Ir skaists vasaras piektdienas rīts, un jūs esat gatavs agri doties prom no biroja. Pēc tam jūs pārbaudāt iesūtni un drūzmēties. Varbūt zvēru. Tur tas ir - ziņojuma nosaukums sarkanā krāsā, izsaukuma zīme apzīmē to kā steidzamu. Jūsu sapnis par saulaino piektdienas laimīgo stundu pludmalē kūst, lasot pieprasījumu, kas šodien vajadzīgs plkst. 16:00.
Mēs visi esam tur bijuši. Baidītais ugunsgrēka treniņš - biroja žargons neparedzētai, negaidītai un daudz enerģijas patērējošai mierīgai piektdienai. Tā kā pieņemsim vērā, ugunsgrēku mācības nekad nenotiek savlaicīgi, vai ne?
Šīs steidzamās situācijas ne tikai ņem vērā jūsu plānus aizbraukt agri piektdienas pēcpusdienā, bet arī pārējo jūsu aktīvo darbu sarakstu bieži sasmalcina. Pēkšņi visu dienu esat pavadījis uz vienas ugunsdzēsības mācības, bet pārējie pienākumi jums ir palikuši malā. Kā jūs to varat turēt kopā un kā uz ceļa, kad šīs bumbas pazeminās jūsu produktivitātei?
Neatkarīgi no tā, kur strādājat, šīs ārkārtas situācijas neapšaubāmi būs darba dzīves sastāvdaļa. Izmantojiet šos padomus, lai tuvotos tiem ar jaunu perspektīvu, lai jūs varētu efektīvāk pārvietoties pa tiem un ātrāk atgūties - un ideālā gadījumā izvairītos no tiem nākotnē.
Noskaidrojiet uzdevumu
Nav nekas sliktāks, kā saplēst ugunsdzēsības mācības uzdevumu un pēc tam pateikt: “Tas nav tieši tas, ko es gribēju.”
Ātri pārvietojoties, jūs bieži aizmirstat uzdot jautājumus, kas skaidri parādīs, kas jums jādara. Un, kad jūsu menedžeris ir panikā, viņš vai viņa var arī nebūt 100% skaidrs. Jautājumu uzdošana, piemēram, šie, var ietaupīt daudz laika:
-
Kāda ir problēma, kuru mēs cenšamies atrisināt? Tas palīdzēs jums noskaidrot iespējamo iznākumu. Pirms ienirt, jūs vēlaties pārliecināties, ka jūsu darbs tiks veikts, lai risinātu šo problēmu.
-
Kāds ir precīzi piegādājamais rezultāts, kas mums jāsniedz? Vai jūs sagaida slaidus, izklājlapu, stāstījumu vai ko citu?
-
Kas izraisa nepieciešamību to pabeigt līdz plkst. 16:00? Jūsu priekšnieks, iespējams, vēlēsies to redzēt līdz plkst. 16:00 - kaut arī tas nenotiek līdz nākamās nedēļas vidum -, lai viņam / viņai būtu laiks to izlemt. Ja tas tā ir, tas var atvērt logu, lai no jauna vienotos par laika grafiku.
-
Kādas vēl iespējas mums ir? Varbūt jau ir paveikts darbs, ko var pārcelt un atjaunināt, tā vietā, lai kaut ko izveidotu no nulles.
-
Kāda papildu informācija mums ir nepieciešama, lai to izdarītu? Tiklīdz esat saņēmis galvu par steidzamu uzdevumu, padomājiet par to, kurš vēl jums būs jāvelk, un pēc tam nododiet gaidīšanas režīmā. Zvaniet Meganai grāmatvedībā ar galvu, ka jums vajadzēs numurus, vai piezvaniet Dorindai klientu apkalpošanā, lai paziņotu viņai, ka viņai ir jāapkopo jaunākie aptaujas dati.
- Kādas ir alternatīvās izmaksas, pārceļot visus uz šo ugunsdzēsības treniņu? Ļaujiet kādam uzzināt, kas šīs attīstības dēļ šodien nokrist no jūsu šķīvja. Tas palīdzēs jums noteikt, vai ugunsgrēka trauksmei patiešām vajadzētu būt jūsu prioritātei, vai arī jūsu uzmanību vajadzētu pievērst citam projektam.
Pārrunājiet laika grafiku
Es savulaik strādāju pie vadītāja, kurš bija apņēmies pārmērīgi piegādāt vadītājiem. Ja viņai būtu trīs dienas, lai kaut ko iesāktu, viņa pieprasītu, lai mēs visu nomestu un izdarītu dažu stundu laikā. Kaut arī šis ātrais pavērsiens ir paredzēts tikai, lai atstātu iespaidu uz jauniem uzņēmumiem, tas diemžēl nozīmē ugunsgrēka vingrinājumus visiem pārējiem.
