēdziet to un pārbaudiet to tikai divas vai trīs reizes katru dienu. (Kad esat iesakņojušies darbā un esat apjucis, lasot e-pastu, jūsu uzmanība tiek atgūta pilnībā 64 sekunžu laikā. Padomājiet par to: par katru lasīto e-pastu jūs pazaudējat vairāk nekā minūtes vērtīga laika, atrodoties svarīgā darba vidus!)
3. zīme: dodoties uz svarīgo darbu, jūs novēršat uzmanību
Jūs dzirdat ienākošo e-pastu, tekstu un tūlītējo ziņojumu nepārtrauktu “dingšanu” un jūtaties spiesti palūrēt. Jūs pastāvīgi izklaidējaties par sociālo mediju sirēnu zvanu. Prokrastinācija neļauj jums sākt, un perfekcionisms neļauj jums pabeigt. Un jūs kļūdaini domājat, ka, veicot daudzuzdevumus, jūs tikpat daudz laika esat paveicis vairāk. Izklausās pazīstams?
Daudzuzdevumu veikšana zināmā mērā ir neizbēgama, taču atcerieties: pat ja jūs spējat sašaurināt savu darbu līdz vissvarīgākajiem uzdevumiem, jūs nevarēsit sasniegt nekādu progresu, ja nespējat koncentrēties pietiekami ilgi, lai tos pabeigtu.
Risinājums: attīstiet spēju koncentrēties
Kad esat pārliecinājies par prioritāro darbu, kas jāpaveic, uzziniet, kā iegūt un palikt koncentrēties uz šiem uzdevumiem. Izmēģiniet šīs pārejas stratēģijas:
1. Palieciet savu darbu: izmantojiet Pomodoro tehniku, lai ieplānotu 25 minūšu laika nišas darbam ar prioritāriem uzdevumiem. Neuzmeklējiet, kamēr nav beidzies laiks, pēc tam īsi pauzējiet. Atkārtojiet četras reizes, pēc tam veiciet ilgāku pārtraukumu.
2. Sadaliet darbu: sagrupējiet līdzīgus uzdevumus kalendāra laika blokos, lai jūs varētu koncentrēties uz vienu lietu un paveikt to. Tādas darbības kā e-pasta apstrāde, tālruņa zvanu atgriešana vai dokumentu pārskatīšana var sagrupēt un veikt partijās.
3. Pārtrauciet vairāku uzdevumu veikšanu: galu galā katrs uzdevums prasīs ilgāku laiku, un jūs kompromitēsit sava darba kvalitāti.
Dodoties cauri dienai, veiciet biežas realitātes pārbaudes: pārtrauciet katru stundu un ātri pajautājiet sev: vai pēdējā stunda sekmēja manu vissvarīgāko mērķu sasniegšanu? Ja nē, dodiet solījumu, lai nākamās 60 minūtes būtu labākas un sāktu no jauna. Ja katru stundu veicat realitātes pārbaudi, jūs nekad neatlaidīsit visu dienu prom no jums.
Visbeidzot izsekojiet saviem panākumiem. Katru dienu noslēdziet ar pārskatu par paveikto un to, kā tas jūs virzīja uz vissvarīgākajiem nodevumiem. Tas ļauj vieglāk ļaut citām - nebūtiskām - lietām aiziet.
Kad esat gatavs atgūt kontroli pār savu darba dzīvi, atcerieties, ka tas nav saistīts ar laika pārvaldību vai produktivitāti. Nevajag visu paveikt, tas ir, lai paveiktu vissvarīgāko darbu. Man patīk paturēt prātā Braiena Tracy padomu: “Tas nav laiks, kuru jūs pavadāt, strādājot kopumā, bet gan laiks, ko jūs pavadāt, strādājot augstas prioritātes uzdevumos.”
