E-pasts vienlaikus ir mainījis mūsu profesionālo dzīvi un radījis viņiem pilnīgas galvassāpes.
No revolucionāra viedokļa diezgan brīnišķīga ir spēja nosūtīt cilvēkiem savlaicīgus ziņojumus un visu laiku nogādāt viņus sejā. Mēs varam sazināties ar citiem, nepārtraucot viņu vakariņas, pamodinot tos naktī vai liekot viņiem apstāties sapulces, sarunas vai cita notikuma vidū, lai mūs atzītu. Tomēr tajā pašā laikā mēs saprotam, ka mūsu ziņojumi, iespējams, būs redzami dažu minūšu vai stundu laikā pēc to nosūtīšanas.
Tomēr, raugoties uz pilnīgu galvassāpju pusi, e-pasts ir pasliktinājis mūsu dzīves kvalitāti, spēju veikt darbu un - daudziem - jebkādu labsajūtu. Pēdējo gadu pētījumi rāda, ka vidusmēra profesionālis vispirms pavada iesūtnē vienu trešdaļu no savas darba nedēļas. Aizņemtiem speciālistiem, kuri nevar atļauties atteikties no vienas trešdaļas dienas laika, tas bieži vien nozīmē arī vēlās vakara stundās pavadītās stundas, izmantojot tikai ziņojumus, lai tikai pamodinātu un atrastu desmitiem jaunu turpat gaidītājā.
Un pēc šī cikla mēnešiem vai gadiem jūs varat iedomāties, kā persona, kas saņem jūsu ļoti svarīgā e-pasta adreses galu, var justies mazliet niecīga, pat pirms tā atvēršanas.
Tātad, kā jūs varat izmantot šo rīku savā labā - neatkarīgi no tā, vai tas notiek aktīvā darba meklējumos vai ikdienas ikdienas dzīvē -, neradot gruvešus otras puses iesūtnē vai neļaujot viņam / viņai justies apbedītam dzīvam?
1. solis: pajautājiet sev: “Vai šī ziņa ir pietiekami svarīga, lai nopelnītu e-pastu?”
Būsim godīgi. Saprātīgs procentuālais daudzums jūsu nosūtāmo piezīmju (it īpaši šausmīgie “Es domāju, ka turpināšu un CC visi” apburtie), iespējams, nebija jānosūta. Jūs varētu būt izlecis virs sava līdzstrādnieka galda, nosūtījis ātru tekstu vai izdomājis visu, kas vienalga izskatās.
Tāpēc pirms zemes piparu izsmidzināšanas ar saziņu pajautājiet sev “Vai tas ir jānosūta?” Un tūlīt pēc tam (pieņemot, ka pirmā atbilde ir “jā”) pajautājiet sev: “Vai tas ir labākais līdzeklis man vajadzīgajam ziņojumam nodot?"
Ja jā, turpiniet.
2. solis: Izmantojiet tēmu līniju
Ja vēlaties, lai jūsu ziņa tiktu saņemta labvēlīgi, ātri lasiet un, ja par to būtu vērts atbildēt, rīkojieties šādi: noformējiet stratēģiju tieši no tēmas līnijas.
Tā vietā, lai nogremdētu kādu noslēpumainu, pārmērīgi izmantotu vai pilnībā garlaicīgu tēmu līniju (piemēram, “Sekošana” vai “Jautājums” vai “Vajadzīga palīdzība”), satveriet personu sveikā. Apsveriet kaut ko līdzīgu: “Norādījis Bils Smits - Mārketinga menedžera loma” vai “Laicīgs pieprasījums - nepieciešams paraksts līdz ceturtdienai plkst.” Heck, ja jūsu ziņojums ir pietiekami īss, izveidojiet visu e-pastu par tematu (“Es drīkstu aizņemties jūsu biroju @ 2”) PM šodien? ”)
Punkts šeit ir šāds: pieņemsim, ka jūsu e-pasts sēdēs kopā ar citiem cilvēkiem adresāta iesūtnē. Saistoša mācību priekšmetu līnija palīdzēs pārliecināties, ka tā ir savlaicīgi izlasīta (un uz to ir atbildēts).
Ak, un blakus piezīme, rezervējiet iespēju “atzīmēt šo steidzamo” patiesi steidzamām situācijām. Ātrākais veids, kā kādu nokaitināt, ir “sarkanais karogs”, kas steidzams nevienam, bet tikai jums.
3. solis: Padariet lietas otrai pusei vienkāršāku
Tā kā es katru dienu saņemu vairāk nekā 100 e-pasta ziņojumu, es ļoti cītīgi strādāju, lai atvieglotu to cilvēku dzīvi, kuriem sūtu e-pastus. Un es mīlu to kā traku, kad viņi dara to pašu man. Kā jūs konkrēti varat to izdarīt?
Pirmkārt, ja jūsu piezīme ir vairāk informācijas punkts, nevis kaut kas tāds, uz kuru jūs gaidāt atbildi, apsveriet iespēju sākt ar kaut ko līdzīgu: “Nav nepieciešama atbilde - es tikai gribēju jūs to informēt…”
Tas arī atvieglos iesūtnes nastu, jo otra puse nejutīsies spiesta atsūtīt piezīmi, sakot “Paldies par šo” vai “Ziņojums saņemts”.
Tālāk saglabājiet lietu pēc iespējas īsāk. Pirms uzsākt sūtīšanu, iziet cauri un izlasi korektūru. Vai tas ir kodolīgs? Vai jūs varat izgriezt jebko, kas nav svarīgi? Vai jūs sākāt plaukstošu domu straumi un beidzāt ar 14 punktu eseju? Nesūtiet kaut ko apgrūtinošu, ja to pašu ziņojumu varat saņemt ar pusi kopijas.
Turklāt, ja esat ieguvis vienu vai divus punktus, kurus cenšaties izlaist, apsveriet iespēju tos trekni parādīt, lai recenzents tos uzreiz redzētu. (Izmantojiet tikai piesardzību - jūs nevēlaties, lai tas izskatās kā jūs kliedzat uz cilvēku.)
Un visbeidzot, strādājiet kā neprātīgi, lai visu, kas nepieciešams saziņai, ievietotu vienā e-pastā, nevis piecos. Reizēm “Hmm! Es aizmirsu pielikumu! ”Vai“ Ak, nošauj, vēl viena lieta… ”žagaru sauc par cilvēku. Parasti trīs vai četru ātrās ugunsgrēka ziņojumu nosūtīšana vienai personai, jo jūs neesat savācis savas domas pirms sēdēšanas pie datora, netiks uzskatīts par nožēlojamu.
Protams, jums nevajadzētu pilnībā izvairīties no e-pasta nosūtīšanas, baidoties, ka viņi aizvainosies, ka uzdrošinājāties aizpildīt viņu iesūtni. Tas ir viens no labākajiem biznesa komunikācijas rīkiem, kas mums ir pieejams, īpaši tiem no mums, kuri strādā ar cilvēkiem vairākās laika joslās.
Bet stratēģijas piemērošana savā pieejā un uzmanīgs pret saņēmēju noteikti palīdzēs jums maksimāli izmantot ziņojuma spēku un izredzes, ka jūs saņemsit labvēlīgu atbildi.
