Vai kādreiz ir bijusi viena no tām dienām, kad pēc deviņām iestrēgušām stundām birojā jūs joprojām neesat izsitis galveno lietu no savu uzdevumu saraksta? Kad jūs jūtaties kā produktīvs - ja jūs strādātu tikai klusā, uzmanības novēršanas rūtiņā un jūs ik pēc 30 sekundēm netiktu bombardēts ar e-pastiem, tālruņa zvaniem un līdzstrādnieku kritieniem?
Bet, protams, tas tā nav. Lielākā daļa no mums, jaunie speciālisti, sēž mazās, pārblīvētajās kabīnēs, ap desmitiem citu jauno profesionāļu ieskauj mazās, pārblīvētajās kabīnēs un ir pārņemti ar notiekošo mūsu tālruņu, datoru un kazenes digitālās uzmanības novēršanu.
Diez vai tā ir labākā vide, kurā strādāt. Tātad, kā mēs varam noregulēt biroja uzmanības novēršanu, sprādzi un faktiski panākt, ka lietas tiek darītas? Šeit ir seši vienkārši risinājumi.
1. Atslēdziet sevi no e-pasta
Tas, ka ikdienā saņemat daudz e-pasta ziņojumu, nenozīmē, ka jums jābūt saistītam ar savu Outlook (vai Entourage vai Gmail). Faktiski, ja e-pasts atrodas pastāvīgi ekrānā, tas var kļūt mazāk produktīvs.
Viena vienkārša izmaiņa: lai e-pasts nebūtu atvērts monitorā visu dienu. Tā vietā izslēdziet visus brīdinājumus un pieliek visas pūles, lai ziņojumus pārbaudītu tikai paredzētajā laikā (mīnu pārbaudu apmēram reizi stundā). Ja tas jūs nervozē - ja jūsu priekšnieks ir biežs sūtītājs vai jums ir klients, uz kuru nepieciešama patiesi tūlītēja atbilde - varat pielāgot, kā Outlook jūs brīdina, lai jūsu uzmanība tiktu pievērsta tikai lieliem sīkumiem.
2. Nelietojiet tālruni
Tikai tāpēc, ka tas zvana, nenozīmē, ka jums uz to ir jāatbild. Ja esat atlicis stundu, lai pārsūtītu ziņojumu savam priekšniekam, un jūs saņemat zvanu no nezināma numura, ļaujiet tam doties uz balss pastu. Ja vien jūs negaida zvanu, nav vērts pārtraukt fokusu. Uzticieties man, ja tas ir svarīgi, zvanītājs atstās ziņojumu, un jūs vienmēr varēsit piezvanīt.
Jūs arī ietaupīsit sevi no stresa, kas saistīts ar nesagatavotu sarunu - ja stundu esat sarūpējis numurus un kāda vieta zvana par novēlotu sūtījumu, jūs daudz uztraucaties, ja paņemat tagad, nekā tad, ja pārtraucat, atkārtoti koncentrējiet uzmanību un vēlāk atzvaniet pēc tam, kad esat izsekojis informāciju par sūtījumu.
3. Signāls saviem līdzstrādniekiem
Sociālā atmosfēra ir viena no labākajām lietām, strādājot birojā, taču tā ir arī viena no visvairāk traucējošajām. Viens veids, kā to novērst, ir izveidot sistēmu ar saviem kolēģiem, lai jūs visi zināt, kad netraucēt viens otram. Tas ir viegli, ja jums ir biroja durvis, kuras varat aizvērt, bet, ja jums to nav, izdomājiet savu signālu, kurā teikts: “Lūdzu, netraucējiet mani tūlīt”.
Tas var būt tikpat vienkāršs kā austiņu pāra ievietošana (pat ja jūs neklausāties mūziku) vai sava iecienītā galda piederuma uzlīmēšana monitora augšpusē. Tikai ņemiet vērā, ka tas darbojas tikai tad, ja jūs sevi darāt pieejamu arī visas dienas garumā - dažreiz cilvēkiem ir nepieciešama jūsu uzmanība.
4. Esiet fiziski organizēts
Tagad jums nav obligāti jāsaglabā galds bez papīra vai mapes ar krāsu kodu, bet, ja jūs esat sakārtots - kaut kādā veidā tas jums noder - un jūs varat atrast lietas, jūs būsit produktīvāks. (Mans rakstāmgalds var izskatīties kā visu to virsmu eksplodējis kaste ar pastkartēm, bet es zinu, ka man ir sistēma.) Nevienam nepatīk tērēt 10 minūtes, meklējot pagājušās nedēļas sanāksmes minūtes, kad vajadzēja rakstīt. šīs nedēļas darba kārtība.
Šī ir arī vieta, kur tehnoloģijas var patiešām palīdzēt. Man ir daudz vienkāršāk lietu dokumentēt digitāli, tāpēc es pielieku punktu visu skenēšanai un saglabāšanai mana uzņēmuma kopīgajā diskā. Tādā veidā, ja es esmu pa tālruni ar klientu un man ir jāpārbauda līgums, es varu to vienkārši pacelt uz sava ekrāna - nav nepieciešams viņu aizturēt, kamēr es labajā pusē sakņojos ap savu kabīni mape.
5. Esiet uzmanīgs!
Cilvēki bieži koncentrējas uz tādu novēršanas traucējumu novēršanu kā Facebook, tiešsaistes iepirkšanās vietnes un multivides straumēšana darba vietā. Bet tikpat daudz kā jūsu priekšnieks varētu vēlēties, lai jūs redzētu kā līst virs tastatūras un skatās uz šo izklājlapu visas astoņas (vai vairāk) stundas dienā, tas jūs nepadarīs produktīvāku.
Faktiski nesen veikts pētījums parādīja, ka “pārlūkošana tīmeklī faktiski var atsvaidzināt nogurušos darbiniekus un uzlabot viņu produktivitāti, salīdzinot ar citām darbībām, piemēram, personīgu zvanu, tekstu vai e-pastu veikšanu, nemaz nerunājot par to, ka strādājat tieši un bez atpūtas.”
Tātad, dodieties uz priekšu: veltiet 15 minūtes, lai sasniegtu Gawker tenkas, vai pārlūkojiet jaunpienācējus JCrew. Pārtraukums padarīs jūs vēl produktīvāku, kad jūs atkal pievērsīsit uzmanību attiecīgajiem uzdevumiem.
6. Veikt darba žurnālu
Visbeidzot, un pats galvenais, izdomājiet, kā jūs personīgi strādājat vislabāk. Mēģiniet pierakstīt visu, ko darāt dienas laikā, un to, cik ilgs laiks jums prasa - jūs, iespējams, būsit pārsteigts.
Es sāku turēt darba žurnālu, lai varētu saskaitīt, cik lielu daļu manas dienas aizņēma administratīvie uzdevumi un cik daudz man atlika veltīt ilgtermiņa projektiem. Bet tas arī beidzās ar to, ka es parādīju manus darba modeļus, piemēram, ka es visvairāk daru darbu pēcpusdienā. Atzīšana man palīdzēja iestatīt labāku grafiku: Tagad es strādāju ar nokavēšanos, tā vietā, lai ierastos agri, un es parasti savā dienā varu iestrādāt daudz lielāku produktivitāti.
Ne vienmēr ir viegli noregulēt traucējumus, bet tikai padomājiet: jo produktīvāks esat tagad, jo ātrāk nokļūsit no kabīnes zemes un ofisā, kur varēsiet aizvērt durvis.