Ja jūtat, ka tas varētu notikt, sarunājieties ar savu priekšnieku. Noskaidrojiet, vai varat atkārtoti vienoties par laika grafiku, lai tā nebūtu pilnīga produktivitātes samazināšanās, bet tomēr notiktu tādā veidā, kas liek viņam vai viņai izskatīties kā rokzvaigznei. Ja jūs varat iegādāties sevi pat tikai par papildu 24 stundām, tas padara sējmašīnu izturīgāku, vienlaikus dodot laiku apmeklēt sākotnēji plānoto darbu.
Nešaujiet, lai sasniegtu pilnību, ja “Pirmā piespēle” to darīs
Manā agrīnajā karjerā ugunsdzēsības mācības bija slepkava, jo es biju apsēsta ar darbu, lai pārliecinātos, ka tas ir pilnīgi ideāls. Pēc tam - pēc tam, kad biju pavadījis dažas kārtas, pārtaisot to, es sapratu, ka ugunsgrēku mācībām bieži ir nepieciešama tikai “pirmā caurlaide” vai aptuvena sākotnējā iegrime.
Pirms sākat darbu pie ugunsdzēsības mācību, pārbaudiet, kur darbs beigsies, kad esat to paveicis. Ja tas nav paredzēts izpildvarai vai klientam (pagaidām), nelieciet prātā, mēģinot padarīt to perfektu. Ugunsdzēsības mācības bieži ļauj pirmajai caurlaidei veikt kaut ko, ko vēlāk var pārskatīt un pilnveidot.
Ātri atgūties
Ugunsdzēsības mācības var novirzīt jūs no tā, pie kā strādājāt, pat pēc tam, kad esat pabeidzis ārkārtas situāciju risināšanu. Lai ātri atgrieztos uz ceļa, vienmēr turiet redzamu un reāllaika uzdevumu sarakstu. Atkarībā no tā, kā jūs strādājat vislabāk un kādu planšetdatoru vai viedtālruni izmantojat, pārbaudiet tādas lietotnes kā todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist vai HabitRPG, lai sekotu līdzi neizpildītajiem uzdevumiem.
Darbojoties ar ugunsdzēsības mācībām, pārvietojiet priekšmetus augšup vai lejup pa sarakstu atkarībā no tā, kas jums vēl ir paveicams. Tas palīdzēs jums justies produktīviem, neskatoties uz laika zaudēšanu.
Ir arī noderīgi, ja aizmugurējā kabatā ir pāris izmēģināti un patiesi produktivitātes hacks, lai palīdzētu jums ātri atgūt impulsu. Piemēram, varbūt jūs izmantojat Pomodoro metodi, lai iestatītu taimeri 25 minūtēm un pēc tam apkopotu visus savus (būtiskos) ar e-pastu saistītos uzdevumus. Pēc tam rīkojieties tāpat kā ar telefona zvaniem, tad gatavojieties nākamās nedēļas sanāksmēm. Savācot un aršanu, veicot līdzīgus uzdevumus, jūs atgūsit savu sajūtu, ka lietas tiks paveiktas, neskatoties uz ugunsgrēka mācībām.
Veiciet pēcpārbaudes pārskatu
Pēc tam, kad figurālie dūmi ir notīrīti, kamēr ikviena atmiņa ir svaiga, tērzējiet ar savu komandu par notikušo un kāpēc. Vai komandai ir akls punkts? Vai sliktā plānošana kļuva par ikviena ārkārtas situāciju? Vai tas bija kaut kas tāds, no kura varēja izvairīties?
Lai izvairītos no ugunsgrēku apmācības nākotnē, jūsu komandai ir īsti jāapzinās notikušais un jāizdomā, ko jūs varat darīt, lai nākotnē tā nenotiktu.
Sarunājieties ar savu priekšnieku
Ja jūsu birojā ir pastāvīgs ugunsdzēsības treniņu paraugs, ir pienācis laiks cita veida sarunām. Apsveriet iespēju mudināt savu priekšnieku izpētīt modeli un redzēt, ko viņš vai viņa var darīt, lai samazinātu frekvenci.
Esiet patiess un tiešs: “Karmena, pēdējās trīs nedēļās mums ir bijuši septiņi ugunsgrēku treniņi, kas komandai atņēma galvenās prioritātes. Tā rezultātā mūsu ABC projekta rezultāti ir paslīdējuši, un tas neizskatās ne mums, ne jums. Ko mēs varam darīt, lai mazinātu šo atkarību no ārkārtas situācijas un daļu no šī darba iekļautu mūsu regulārajā plānā? ”
Norādot uz šo apmācību biežumu un izmaksām, iespējams, jūs varēsit radīt jaunu izpratnes līmeni. Ja jums būs iet uz atveseļošanās stratēģiju, jūs nejutīsities kā visu dienu pavadījāt, spriežot par to, ko jūs vēl nebijāt izdarījis.
