Dažreiz jums ir jāraksta bargi e-pasti.
Jums jāapmainās ar atsauksmēm ar citu, kas atrodas citā birojā, vai nepiekrītat ieinteresētajai personai, vai arī pasakiet kādam, ka viņi sajaucas - un sarunas organizēšana vai klātienes tikšanās būtu pārāk liela reakcija (un risks situāciju padarīt vēl lielāku darījumu) .
Tomēr, ja visnelabvēlīgākās piezīmes var tikt nepareizi interpretētas, likmes ir vēl augstākas, ja jums ir kaut kas kritisks.
Kā kāds, kurš strādā attālināti - es pastāvīgi e-pasta ziņojumus sniedzu cilvēkiem ar atgriezenisko saiti. Un, kaut arī esmu to paveicis simtiem reižu, man joprojām vēderā rodas neliela bedre, kad rakstu, ka kāda darbs ir jāmaina daudz .
Bet cilvēki bieži reaģē daudz pozitīvāk, nekā es būtu iedomājies. Es iesaku izmantot formulu, kas padara bargus e-pastus pēc iespējas laipnākus un noderīgākus.
Tas sadalās šādi:
1. rinda: pasakiet kaut ko draudzīgu
Rakstot sākuma rindu (pēc sveikšanas, tas ir), var būt noderīgi iedomāties, ka tā ir saruna. Ja kāds aizietu pie jums un nonāktu balkonā tieši pie viņu domām, jūs varētu atlikt.
Tāpēc tāda līnija kā Kāda bija jūsu nedēļas nogale? vai es ceru, ka šī piezīme jūs atradīsit labi, it kā lieki, kā tas var šķist, palīdz noturēt lietas uz pareizās piezīmes.
2. rinda: paldies viņam vai viņai
Ja piemērojams, ir patīkami atzīmēt citas personas centienus. Jūs nevēlaties ienirt pareizi tajā, ko viņi izdarījuši nepareizi, neatzīstot laiku, ko viņi pavadīja tam, ko viņi sūtīja.
Tas ir tik vienkārši: Liels paldies par šo.
3. rinda: norādiet uz kaut ko pozitīvu
Neviens nevēlas justies kā idiots (vai kā jūs domājat, ka viņi ir stulbi). Tātad, kamēr jūs nevēlaties sist pa krūmu, ir svarīgi veltīt laiku, lai norādītu uz otra cilvēka darba stiprumu.
Izmēģiniet, es redzu, kurp varētu novest, piemēram, jūs varētu pateikt tiešu ziņojumu, ka varat redzēt, kā viņu ieviestā stratēģija palīdzētu komandai darboties labāk. Vai arī jūs varat pateikt kolēģim, ka viņš ir paveicis lielisku darbu, risinot klienta galvenās rūpes.
Protams, ir svarīgi saglabāt šo komentāru godīgu. Jums jāpiemin kaut kas, kas patiesībā ir izdevīgs, un nevajadzētu tik bagātīgi uzslavēt, ka pārējā jūsu vēstule pilnībā aizsedz adresātu.
E-pasta pamatteksts: Izmaiņas (un rezultāti)
Ticiet vai nē: cilvēki novērtē to, ka zina, kāpēc jūs izvēlējāties rīkoties citādi. Tas ir pretrunīgi intuitīvs (jo kurš gan vēlas dzirdēt, kā viņi sīki sajaucas?), Bet patiesībā tas parāda, ka jums par viņiem ir augsts viedoklis.
Tas parāda, ka jūs nepiekritīsit viņiem tikai tā dēļ. Turklāt tas parāda, ka jūs domājat, ka viņi ir pietiekami gudri, lai mācītos no atgriezeniskās saites un īstenotu jūsu cerības, virzoties uz priekšu.
Lai izvairītos no pārāk sīkas informācijas par to, kas nogāja greizi, aprobežojieties ar teikumiem, kuru formāts ir …. Un, ja jums ir vairākas izmaiņas, izmantojiet aizzīmes.
Tas izskatās šādi:
Vai:
- Jūs redzēsit, ka, pamatojoties uz vadības komandas atsauksmēm, esam veikuši dažas izmaiņas laukuma komplektā.
- Paralēli tam es labprāt redzētu šīs izmaiņas, kas saistītas ar citiem prezentācijas aspektiem, jo mēs gribētu, lai tās būtu konsekventas.
Pēdējā rinda
Vienmēr beidziet ar jautājumu, vai jūs varētu kaut ko noskaidrot vai atbildēt uz visiem jautājumiem.
Lai gan, lūdzu, dariet man zināmu, ja es varētu atbildēt uz kādiem jautājumiem, kas varētu šķist acīmredzams, tas kalpo mērķim. Tas padara jūsu e-pasta garu sadarbojošos.
Pēkšņi tas sāk pāriet no teiciena “šeit ir izmaiņas - periods” līdz “šeit ir izmaiņas” - vai jūs man paziņotu, ja kādai no tām nav jēgas? ”Tas parāda, ka jūs joprojām vērtējat otra cilvēka viedokli.
Tad viss, kas jums palicis, ir izrakstīšanās - jebkura standarta izrakstīšanās (vislabāk, sirsnīgi, paldies!) To arī darīs.
Saliekot to visu kopā
- Pārmaiņu piemērs un kā tās dos pozitīvu rezultātu
- Ja piemērojams: divu izmaiņu piemērs un kā tas dos pozitīvu rezultātu
- Ja piemērojams: trīs izmaiņu piemērs un kā tas dos pozitīvu rezultātu
Tagad, kad esat izveidojis patiesi konstruktīvas atsauksmes, veltiet minūti laika, lai padomātu par tēmu. Varbūt viss, kas jums nepieciešams, ir sniegt atbildi, bet varētu būt, ka nelielas izmaiņas ietekmē visu signālu. (Vai jūs zinājāt, ka “šodien” ir labāk nekā “steidzami”? Šeit vairāk par to un citiem vārdiem, no kuriem jāizvairās.)
Ne katrs jūsu nosūtītais ziņojums būs pilns ar uzslavu, un tas ir labi. Ja jūs veltīsit laiku, lai to pārdomāti uzrakstītu, tas jums būs tālu.
