Jūs pamājat ar prieku, kad visi apkārtējie runā par to, kā viņi sasniedz iesūtnes nulli. Bet patiesību sakot, jūs nekad nejūtaties kā nokļūsit.
Jūsu aizstāvībā tas ir tāpēc, ka saņemat ziņojumus, uz kuriem nepieciešama ilgstoša vai pārdomāta atbilde. Kāds lūdza jūsu viedokli, un jūs vēlētos izmantot laiku, lai to formulētu. Vai arī pārskatīšanai ir piecu lapu pielikums, un tāpēc jums tas būs jāpārskata. Vai arī vēlaties savu atbildi izteikt noteiktā veidā un vēlaties gaidīt, līdz esat svaigs.
Standarta risinājumi šai situācijai visa veida sūkāt. Jūs varat “apstiprināt saņemšanu”, taču tas izklausās superformāli, un nav teikts, kad otra persona jums ieteiks piezīmi, kas aptuveni tulko šādi: “Un…?” Jūs varat atstāt automātisko atbildētāju uz diennakti no 24 līdz 7, bet iespējams, ka tas nav jūsu stils, un jūs joprojām nesniedzat konkrētu atbildi. Vai arī jūs varat vienkārši veltīt laiku, bet jūs būsit atstājis otru cilvēku brīnīties un gaidīt.
Ir kāds triks, kurā nesen iekritu, kas man šo problēmu ir atrisinājis. Es cenšos atbildēt 24 stundu laikā (ja ne daudz ātrāk) ar rindiņu, kas mani kādu laiku pērk. Tas apmierina otru cilvēku, ka esmu tajā, dod man laiku sekot līdzi, kad tas darbojas saskaņā ar manu grafiku, un padara mani daudz tuvāku iesūtnes nullei. Šeit ir trīs no maniem favorītiem.
1. “Es sazināšos aptuveni”
Man bija bijušais priekšnieks, kurš vienmēr uzsvēra, cik svarīgi ir pārvaldīt cerības. Cilvēku informēšana priekšpusē ļauj apiet neskaidrības un neapmierinātību. Un labākais veids, kā to izdarīt, ir - tautas vārda vārdiem sakot - nepietiekams solījums, pārāk liels piegāde.
Ja jūs vienkārši gaidāt nedēļu, lai atgrieztos pie kāda, viņš pieņems, ka jūs to uzskatījāt par zemu prioritāti - un tas nevienam neliek justies labi. Tomēr, ja jūs tūlīt viņu atrakstāt, noskaidrojot, kad ar jums sazināsies, šķiet, ka jums patiešām bija svarīgi nodrošināt laika grafiku pēc iespējas ātrāk cilvēciski.
Nosakot cerības uz to, kad viņš var gaidīt pilnīgu atbildi, jūs domājat. Ja pārspējat šo datumu, jūs vairs neesat tā persona, kurai vajadzēja piecas dienas, lai atbildētu: Jūs esat persona, kura teica, ka viņai vajadzēs nedēļu, bet atbildēja divas dienas agrāk.
2. “Es stumjos pret termiņu”
Atliekot pieprasījumu, cilvēkiem bieži patīk uzzināt, kāpēc. Padomājiet par to: ja kāds apstājas pie jūsu galda, lai prāta vētras varētu notikt, viņa, iespējams, tiks nomesta, ja sakāt “nē” un pēc tam atgriezīsies pie tastatūras. Bet viņa, visticamāk, netiks aizskarta, ja sakāt viņai, ka nevarat, jo esat aizņemts ar sagatavošanos sapulcei (vai kādam citam pilnīgi pamatotam attaisnojumam, piemēram, iesaiņojat projektus pirms atvaļinājuma).
Šī atbilde notiek pēc līdzīgas loģikas. Kopīgojot informāciju, kas atrodas jūsu plāksnītē, jūs varat izveidot savienojumu ar savu darba slodzi. Viņa zinās, ka jūs viņu neignorējat; drīzāk esat aizņemts un jums vajadzīgas pāris dienas, pirms jūs varat viņai veltīt visu uzmanību.
Es izmēģināju šo pieeju un secināju, ka cilvēki novērtē to, ka es pat veltīju laiku, lai sasniegtu atgriešanos šādā laika saspiestā stāvoklī. Tā vietā, lai sarūgtinātu vai pēc dienas vai divām atkal meklētu e-pastu, viņi vēlējās man veiksmi un lika man reģistrēties, kad tas man noderēja.
3. “Es gribētu to vadīt kolēģim, kurš ir ārpus biroja”
Šī ir vēl viena līnija, uz kuru es paklupa, vienkārši sakot patiesību. Lielākā daļa manas komandas nebija birojā pāris nedēļas atpakaļ, un tāpēc man nācās atlikt visas atbildes, kurām bija nepieciešama iekšēja atgriezeniskā saite vai apstiprinājums.
Tā vietā, lai atbildētu, kā es viņiem devu apkārt, cilvēki atkal bija ļoti saprotoši. Mums visiem ir bijušas tās darba dienas, kad mūsu rokas ir sasietas, un, tā kā jūs esat vienisprātis, ka nevarat paātrināt atbildes sniegšanu, nav iemesla, lai otra persona spiestu jūs atrakstīt.
Visiem iesaistītajiem ir vērts savlaicīgi atbildēt uz e-pastiem. Tas palīdz jums notīrīt iesūtni, kā arī palīdz citai personai iegūt visu nepieciešamo informāciju. Un, lai arī ne vienmēr ir iespējams sniegt pilnīgu atbildi, gandrīz vienmēr ir iespējams kaut ko pateikt. Tāpēc izlaidiet pārdomātu vai steidzīgu atbildi un izvēlieties līniju, kuru jūs kādu laiku nopirks. Tas ļaus jūsu kontaktam justies tā, it kā jūs patiešām aprūpētu, un tas ļaus jums veltīt laiku, kas nepieciešams, lai izdarītu labu darbu.
